民政办档案管理制度

PAGE民政办档案管理制度一、总则（一）目的为加强民政办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在民政工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于民政办各科室及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：民政办档案由综合档案室集中统一管理，任何科室和个人不得擅自留存、销毁档案。2.真实准确原则：档案内容应真实反映民政工作的实际情况，确保档案信息的准确性和可靠性。3.完整系统原则：全面收集、整理民政工作中形成的各类档案，保持档案的完整性和系统性。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善民政办档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用民政办各类档案。3.指导各科室档案的收集、整理和归档工作，对档案管理工作进行监督和检查。4.开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各科室职责1.负责本科室档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理规定，定期将本科室的档案移交综合档案室。3.配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失。4.按照规定提供档案查阅服务，做好查阅登记和利用效果反馈工作。5.参与档案的鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作的规范进行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与民政工作有关的文件、指示、通知等。2.民政办形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.民政业务工作中涉及的各类审批文件、证书、合同、协议等。4.民政工作中开展的各类活动的资料，包括照片、录像、录音等。5.其他与民政工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，及时将本科室形成的文件材料收集齐全，定期移交综合档案室。2.收集的文件材料应保持原件完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照民政业务工作的类别，将档案分为民政事务、社会救助、社会福利、基层政权建设、社会组织管理等类别。2.编号：对每一类档案编制分类号，采用阿拉伯数字进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.排列：按照档案的形成时间或重要程度进行排列，同一类档案按照顺序依次排列。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器等。2.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案存放要求，便于档案的存放和查找。（三）档案保管要求1.档案应按照分类号顺序存放，排列整齐有序，便于查找和利用。2.对重要档案和易损档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、销毁等情况。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各科室负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的保存价值。2.根据档案的保管期限规定，确定档案的保管期限是否合理。3.参考档案的利用情况，判断档案的现实利用价值和历史研究价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息，并由鉴定小组负责人签字确认。3.档案销毁清册报民政办领导审批后，按照规定进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，确保档案销毁彻底、安全。5.销毁过程中应进行现场监督，销毁后在档案销毁清册上注明销毁日期和方式，并由监销人签字。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围与权限1.民政办工作人员因工作需要，可查阅本科室及相关业务范围内的档案。2.外单位查阅档案，应持有单位介绍信，经民政办领导批准后，方可查阅相关档案。3.涉及国家机密、个人隐私等档案，查阅时应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自摘抄、复制或传播。（二）查阅程序1.查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、用途等信息。2.档案管理人员根据查阅登记表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。如需摘抄、复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（三）利用反馈1.档案利用部门或个人应在档案利用完毕后，及时向综合档案室反馈档案利用效果，包括利用档案解决的问题、取得的成效等。2.综合档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，总结档案利用工作经验，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立民政办档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为民政工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将档案转化为电子文件进行存储。2.系统建设：开发或选用适合民政办档案管理的信息系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息系统的安全稳定运行。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严