山西省档案管理制度

PAGE山西省档案管理制度一、总则（一）目的为加强山西省档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。单位的档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则。档案应如实反映单位各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则。全面收集、整理单位在各项活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.安全性原则。采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理体制1.各级档案行政管理部门负责对本行政区域内的档案管理工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。2.单位应建立健全档案管理机构，配备专职或兼职档案管理人员，负责本单位的档案管理工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均应纳入档案收集范围。2.具体包括但不限于以下几类：行政管理类：上级文件、本单位文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。业务工作类：业务文件、项目资料、科研成果、合同协议、招投标文件等。基本建设类：工程规划、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。设备仪器类：设备购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。会计档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。声像档案类：照片、录音、录像、光盘等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、元数据齐全，并进行有效的备份存储。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别和年度、保管期限等进行分类整理，编制档号。3.对纸质档案进行装订、编页、编目等处理；对电子档案进行分类存储、建立索引，并做好数据备份。三、档案的保管（一）保管场所1.单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在1温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行。（三）档案存储1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，标识清晰。2.对电子档案应采用安全可靠的存储方式，如磁带、光盘、磁盘阵列等，并定期进行数据备份和迁移。3.对重要档案应实行异地备份存储，确保档案的安全性。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。2.各单位应根据国家有关规定和本单位实际情况，合理确定档案的保管期限。（五）档案鉴定与销毁1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理机构牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报经单位负责人批准后，予以销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。四、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.单位应积极主动地为利用者提供档案服务，提高档案的利用效率。（二）利用方式1.查阅利用：单位内部人员因工作需要查阅档案时，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构查阅。2.借阅利用：外单位人员因特殊需要借阅档案时，应持单位介绍信，填写借阅申请表，经档案管理机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制利用：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理机构负责人批准后，按照规定的程序进行复制。复制件应加盖档案管理机构印章，并注明出处。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、复制内容等。（四）利用监督1.档案管理机构应对档案利用情况进行监督检查，确保利用过程符合规定要求。2.利用者应严格遵守档案利用规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案，不得泄露档案内容。五、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，促进档案信息资源的共享和开发利用。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录建库等处理，建立电子档案数据库。（三）系统建设1.选用符合档案管理业务需求和安全标准的档案信息化管理软件，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.档案信息化管理系统应具备用户管理、权限控制、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全。（四）数据安全1.加强档案信息化系统的数据安全管理，采取防火墙、入侵检测、加密存储等技术手段，防止数据泄露、篡改和丢失。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。六、档案管理人员职责（一）档案管理机构负责人职责1.全面负责本单位的档案管理工作，贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策。2.制定档案管理工作计划和规章制度，组织实施档案管理工作。3.负责档案管理机构的人员配备、培训和考核，提高档案管理人员的业务素质。4.组织协调档案的收集、整理、保管、利用等工作，定期检查档案管理工作情况，解决档案管理工作中存在的问题。5.负责向单位领导汇报档案管理工作情况，为领导决策提供档案信息支持。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等日常管理工作。2.对档案进行科学保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。3.负责档案信息化系统的操作和维护，做好电子档案的存储、备份和管理工作。4.按照规定为利用者提供档案查阅、借阅、复制等