失业职工档案管理制度

PAGE失业职工档案管理制度一、总则（一）目的为了规范公司失业职工档案的管理，确保档案资料的完整、准确、安全，维护失业职工的合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有失业职工档案的管理工作。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映失业职工的实际情况。2.完整性原则：确保档案资料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护失业职工档案信息，防止泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案管理。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、联系方式、家庭住址。（二）就业信息1.入职时间、离职时间、工作岗位、工作职责。2.劳动合同签订情况、工资待遇、社会保险缴纳记录。（三）失业相关材料1.失业证明、失业登记材料。2.解除或终止劳动合同证明。（四）培训与技能信息1.参加过的培训课程、获得的技能证书。2.职业资格认证情况。（五）奖惩记录1.公司内部的奖惩决定、表彰证书。2.违规违纪记录及处理情况。（六）其他材料1.个人述职报告、工作总结。2.员工健康状况记录、体检报告。三、档案建立与收集（一）建立流程1.职工离职后，所在部门应在规定时间内将职工的相关信息整理汇总，填写《失业职工档案信息登记表》。2.将整理好的材料提交至人力资源部门审核。3.人力资源部门审核无误后，为职工建立失业职工档案，并赋予唯一的档案编号。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门失业职工的相关材料，确保材料的及时、准确。2.收集的材料应真实、完整，如有涂改、伪造等情况，将追究相关人员责任。3.对于重要材料，应进行原件收集，如无法提供原件，需提供经相关部门盖章确认的复印件，并注明原件存放处。四、档案整理与归档（一）整理标准1.按照档案内容的类别进行分类，同一类别的材料集中存放。2.每份材料应进行编号，并在档案目录中注明编号、名称、日期等信息。3.材料应保持整齐、清洁，无破损、褶皱等情况。（二）归档流程1.档案管理人员按照整理标准对收集到的材料进行分类整理。2.将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、职工姓名、档案类别等信息。3.将档案盒存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。五、档案保管（一）保管环境1.设立专门的档案库房，保持库房干燥、通风、温度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.档案库房应配备必要的消防、防盗设施，确保档案安全。（二）保管期限1.失业职工档案应长期保管，直至职工达到法定退休年龄后[X]年。2.对于涉及劳动纠纷、法律诉讼等特殊情况的档案，应按照相关法律法规的要求延长保管期限。（三）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复、补充，并记录相关情况。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部因工作需要查阅失业职工档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可查阅。2.涉及劳动纠纷、法律诉讼等特殊情况需要查阅档案的，需经公司高层领导审批，并按照相关法律法规的要求办理查阅手续。（二）查阅流程1.查阅人员持审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换档案材料，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并注明出处。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅失业职工档案，如因特殊情况确需借阅的，需填写《档案借阅申请表》，经公司高层领导审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。七、档案转移（一）转移条件1.失业职工重新就业，需要将档案转移至新的用人单位。2.失业职工办理退休手续，需要将档案转移至社保经办机构。（二）转移流程1.失业职工或新的用人单位向公司档案管理部门提出档案转移申请，并提供相关证明材料。2.档案管理部门审核申请材料无误后，开具《档案转移介绍信》，并将档案密封后交予申请人或指定的接收单位。3.申请人或接收单位应及时将档案转移至指定地点，并将档案转移情况反馈给公司档案管理部门。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无保存价值。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法修复或补充。（二）销毁流程1.档案管理人员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.经公司高层领导审批后，成立档案销毁小组，负责档案销毁工作。3.档案销毁小组对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性。4.采用适当的方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等，并记录销毁过程。5.销毁工作完成后，档案销毁小组应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况报告公司高层领导。九、档案信息化管理（一）信息录入1.建立失业职工档案信息数据库，将档案内容录入数据库，实现档案信息的电子化管理。2.录入的信息应与纸质档案内容一致，确保信息的准确性和完整性。（二）数据维护1.定期对档案信息数据库进行维护，更新档案信息，确保数据的时效性。2.对数据库中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息安全1.加强档案信息数据库的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问。2.采取数据加密、防火墙等技术手段，保障档案信息的安全。十、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立档案管理监督小组，定期对失业职工档案管理工作进行检查和监督。2.监督小组有权对档案管理过程中的违规行为进行纠正，并提出整改意见。（二）考核办法1.将档案管理工作纳入各部门的绩效考核体系，