中国建筑工程档案制度

PAGE中国建筑工程档案制度一、总则（一）目的为加强中国建筑工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统、有效，为工程建设、维护、管理及竣工验收提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于在中国境内从事各类建筑工程（包括新建、改建、扩建、拆除等）活动中形成的档案管理工作。涵盖房屋建筑、市政基础设施、工业建筑等各类建筑工程项目。（三）基本原则1.真实性原则工程档案应如实反映工程建设全过程的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则全面收集工程建设各阶段形成的各类文件资料，确保档案内容完整无缺。3.系统性原则对工程档案进行科学分类、组卷，保持文件之间的有机联系和系统性。4.规范性原则严格按照国家和行业相关标准规范进行档案的整理、编目、存储和利用，确保档案管理工作规范有序。（四）管理职责1.建设单位职责负责组织、协调和监督工程档案管理工作，将档案管理纳入工程建设管理程序。制定工程档案管理计划，明确档案管理要求和各参建单位的职责。及时收集、整理、归档工程建设过程中形成的各类文件资料，并对档案的真实性、完整性和准确性负责。按规定向有关部门移交工程档案。2.勘察单位职责负责提供工程勘察过程中形成的各类文件资料，包括勘察报告、图纸等，并确保其真实、准确、完整。配合建设单位做好勘察资料的整理、归档工作。3.设计单位职责负责提供工程设计过程中形成的各类文件资料，包括设计图纸、设计变更通知、技术交底等，并保证其符合相关标准规范和工程实际情况。对设计文件的变更进行及时记录和整理，确保档案的准确性和完整性。协助建设单位进行设计资料的归档工作。4.施工单位职责负责收集、整理、归档本单位在工程施工过程中形成的各类文件资料，包括施工技术文件、施工记录、质量检验报告、安全资料等。按照合同要求和建设单位的档案管理规定，及时将施工资料移交建设单位。对施工资料的真实性、完整性和准确性负责，接受建设单位和相关部门的监督检查。5.监理单位职责负责对工程建设过程中的文件资料进行审核和监督，确保施工单位提交的资料真实、准确、完整。整理、归档监理过程中形成的各类文件资料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单等。协助建设单位做好工程档案的验收工作。二、档案的形成与收集（一）工程前期文件1.项目立项文件包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等，由建设单位负责收集。2.建设用地文件如土地出让合同、建设用地规划许可证、土地使用证等，建设单位应按规定办理并收集归档。3.勘察设计文件勘察单位和设计单位分别提供各自工作过程中形成的勘察报告、设计图纸、设计变更等文件，及时移交建设单位。（二）工程施工过程文件1.施工管理文件施工单位应编制施工组织设计、施工方案、技术交底等文件，并按工程进度及时更新。2.施工技术文件包括施工图纸会审记录、工程洽商记录、技术核定单等，施工过程中各方形成的技术文件应及时签字确认并归档。3.施工记录如工程定位测量记录、地基验槽记录、混凝土施工记录、隐蔽工程验收记录等，施工单位应如实填写并妥善保存。4.质量检验文件包括原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验报告，以及分项、分部工程质量验收记录等，由施工单位和监理单位共同负责收集整理。5.安全与功能检验资料如建筑物沉降观测记录、建筑物垂直度、标高、全高测量记录、建筑物防雷接地电阻测试记录等，施工单位应按规定进行检测并归档。6.工程变更文件工程变更涉及的设计变更通知、工程洽商记录等，相关单位应及时办理并将变更后的文件资料补充到档案中。（三）工程竣工验收文件1.工程竣工报告施工单位编制，总结工程建设全过程情况，包括工程概况、施工过程、质量验收等内容。2.工程质量评估报告监理单位出具，对工程质量进行评估，包括工程质量控制情况、质量验收情况等。3.勘察、设计单位质量检查报告勘察、设计单位分别对勘察、设计质量进行检查并出具报告。4.单位（子单位）工程质量竣工验收记录建设单位组织各参建单位进行工程竣工验收后形成的记录文件。5.工程竣工验收备案表建设单位按规定向建设行政主管部门备案时提交的文件。（四）收集要求1.各参建单位应明确专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、准确、完整地收集。2.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，符合档案管理要求。3.对于重要文件资料，应进行备份，以防丢失或损坏。三、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循工程建设程序和文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理，便于保管和利用。（二）分类标准工程档案一般分为工程前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等几大类，每大类再根据具体内容进行细分。例如：1.工程前期文件立项文件建设用地文件勘察设计文件2.监理文件监理规划监理细则监理月报监理通知单……3.施工文件施工管理文件施工技术文件施工记录质量检验文件安全与功能检验资料工程变更文件4.竣工图建筑竣工图结构竣工图给排水竣工图电气竣工图……5.竣工验收文件工程竣工报告工程质量评估报告勘察、设计单位质量检查报告单位（子单位）工程质量竣工验收记录工程竣工验收备案表（三）组卷方法1.工程前期文件、监理文件、施工文件中的管理性文件，可按文件形成时间顺序组卷。2.施工技术文件、施工记录、质量检验文件等，可按单位工程、分部工程、分项工程顺序组卷。3.竣工图应按专业、图号排列，一个专业的图纸应集中在一起。4.竣工验收文件按文件性质和时间顺序组卷。（四）编目要求1.编制卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次等内容。2.编制案卷封面，注明工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等信息。3.编制案卷脊背，标注档号、案卷题名、保管期限、密级等内容。4.编制备考表，说明卷内文件的缺损、修改、补充等情况。（五）归档流程1.各参建单位在工程建设过程中，应定期将整理好的档案资料移交建设单位。2.建设单位对接收的档案资料进行审核，对不符合要求的及时返回相关单位进行整改。3.工程竣工后，建设单位将整理归档后的工程档案向有关部门移交，办理移交手续。四、档案的保管与利用（一）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。3.对档案进行分类存放，建立档案检索系统，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。（二）利用规定1.本单位内部人员因工作需要查阅工程档案的，应填写档案查阅申请表，经相关负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。2.外单位人员查阅工程档案的，需持有单位介绍信，经建设单位主管领导批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按规定办理相关手续。4.档案一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，须经建设单位主管领导批准，并限期归还。归还时，档案管理人员应对档案进行认真检查，确保档案完好无损。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和工程实际情况，对档案进行定期鉴定，确保档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由建设单位、监理单位、施工单位等相关人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保存价值，包括对工程建设、维护、管理及竣工验收的参考作用，以及对历史研究的价值等。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制档案销毁清单。2.档案销毁清