维保电梯档案管理制度

PAGE维保电梯档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司维保电梯档案的管理，确保电梯维保工作的规范化、科学化，保障电梯安全运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有维保电梯档案的管理，包括电梯设备基本信息、维保记录、维修记录、检验检测报告、安全技术档案等相关资料的收集、整理、归档、保管和查阅。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司设立专门的档案管理部门，对维保电梯档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映电梯维保工作的实际情况，不得弄虚作假。3.及时性原则：档案资料应及时收集、整理和归档，确保档案信息的时效性。4.保密性原则：对涉及电梯安全和商业机密的档案资料，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善维保电梯档案管理制度，并组织实施。2.负责电梯档案的收集、整理、归档、保管和查阅工作，确保档案资料的安全和完整。3.定期对电梯档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.负责向相关部门和人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）电梯维保部门职责1.负责本部门维保电梯档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的真实、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将电梯维保记录、维修记录等相关资料提交给档案管理部门归档。3.在电梯维保工作中，严格按照相关法律法规和行业标准进行操作，确保维保记录的真实性和规范性。4.协助档案管理部门做好电梯档案的查阅和利用工作，提供必要的技术支持和解释。（三）电梯使用单位职责1.负责本单位电梯档案资料的收集、整理和保管工作，确保档案资料的安全和完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将电梯设备基本信息、检验检测报告等相关资料提交给档案管理部门归档。3.在电梯使用过程中，配合档案管理部门做好电梯档案的查阅和利用工作，提供必要的协助和支持。（四）其他部门职责其他部门应按照各自职责，配合档案管理部门做好电梯档案的管理工作，提供必要的信息和资料。三、档案分类与编号（一）档案分类维保电梯档案分为以下几类：1.电梯设备基本信息档案：包括电梯型号、规格、制造厂家、安装位置、启用日期等相关资料。2.维保记录档案：包括电梯定期维保记录、日常巡检记录、故障维修记录等。3.维修记录档案：包括电梯重大维修记录、改造记录等。4.检验检测报告档案：包括电梯定期检验报告、安全评估报告等。5.安全技术档案：包括电梯安全管理制度、应急预案、安全培训记录等。6.其他档案：包括电梯相关的合同协议、技术资料、图纸等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用以下规则：1.电梯设备基本信息档案编号：[公司简称][年份][电梯编号]2.维保记录档案编号：[公司简称][年份][电梯编号][维保月份]3.维修记录档案编号：[公司简称][年份][电梯编号][维修日期]4.检验检测报告档案编号：[公司简称][年份][电梯编号][检测日期]5.安全技术档案编号：[公司简称][年份][档案类别编号]6.其他档案编号：[公司简称][年份][档案类别编号][档案顺序号]其中，[公司简称]为公司名称的缩写；[年份]为档案形成的年份；[电梯编号]为电梯的唯一标识；[维保月份]为电梯维保的月份；[维修日期]为电梯维修的具体日期；[检测日期]为电梯检验检测的日期；[档案类别编号]为各类档案的分类编号；[档案顺序号]为同一类档案中的顺序号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.电梯设备基本信息档案由电梯使用单位在电梯安装验收合格后，及时收集整理，并提交给档案管理部门归档。2.维保记录档案由电梯维保部门按照规定的格式和内容，在每次维保工作完成后，及时填写并提交给档案管理部门归档。3.维修记录档案由电梯维修部门在每次维修工作完成后，详细记录维修情况，并提交给档案管理部门归档。4.检验检测报告档案由电梯检验检测机构出具后，电梯使用单位应及时收集，并提交给档案管理部门归档。5.安全技术档案由相关部门按照各自职责，定期收集整理，并提交给档案管理部门归档。6.其他档案由相关部门或人员在工作过程中形成后，及时提交给档案管理部门归档。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案资料后，应及时进行整理。整理内容包括核对档案资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案资料，应及时通知相关部门或人员进行补充或更正。2.按照档案分类和编号规则，对档案资料进行分类编号，并建立档案目录。档案目录应包括档案编号、档案名称、档案形成日期、档案保管期限等相关信息。3.将整理好的档案资料装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案编号、档案名称、档案类别等相关信息。五、档案归档与保管（一）档案归档1.档案管理部门应定期对整理好的档案资料进行归档，归档时间为每年的[具体日期]。2.归档时，应按照档案类别和编号顺序，将档案资料依次排列，装入档案柜或档案架，并在档案柜或档案架上标明档案类别和编号范围。3.建立档案归档清单，详细记录档案资料的归档日期、档案编号、档案名称、档案数量等相关信息。档案归档清单应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司档案室备案。（二）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。3.对重要的档案资料，应采取备份存储的方式，如电子备份、光盘备份等，以防止档案资料丢失或损坏。4.定期对档案资料进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括档案资料的数量、完整性、保管状况等，发现问题应及时处理，并做好清查记录。5.对超过保管期限的档案资料，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作由档案管理部门组织，相关部门和人员参加，鉴定结果报公司领导批准后进行销毁。销毁档案资料时，应指定专人负责，并做好销毁记录。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅电梯档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅电梯档案，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司主管领导批准后，方可到档案管理部门查阅。3.涉及电梯安全事故调查等特殊情况需要查阅档案的，应按照相关法律法规和公司规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等相关信息。2.所在部门负责人或公司主管领导对《档案查阅申请表》进行审批，并签字盖章。3.档案管理部门根据审批后的《档案查阅申请表》，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅档案名称、查阅目的、查阅内容等相关信息。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案库房。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅申请表》上签字确认。（三）档案利用1.档案管理部门应积极为公司内部各部门提供档案查阅服务，支持公司各项工作的开展。2.对涉及电梯安全和商业机密的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，未经公司批准，不得对外提供或泄露。3.鼓励公司员工充分利用电梯档案资料，开展技术研究、经验总结等工作，提高公司的管理水平和技术能力。七、档案信息化管理（一）建立档案信息管理系统1.公司应建立维保电梯档案信息管理系统，实现档案资料的电子化管理。档案信息管理系统应具备档案录入、查询、统计、报表生成等功能，提高档案管理的效率和水平。2.档案管理部门应指定专人负责档案信息管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。（二）档案资料电子化录入1.对新形成的电梯档案资料，应及时进行电子化录入，确保档案信息的准确性和完整性。2.电子化录入的档案资料应与纸质档案资料内容一致，如有不一致的情况，应及时进行核对和更正。（三）档案信息安全管理1.加强档案信息安全管理，采取必要的安全防护措施，如防火墙、加密技术、数据备份等，防止