档案工作查借阅制度

PAGE档案工作查借阅制度一、总则1.目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案的查借阅行为，充分发挥档案的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案查借阅方面的管理。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案管理部门职责1.档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责档案的集中统一管理。2.职责内容负责档案的收集、整理、归档、保管等日常工作。建立健全档案管理制度，制定档案分类方案、编号规则等。对档案的查借阅情况进行登记和统计，定期检查档案的保管状况。为档案查借阅提供必要的服务和支持，协助查借阅人员查找所需档案。对违反档案查借阅制度的行为进行制止和纠正，并及时向上级报告。三、档案查借阅原则1.合法性原则档案查借阅必须符合国家法律法规及公司相关规定，不得利用档案从事违法违规活动。2.真实性原则查借阅人员应保证所查阅档案的真实性，不得篡改、伪造档案内容。3.保密性原则档案管理人员应对档案内容严格保密，查借阅人员不得泄露档案信息，确保档案信息安全。4.审批原则档案查借阅需经严格的审批程序，未经批准不得擅自查阅或借阅档案。四、档案查阅规定1.查阅申请公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表需经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.查阅审批档案管理部门收到查阅申请表后，应进行审核。对于符合查阅规定的申请，由档案管理部门负责人签字批准。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需经公司分管领导审批。3.查阅地点档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行，不得将档案带出查阅场所。4.查阅方式档案管理人员应根据查阅申请表提供的查阅内容，协助查阅人员查找所需档案，并在场监督查阅过程。查阅人员只能查阅与申请内容相关的档案，不得擅自扩大查阅范围。5.查阅记录档案管理人员应对查阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息。查阅记录应妥善保存，以备日后查阅和审计。五、档案借阅规定1.借阅申请公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息。申请表需经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.借阅审批档案管理部门收到借阅申请表后，应进行审核。对于符合借阅规定的申请，由档案管理部门负责人签字批准。对于涉及重要机密或敏感信息的档案借阅申请，需经公司分管领导审批。3.借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并获得批准。借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需继续借阅，应重新办理借阅手续。4.借阅方式档案管理人员应根据借阅申请表提供的借阅内容，将档案整理好后交借阅人员签收。借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人或擅自复印、拍照、扫描档案内容。5.归还要求借阅人员归还档案时，应确保档案的完整性和整洁性，不得损坏、涂改档案内容。档案管理人员应认真核对归还档案的数量和内容，确认无误后办理归还手续。六、特殊情况处理1.紧急查阅如遇紧急情况需要查阅档案，可先电话向档案管理部门说明情况，经同意后可先行查阅，但事后应及时补办查阅申请手续。2.外单位查阅外单位因工作需要查阅公司档案，应提前与公司档案管理部门联系，并提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。查阅申请函需经公司相关部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。外单位查阅档案时，需由公司档案管理部门人员陪同，并严格遵守公司档案查借阅制度。3.档案复制因工作需要确需复制档案内容，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途、复制份数等信息。申请表需经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。档案管理部门根据审批情况，安排专人进行复制，并对复制件进行登记和编号。复制件应加盖档案管理部门印章，注明“复制件”字样，并与原件核对无误后交查阅或借阅人员。七、监督与检查1.定期检查档案管理部门应定期对档案的查借阅情况进行检查，包括查阅和借阅记录、档案归还情况等，确保档案查借阅制度的严格执行。2.不定期抽查公司内部审计部门或其他相关部门应不定期对档案查借阅情况进行抽查，发现问题及时督促整改。3.违规处理对于违反档案查借阅制度的行为，档案管理部门应及时制止和纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。对于情节较轻的违规行为，给予警告批评，责令限期改正。对于情节严重的违规行为，如泄露档案机密、篡改伪造档案内容等，将依法依规追究相关人员的责任。八、附则1