档案归档核查制度及流程

PAGE档案归档核查制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，特制定本档案归档核查制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门形成的各类档案的归档核查工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况。2.完整性原则：确保档案材料齐全、完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、事实等应经过核实。4.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，进行科学分类、整理和编目，保持档案之间的有机联系。二、档案归档核查职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案归档核查制度及流程，并组织实施。2.指导各部门做好档案的收集、整理和初步核查工作。3.对各部门移交的档案进行全面核查，确保档案质量符合要求。4.负责档案的存储、保管和提供利用，定期对档案进行清查盘点。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步核查工作，确保档案材料的真实性、完整性和准确性。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案归档核查工作，提供必要的协助和信息。三、档案归档范围及要求（一）文书档案1.公司/组织发布的各类文件、通知、决定、报告、请示、批复等。2.各部门的工作计划、总结、统计报表等。3.会议记录、纪要、决议等。4.重要活动的文件、资料、照片等。要求：文件应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，日期准确。（二）合同档案1.各类合同、协议、意向书等。2.合同的审批文件、补充协议等。要求：合同内容应合法合规，条款明确，双方签字盖章齐全，审批手续完备。（三）人事档案1.员工的入职登记表、简历、劳动合同、培训记录、考核评价等。2.员工的工资、福利、奖惩等资料。3.员工的离职手续文件等。要求：人事档案应真实、准确、完整，符合人事管理规定。（四）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等。2.财务审计报告、税务资料等。3.资金审批文件、预算决算资料等。要求：财务档案应符合财务会计准则和相关法律法规要求，账目清晰，数据准确。（五）业务档案1.公司/组织开展业务活动形成的各类文件、资料、记录等。2.项目申报文件、立项批复、项目进展报告等。3.客户资料、业务往来信函等。要求：业务档案应反映业务活动的全过程，资料详实，具有参考价值。四、档案归档流程（一）收集1.各部门指定专人负责档案的收集工作，定期对本部门产生的档案进行清理和收集。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像等各种载体形式。（二）整理1.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.对纸质文件进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。3.对电子文件进行命名、分类存储，建立电子文件索引。（三）初步核查1.各部门在整理档案过程中，应对档案材料的完整性、准确性进行初步核查。2.检查档案文件的签署、日期、格式等是否符合要求。（四）移交1.各部门整理好并经初步核查合格的档案，应在规定时间内移交档案管理部门。2.移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（五）全面核查1.档案管理部门收到移交的档案后，应组织专人进行全面核查。2.核查内容包括档案的完整性、准确性、系统性、规范性等。3.对核查中发现的问题，及时通知相关部门进行整改。（六）归档1.经全面核查合格的档案，按照档案管理规定进行归档存储。2.建立档案目录数据库，方便档案的查询和利用。五、档案归档核查标准（一）完整性标准1.档案材料齐全，应归档的文件、资料、记录等无遗漏。2.相关的审批文件、附件等配套齐全。（二）准确性标准1.档案内容真实，数据准确，事实清楚。2.文件签署、日期、格式等符合规定。（三）系统性标准1.档案分类合理，层次分明，便于查找和利用。2.档案之间的逻辑关系清晰，保持有机联系。（四）规范性标准1.档案整理符合档案管理规定的要求，编目规范。2.电子文件存储格式统一，命名规范。六、档案归档核查结果处理（一）合格档案经核查合格的档案，按照规定进行归档存储，纳入正常的档案管理流程，并做好档案利用服务工作。（二）整改档案1.对于核查中发现问题，但经过整改能够达到要求的档案，通知相关部门限期整改。2.整改完成后，重新提交档案管理部门进行复查，直至合格为止。（三）不合格档案1.对于经多次整改仍不符合要求的档案，档案管理部门应会同相关部门进行专题研究，分析原因，提出处理意见。2.如因档案形成部门故意隐瞒、篡改档案信息等原因导致档案不合格，应追究相关部门和人员的责任。七、档案归档核查记录与统计（一）核查记录1.档案管理部门应建立档案归档核查记录台账，详细记录每次核查的档案名称、数量、核查时间、核查人员、核查结果等信息。2.对核查中发现问题的档案，应记录问题详情、整改要求和整改情况。（二）统计分析1.定期对档案归档核查记录进行统计分析，总结档案质量状况，发现存在的共性问题和趋势。2.根据统计分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施，不断提高档案归档质量。八、档案归档核查监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案归档核查工作进行监督检查。2.监督小组有权调阅档案管理部门和各部门的档案归档核查记录，对发现的问题提出整改意见。（二）考核办法1.将档案归档核查工作纳入各部门绩效考核体系，对档案归档质量高、工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对档