科室档案室管理制度

PAGE科室档案室管理制度一、总则（一）目的为加强科室档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本科室所有档案的管理工作，包括但不限于文件、资料、记录、图表、电子数据等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：科室档案室负责集中管理本科室的各类档案，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映科室的工作活动和历史面貌，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证档案的齐全、完整，不遗漏重要文件和信息。4.保密性原则：对涉及科室机密、敏感信息的档案进行严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则。3.对档案进行定期检查和盘点，确保档案的安全和完整。4.负责档案的信息化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。5.按照规定办理档案的借阅、查阅和归还手续，对档案的利用情况进行登记和统计。6.参与档案的鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。（二）科室各岗位人员职责1.负责本岗位工作中形成的各类文件、资料的收集、整理，并及时移交档案室。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.在工作中需要查阅档案时，应按照规定办理借阅手续。4.对涉及本科室的档案信息负有保密责任。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本科室工作相关的文件、通知、指示等。2.本科室形成的工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。3.业务工作中产生的各类合同、协议、项目资料、技术文件等。4.人事档案，包括员工的入职登记表、履历表、考核记录、培训记录、奖惩记录等。5.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.其他与本科室工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各岗位人员应及时将工作中形成的文件、资料进行收集整理，确保文件的齐全、完整。2.对收集到的文件、资料，应进行初步筛选，剔除重复、无用的信息。3.对于重要文件和资料，应进行备份或复制，以防原件丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等因素进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。四、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，确保档案的连续性和完整性。2.归档的档案应符合档案管理的规范和标准，做到分类准确、编号清晰、装订整齐、编目规范。3.对电子档案，应进行备份存储，并建立相应的管理制度，确保电子档案的安全和可利用。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映科室主要职能活动和基本历史面貌的，对科室工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。2.各岗位人员应根据档案的性质和重要程度，提出档案保管期限的初步意见，报档案室管理人员审核确定。（三）保管措施1.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专门的档案库房内，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案，应采取加密存储、定期备份等措施，防止电子档案数据丢失或损坏。4.档案室管理人员应定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.因工作需要查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案室管理人员审核。3.档案室管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上进行登记。4.查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室管理人员，并在档案查阅登记簿上签字确认。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、借阅期限、借阅用途等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案室管理人员审核。3.档案室管理人员根据借阅申请表，对借阅人员进行资格审查，如借阅人员符合借阅条件，应办理借阅手续，并在档案借阅登记簿上进行登记。4.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，借阅人员应承担相应的责任。（三）特殊情况处理1.涉及科室机密、敏感信息的档案，原则上不得查阅和借阅。如因特殊工作需要查阅或借阅的，应经科室负责人批准，并严格按照保密规定进行操作。2.外单位人员查阅或借阅本科室档案时，应持单位介绍信，并经科室负责人批准。查阅或借阅过程中，应安排专人陪同，确保档案信息安全。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案室管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管价值和保管期限。2.全面审查原则：对档案的鉴定应全面审查档案的内容、来源、形式等因素，综合判断档案的价值。3.准确判定原则：根据档案的鉴定标准，准确判定档案的保管价值和保管期限，避免误判。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：由档案室管理人员直接审查档案的内容，判断档案的价值。2.集体鉴定法：对于重要档案或涉及面广的档案，可组织相关人员进行集体鉴定，共同确定档案的价值和保管期限。（三）销毁程序1.经鉴定确已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经科室负责人审核批准后，报上级主管部门备案。3.档案室管理人员按照批准的销毁清单，对档案进行销毁。销毁过程中，应安排专人监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，应在档案销毁登记簿上进行登记，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本。3.加强档案信息的安全保护，防止档案信息泄露和丢失。（二）电子档案的收集与整理1.各岗位人员应及时将工作中形成的电子文件进行收集整理，并按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等处理。2.对电子文件的格式、内容、元数据等信息进行规范和统一，确保电子文件的完整性和可读性。3.将整理好的电子档案上传至电子档案管理系统，并进行备份存储。（三）电子档案的保管与利用1.电子档案管理系统应具备完善的安全防护措施，如身份认证、数据加密、访问控制等，确保电子档案的安全。2.建立电子档案的定期备份制度，