夜校档案资料管理制度

PAGE夜校档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强夜校档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在夜校教学、管理及发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体教职员工及参与夜校学习的学员在教学、管理、学习等活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本校档案资料由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则档案资料应如实反映夜校教学、管理等活动的实际情况，保证内容真实可靠，数据准确无误。3.安全保密原则加强档案资料的安全防护措施，确保档案资料不丢失、不损坏、不泄露，严格遵守国家有关保密规定。4.方便利用原则档案资料的管理应便于查询、借阅和使用，提高档案资料的利用效率，满足教学、管理及学员学习等工作的需要。二、档案资料管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，负责本校档案资料的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁及提供利用等工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责接收各部门和个人移交的档案资料，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案整理按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、条理化。3.档案归档将整理好的档案资料及时归入相应的档案类别和保管期限，建立档案检索目录，便于查找和利用。4.档案保管负责档案资料的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案资料的安全无损。5.档案统计对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时准确地掌握档案动态，为档案管理决策提供依据。6.档案鉴定定期对档案资料进行鉴定，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。7.档案销毁按照规定程序，对经鉴定批准销毁的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。8.档案利用根据本校教学、管理及学员学习等工作的需要，及时、准确地为利用者提供档案资料的查阅、借阅等服务，并做好利用登记工作。（三）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案资料的查询、借阅等利用工作，提供必要的支持和配合。3.严格遵守档案资料管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料。三、档案资料的分类与编号（一）分类标准本校档案资料分为以下几大类：1.教学档案教学计划、教学大纲、课程表等教学文件。教师教案、教学课件、教学总结等教学资料。学员成绩单、考试试卷、实习报告等学习成果资料。2.管理档案学校行政文件、会议记录、工作计划与总结等行政管理资料。师资队伍建设资料，包括教师招聘、培训、考核等相关文件。学员管理资料，如学员报名登记表、学籍档案、奖惩记录等。财务档案，包括财务预算、决算、收支凭证等财务资料。后勤管理档案，如校园设施维护记录、物资采购清单等。3.科研档案本校教师及学员的科研项目申报书、研究报告、论文发表等科研成果资料。4.声像档案学校举办各类活动的照片、录像、录音等声像资料。5.实物档案学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）编号方法档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023JX001，表示2023年度教学类档案的第1份文件。具体编号规则如下：1.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如2023。2.类别：用大写字母表示档案类别，如JX（教学档案）、GL（管理档案）。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。四、档案资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门和个人应在档案资料形成后及时收集整理，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案资料，应同时收集电子文档，并确保电子文档与纸质文档内容一致。（二）整理方法1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类。2.编号：对每一份档案资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查找和利用。4.装订：对纸张较多的档案资料进行装订，使其整齐美观，便于保管。五、档案资料的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应根据档案整理情况，及时将档案资料归入相应的档案类别和保管期限。2.归档的档案资料应排列有序，编号清晰，目录齐全，便于查找和利用。3.对于电子档案，应按照电子文件管理的相关规定进行归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管本校制定的重要规章制度、长远规划、年度计划与总结等行政管理文件。本校教师及学员获得的重大科研成果、荣誉称号等相关资料。需要永久保存的财务档案。2.长期保管教学计划、教学大纲、课程表等教学文件，保管期限为10年。教师教案、教学课件、教学总结等教学资料，保管期限为5年。学员成绩单、考试试卷、实习报告等学习成果资料，保管期限为3年。师资队伍建设资料，保管期限为5年。学员管理资料，保管期限为3年。后勤管理档案，保管期限为5年。3.短期保管学校临时性的行政文件、会议记录等，保管期限为12年。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。在档案柜内设置不同类别和保管期限的档案存放区域，按照编号顺序排列档案，便于查找和管理。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。对电子档案的访问权限进行严格控制，只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案。六、档案资料的利用与借阅（一）利用原则1.档案资料的利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案资料的正常使用。2.利用档案资料应目的明确，充分发挥档案资料在教学、管理及学员学习等工作中的作用。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案资料，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。查阅时，利用者应在查阅登记本上填写查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案资料的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案资料。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案资料的查阅、借阅等利用情况进行详细记录，包括利用日期、利用者姓名、利用内容、归还日期等信息。利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对档案资料进行定期鉴定，确定档案的保管期限，提出销毁意见。（二）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的保存价值，确定档案的保管期限。2.对于保管期限已满的档案，档案鉴定小组应进行逐卷审查，对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.经档案鉴定小组鉴定批准销毁的档案，应填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等内容。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核签字后，报学校主管领导批准。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销