典当行业档案管理制度

PAGE典当行业档案管理制度一、总则（一）目的为加强典当行业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在典当业务及经营管理中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司在典当业务活动中形成的各类档案，包括但不限于业务档案、财务档案、人事档案、行政档案等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映典当业务及经营管理活动的实际情况，数据准确、手续完备。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露、损毁或丢失。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率，为公司业务发展提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部，负责档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等工作。6.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门兼职档案员公司各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在业务活动中形成的各类文件材料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的档案利用服务。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉典当业务流程和公司规章制度。2.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。3.认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。4.积极主动为公司各部门提供档案利用服务，及时准确地提供所需档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业务档案包括典当业务的申请文件、评估报告、合同协议、当票、续当凭证、赎当记录等。2.财务档案包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。3.人事档案包括员工简历、劳动合同、培训记录、考核评价、薪酬福利等资料。4.行政档案包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度、资质证书等。5.其他档案包括客户资料、市场调研资料、行业动态信息等与公司业务相关的各类档案。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在业务活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性和及时性。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对收集到的档案应进行初步整理，按照档案类别和时间顺序进行分类，剔除无关材料。（三）整理方法1.分类根据档案的性质和内容，将档案分为业务档案、财务档案、人事档案、行政档案等类别，并在每类档案下进一步细分小类。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保编号与档案内容相对应。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应清晰、准确，便于查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装方式，避免使用金属钉等可能损坏档案的装订材料。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择安全、干燥、通风良好的地点，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房内应有足够的存储空间，配备档案密集架、档案柜等存储设备，确保档案存放有序。3.库房应安装温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存储方式1.纸质档案应分类存放在档案密集架或档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对重要的档案应进行数字化处理，建立电子档案数据库，方便档案的查阅和利用。（三）档案保管期限1.典当业务档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般业务档案保管期限为10年，涉及重大事项的档案保管期限为30年。2.财务档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报表保管期限为10年。3.人事档案的保管期限为员工离职后5年。4.行政档案的保管期限根据档案性质和重要程度确定，一般为5年至10年。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存储环境等。2.对检查中发现的问题应及时进行处理，如档案损坏、丢失等情况应及时采取补救措施，并记录在案。3.每年应对档案的保管期限进行核对，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定是否需要继续保管或销毁。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要业务的档案，查阅人员应经公司分管领导批准，并在档案管理部门工作人员的陪同下查阅。3.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中应严格遵守公司的保密规定，不得擅自复制、摘抄档案内容。（二）借阅手续1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称,编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损毁或丢失档案。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.外部单位或个人借阅档案的，除按照上述规定办理审批手续外，还应与公司签订保密协议，明确双方的权利和义务。（三）查阅与借阅记录1.档案管理部门应建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅与借阅的时间,人员、档案名称、编号、查阅或借阅期限等信息。2.查阅与借阅登记台账应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要资料保存。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、财务人员、业务骨干等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.对已到保管期限的档案，鉴定工作小组应根据档案的重要性、完整性、历史价值等因素进行综合评估，确定是否需要继续保管。2.对失去保存价值的档案，应予以销毁。失去保存价值的档案包括：已过保管期限且无继续保存必要的档案；内容虚假、重复或无关紧要的档案；因保管不善导致损坏无法修复的档案等。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应有专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.《档案销毁清单》应作为档案管理工作的重要资料永久保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对重要的纸质档案应进行数字化处理，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保数字化档案的清晰可读。2.数字化档案应进行分类、编号、编目等处理，建立与纸质档案相对应的电子档案数据库。3.对数字化档案应进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）信息化管理系统功能1.档案录入功能实现档案信息的快速录入，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.检索查询功能提供多种检索查询方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能实现档案借阅的在线申请、审批、登记等功能，提高借阅管理工作的效率和准确性。4.用户权限管理功能根据用户的工作职责和权限，设置不同的系统操作权限，确保档案信息的安全保密。5.统计分析功能对档案的借阅情况、利用频率等进行统计分析，为档案管理工作提供决策支持。（四）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化管理