干部人事档案相关制度

PAGE干部人事档案相关制度一、总则（一）目的为了加强干部人事档案管理，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，充分发挥干部人事档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体干部人事档案的管理，包括档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：干部人事档案必须如实反映干部的真实情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集干部各个方面的信息，保证档案材料齐全完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保干部人事档案信息不泄露，维护干部的合法权益。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，保证档案管理工作的质量和效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的干部人事档案管理部门，负责干部人事档案的集中统一管理。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责接收新形成的干部人事档案材料，并进行认真核对、登记。按照档案整理的有关规定，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作，确保档案材料齐全、完整、规范。2.档案保管妥善保管干部人事档案，确保档案安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。做好档案库房的日常管理工作，保持库房清洁、整齐、通风良好，定期对档案进行检查、清点和维护。3.档案查阅与借阅严格按照规定的程序和手续，办理档案查阅和借阅事宜，对查阅和借阅情况进行详细登记。负责为查阅和借阅档案的人员提供必要的服务和帮助，确保查阅和借阅工作顺利进行。4.档案转递按照干部调动、任免等情况，及时办理档案转递手续，确保档案转递安全、准确、及时。认真核对档案转递的各项信息，做好档案转递的登记和回执工作。5.档案信息化管理负责干部人事档案信息化系统的建设、维护和管理，将档案信息录入系统，实现档案信息的数字化存储和查询。定期对档案信息化系统进行数据备份，确保档案信息的安全和完整。6.档案统计与分析定期对干部人事档案的数量、内容、利用情况等进行统计分析，为公司/组织的干部管理工作提供数据支持和决策依据。及时总结档案管理工作中的经验和问题，提出改进措施和建议。三、档案内容与分类（一）档案内容干部人事档案主要包括以下十类材料：1.履历材料：干部的个人基本信息、工作经历、学历学位等情况的材料。2.自传材料：干部撰写的个人成长经历、思想变化等方面的材料。3.鉴定、考核、考察材料：对干部进行鉴定、考核、考察过程中形成的材料，包括年度考核、任职考察、专项考察等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：干部的学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、聘任文件等材料。5.政审材料：对干部进行政治审查形成的材料，包括审查结论、调查报告、证明材料等。6.党团材料：干部加入中国共产党、中国共产主义青年团的有关材料，如入党志愿书、入党申请书、转正申请书、入团志愿书等。7.奖励材料：干部获得的各种奖励的表彰决定、奖励证书等材料。8.处分材料：干部受到党纪政纪处分的决定、处分审批表、申诉复查决定等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：干部的工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等材料。10.其他可供组织参考的材料：如干部的健康状况、家庭成员情况等材料。（二）档案分类干部人事档案按照上述十类材料进行分类整理，每类材料再按照时间顺序进行排列。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围干部所在单位或部门应及时将新形成的干部人事档案材料收集齐全，并移交档案管理部门。收集范围包括但不限于干部的工作业绩、奖惩情况、培训学习、职务任免、工资变动等方面的材料。2.收集要求档案材料应真实、完整、规范，由组织或个人如实填写，不得伪造、篡改。材料应使用钢笔或碳素笔书写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或红色墨水书写。材料应具有正式的文件格式或证明效力，复印件应加盖出具单位公章，并注明与原件一致。（二）档案整理1.整理原则遵循档案形成的规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。按照档案分类标准，对档案材料进行科学分类、排列、编目和装订，确保档案整齐规范。2.整理步骤分类：将收集到的档案材料按照十类进行分类，每类材料再按照时间顺序排列。排序：对每类材料中的每份材料进行编号，并按照编号顺序进行排列。编目：编制档案目录，包括档案材料的类别、序号、题名、日期、页数等信息，以便于查找和利用。装订：将每份档案材料按照编目顺序进行装订，确保材料整齐、牢固，便于保管。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件，确保档案安全。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制，确保档案内容完整可读。3.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员不得擅自进入库房。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅干部人事档案的，必须经公司/组织领导批准，并填写《干部人事档案查阅申请表》。2.查阅档案应严格按照规定的范围进行，不得查阅与工作无关的档案内容。（二）查阅程序1.查阅人员持《干部人事档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员对申请表进行审核后，提供相应的档案。2.查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅工作规范有序。3.查阅人员不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，如需摘抄或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并注明摘抄或复制的内容、日期、用途等。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅干部人事档案的，必须经公司/组织主要领导批准，并填写《干部人事档案借阅申请表》。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员持《干部人事档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员对申请表进行审核后，提供相应的档案，并与借阅人员签订《干部人事档案借阅承诺书》。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得擅自复印、拍照、录像档案内容。3.借阅人员应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案转递（一）转递条件1.干部因工作调动、职务任免、辞职、退休等原因，需要转递档案的，应按照规定办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，不得个人自带档案转递。（二）转递程序1.干部所在单位或部门填写《干部人事档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位、转递档案内容等信息，并加盖公章。2.将《干部人事档案转递通知单》及档案材料一并密封，在封口处加盖单位公章，并注明密封日期。3.将密封后的档案材料通过机要交通或专人送取的方式转递给接收单位，并办理档案转递的交接手续，由接收单位在《干部人事档案转递回执》上签字盖章后，返回档案转出单位。（三）转递要求1.档案转递应及时、准确、安全，确保档案材料完整无损地送达接收单位。2.档案转出单位应在档案转递后[X]个工作日内，将档案转递情况告知干部本人。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立健全干部人事档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案信息录入：将干部人事档案中的各类材料进行数字化录入，建立档案信息数据库。2.档案信息查询：通过信息化管理系统，实现对档案信息的快速查询和检索，方便工作需要。3.档案信息统计与分析：利用信息化管理系统，对档案信息进行统计和分析，为干部管理工作提供数据支持和决策依据。4.档案信息安全管理：采取必要的安全措施，确保档案信息的安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案信息进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.加强对档案信息安全的管理，设置不同的用户权限，严格控制档案信息的访问范围，防止信息泄露。九、档案审核与监督（一）档案审核1.定期对干部人事档案进行审核，重点审核档案内容的真实性、完整性、规范性等方面。2.对审核中发现的问题，应及时进行调查核实，并要求相关单位或个人进行整改。（二）档案监