万隆档案管理制度

PAGE万隆档案管理制度一、总则（一）目的为了加强万隆公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于万隆公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实、准确、客观地反映公司的各项活动。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部门，负责公司档案的集中管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.各部门应积极配合档案管理部门的工作，按照档案管理部门的要求提供相关档案资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结等。2.人事管理类：包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等。3.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告等。4.市场营销类：包括市场调研报告、销售合同、客户资料等。5.技术研发类：包括研发项目资料、技术文档、专利证书等。6.生产管理类：包括生产计划、生产记录、质量检验报告等。7.其他类：包括与公司经营活动相关的其他各类档案。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，便于档案的管理和查询。档案编号由档案管理部门统一编制，具体编号方法如下：1.一级编号：按照档案分类设置，如行政管理类为“A”，人事管理类为“B”等。2.二级编号：按照档案形成时间或顺序设置，如年份顺序、项目编号等。3.三级编号：按照档案的具体内容或顺序设置，如文件序号、员工编号等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案资料收集整理，并移交档案管理部门。2.档案管理部门应主动收集公司内部各部门及外部相关单位形成的与公司经营活动有关的档案资料。3.对于重要的档案资料，档案管理部门应及时与相关部门沟通协调，确保档案的及时收集。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案分类和编号要求，对收集到的档案资料进行分类整理。2.档案整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.在档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件，对破损的文件进行修复或复制。五——九、档案的保管、鉴定、销毁、利用、统计（一）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。4.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并定期进行数据维护和更新。（二）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的价值和历史意义，对档案进行全面评估，确定档案的保管期限。（三）档案销毁1.对于已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，经档案管理部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息的彻底销毁。4.档案销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。（四）档案利用1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应按照规定为查阅人员提供档案，并做好查阅记录。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、转借、复印档案。4.公司外部单位或个人因工作需要查阅档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，方可查阅档案。查阅档案时，应按照公司的规定办理相关手续。（五）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门报送档案统计报表。十、档案的信息化管理（如果适用）（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，为公司的决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化系统建设1.建立档案管理信息化系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案管理信息化系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类和编号要求进行存储，确保电子档案的完整性和系统性。2.电子档案应采用安全可靠的存储介质进行备份，并定期进行数据维