应急局档案管理制度

PAGE应急局档案管理制度一、总则（一）目的为加强应急管理局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在应急管理工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于应急管理局机关各科室、所属事业单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本局档案工作实行集中统一领导，由办公室负责档案的综合管理，各科室、事业单位明确专人负责档案的收集、整理和移交。2.真实准确原则。档案应如实反映应急管理工作的全过程和各项活动，确保档案内容真实可靠。3.分类科学原则。按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室、事业单位负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）办公室作为档案管理的综合部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各科室、事业单位的档案工作，开展档案业务培训和监督检查。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。5.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的安全防护设施。（三）各科室、事业单位1.负责本科室、本单位档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交办公室。3.配合办公室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与应急管理工作有关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.应急处置过程中形成的预案、方案、指令、报告、现场记录、照片、录像等。4.安全生产、防灾减灾救灾、应急救援等业务工作中产生的各类档案资料。5.干部人事档案、财务档案、设备档案等专项档案。（二）收集要求1.各科室、事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确收集。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造。3.对重要文件、资料应进行备份，以防丢失。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类。2.按照年度机构问题的分类方法，将档案分为党群工作、行政管理、业务工作等类别，每个类别下再细分若干二级类目。3.对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录，编制备考表。4.按照档案装订要求，将文件材料进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，配备必要的温湿度调节设备、消防设备和防虫药品。2.库房应设置专门的档案架（柜），按照档案类别和保管期限进行分类存放。（二）保管措施1.建立档案出入库登记制度，严格档案借阅手续，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案的安全保管。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是反映本局主要职能活动和历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是反映本局一般工作活动，在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是反映本局局部工作，在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案。具体保管期限按照国家有关规定和本局实际情况确定。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由办公室牵头，组织各相关科室、事业单位人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁程序1.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、文号、日期、保管期限等内容。2.销毁清册经局档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案。外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等。2.外单位查阅本局档案，应持单位介绍信，经局办公室负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案的，应经局分管领导批准。3.查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经办公室同意，并按照规定进行登记。（三）利用反馈利用档案后，利用人员应及时将档案归还，并反馈利用效果。对档案利用过程中发现的问题，应及时向办公室提出改进建议。七、档案信息化管理（一）建设目标逐步建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对库存档案进行全面数字化扫描，确保档案内容的完整、清晰。2.建立档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。（三）系统功能1.档案检索功能。通过输入关键词、文号、日期等信息，快速准确地检索到所需档案。2.档案借阅管理功能。实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等流程管理。3.档案统计分析功能。对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。（四）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网