学校基建设备档案制度

PAGE学校基建设备档案制度一、总则（一）目的为加强学校基建设备档案管理，确保基建设备档案的完整、准确、系统和有效利用，为学校基本建设、设备管理、维护维修、教学科研等工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校所有基建设施及各类设备从规划、采购、安装、使用、维护、改造到报废全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校基建设备档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实性原则：档案内容必须真实反映基建设备的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则：全面收集基建设备在各个环节产生的文件资料，保证档案的完整性。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理的规范化、标准化。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和学校的相关制度，制定并完善学校基建设备档案管理制度。2.负责基建设备档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立基建设备档案数据库，实现档案信息的数字化管理，方便查询和利用。4.定期对基建设备档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.为学校各部门提供基建设备档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.参与基建设备项目的验收工作，对档案资料的完整性和准确性进行审核。（二）基建设备管理部门职责1.负责本部门基建设备档案工作的组织和协调，指定专人负责档案资料的收集、整理和移交。2.在基建设备项目实施过程中，督促项目负责人及时整理和归档各类文件资料，确保档案资料的形成与项目进度同步。3.对移交的基建设备档案进行初步审核，保证档案资料的真实性、完整性和准确性。4.配合档案管理部门做好基建设备档案的查阅、借阅等利用工作。（三）项目负责人职责1.负责基建设备项目档案资料的收集、整理和保管工作，确保项目档案资料齐全、完整。2.按照档案管理要求，及时将项目各阶段形成的文件资料进行分类、编目，并向基建设备管理部门移交。3.在项目验收前，完成项目档案的自查自纠工作，对存在的问题及时整改。（四）其他部门职责1.各部门应积极配合档案管理部门和基建设备管理部门的工作，在工作中形成的与基建设备相关的文件资料，应及时移交至档案管理部门。2.涉及基建设备档案查阅、借阅的部门和个人，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.基建设施项目档案项目规划文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。项目设计文件，如初步设计、施工图设计、设计变更等。项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。项目合同文件，如建设工程施工合同、设备采购合同、监理合同等。项目施工过程中的文件，如施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。项目竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。2.设备档案设备采购文件，包括设备采购申请、采购合同、技术协议等。设备到货验收文件，如设备开箱验收记录、设备安装调试记录、设备试运行报告等。设备使用说明书、操作手册、维护手册等技术资料。设备维修保养记录，包括维修申请、维修方案、维修记录、更换零部件清单等。设备改造、升级文件，如改造方案、技术协议、验收报告等。设备报废文件，如报废申请、鉴定报告、报废审批文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责基建设备档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件同步收集。（三）整理方法1.分类基建设施项目档案按照项目类别进行分类，如教学楼项目、图书馆项目、体育馆项目等。设备档案按照设备类别进行分类，如教学设备、科研设备、办公设备等。2.编号基建设施项目档案编号采用项目编号+流水号的方式，如JX001，表示教学楼项目的第1份档案。设备档案编号采用设备编号+流水号的方式，如SB001，表示某台设备的第1份档案。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和管理。四、档案的保管与利用（一）保管期限1.基建设施项目档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括项目规划文件、项目设计文件、项目合同文件、项目竣工验收文件等。长期保管的档案保管期限为30年，主要包括项目施工过程中的重要文件、设备采购合同等。短期保管的档案保管期限为10年，主要包括一般性的施工记录、设备维修保养记录等。2.设备档案的保管期限根据设备的使用年限和重要程度确定，一般与设备的使用寿命相同或稍长。（二）保管条件1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）档案利用1.查阅利用校内各部门因工作需要查阅基建设备档案的，应填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认。2.借阅利用因特殊情况需要借阅基建设备档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过15个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对档案资料妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对基建设备档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织基建设备管理部门、项目负责人等相关人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经档案管理部门负责人和学校分管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧或粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应填写《档案销毁记录》，注明销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等内容，由销毁人员和监销人员签字确认。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立基建设备档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案信息的共享和交流。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案内容录入档案信息管理系统，并确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案资料，删除已销毁或过期的档案信息。（三）安全管理1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对档案信息管理系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。七、监督与检查（一）监督检查机制1.学校建立基建设备档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应加强对自身工作的内部监督，定期开展自查自纠，及时发现和解决问题。（二）检查内容1.档案收集情况：检查各部门档案资料的收集是否及时、完整，是否符合收集要求。2.档案整理情况：检查档案的分类、编号、编目等整理工作是否规范、准确。3.档案保管情况：检查档案库房的保管条件是否符合要求，档案是否安全、完整。4.档案利用情况：检查档案查阅、借阅登记手续是否齐全，利用过程是否规范。5.档案信息化管理情况：检查档案信息管理系统的运行情况，数据录入和维护是否及时、准确。（三）问题整改1.对监督检查