档案资料库房管理制度

PAGE档案资料库房管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案资料库房的管理，确保档案资料的安全、完整与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类档案资料库房的管理，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责库房的日常管理工作。2.安全保密原则：确保档案资料的安全，防止档案资料的丢失、损坏、泄密等情况发生。3.方便利用原则：在保证档案资料安全的前提下，提供便捷的档案资料查阅、借阅服务，提高档案资料的利用效率。二、库房管理（一）库房选址与布局1.库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的地点。2.库房应合理布局，划分档案存放区、整理区、查阅区、办公区等功能区域，确保档案管理工作的有序开展。（二）库房设施设备1.配备必要的档案存储设备，如档案柜、档案架、密集架等，确保档案存放安全、整齐、有序。2.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如火灾自动报警系统、监控系统、除湿机、防虫药、防鼠板等，保障档案资料的安全。3.配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、扫描仪等，满足档案管理工作的需要。（三）库房环境管理1.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案资料的损害。2.控制库房温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。3.加强库房通风换气，保持空气流通，防止有害气体对档案资料的侵蚀。三、档案资料管理（一）档案资料收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时将本部门形成的档案资料收集齐全，并移交至档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门档案资料的收集情况进行检查和指导，确保档案资料收集工作的顺利开展。（二）档案资料整理1.档案管理部门应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。（三）档案资料装订1.对纸张规格不一致、破损的档案资料，应进行裱糊、修补等处理后再进行装订。2.档案装订应整齐、牢固，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。（四）档案资料编目1.档案编目应包括全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等项目。2.编目应准确、清晰，便于档案的检索和利用。（五）档案资料上架1.档案上架应按照档案分类编号顺序进行排列，确保档案存放有序。2.档案上架应标明档案的类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。四、档案资料查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案资料应在档案管理部门指定的查阅区域进行，不得擅自将档案资料带出查阅区域。3.查阅档案资料时，应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案资料应严格按照规定的期限归还，如需延期归还的，应提前办理续借手续。3.借阅档案资料时，应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案资料内容。（三）查阅与借阅登记1.档案管理部门应建立档案查阅与借阅登记制度，对查阅和借阅档案资料的人员、时间、内容等进行详细记录。2.查阅与借阅登记记录应妥善保管，以备查询。五．档案资料保管期限与鉴定（一）保管期限划分档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案资料：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案资料，应列为永久保管。2.长期保管的档案资料：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案资料，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案资料：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案资料，应列为短期保管。短期保管期限为至15年以下。（二）保管期限确定档案资料保管期限的确定，应根据档案资料的重要程度、形成时间、历史价值等因素综合考虑，按照国家有关规定和公司实际情况进行划分。（三）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案资料进行鉴定，提出存毁意见。2.档案鉴定工作应由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案资料的保管期限、历史价值、现实利用价值等因素，对档案资料进行全面审查，提出存毁意见。4.对经过鉴定需要销毁的档案资料，应编制《档案销毁清册》，经公司领导批准后，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。六、档案资料保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案资料的内容。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、人事秘密等重要档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案资料的安全。3.未经公司领导批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制、传播公司保密档案资料。（二）安全制度1.档案管理部门应加强库房安全管理，制定安全操作规程，确保库房设施设备的正常运行。2.定期对库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。4.对发生的档案资料丢失、损坏、泄密等安全事故，应及时报告公司领导，并采取有效措施进行处理。七、档案资料统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案资料统计制度，定期对档案资料的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计报表应准确、及时、完整，为公司档案管理工作提供决策依据。（二）移交工作1.公司因机构调整、人员变动等原因，需要对档案资料进行移交的，应按照档案管