出入档案室管理制度

PAGE出入档案室管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的安全与完整，规范档案的查阅、借阅、归还等出入流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体员工及因工作需要进入档案室的外部人员。（三）基本原则1.档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、安全性的原则，确保档案能够真实反映公司/组织的各项活动，且妥善保存，便于查阅和利用。2.严格执行国家有关档案管理的法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案室管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、上架、保管等。2.严格执行档案出入管理制度，对档案的查阅、借阅、归还等进行登记和审核。3.定期对档案室进行安全检查，确保档案存储环境符合要求，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.协助公司/组织内部各部门及外部人员查阅、借阅档案，提供必要的帮助和支持。（二）档案使用部门职责1.明确本部门档案管理人员，负责与档案室管理人员沟通协调档案的使用需求。2.指导本部门员工正确使用档案，确保档案的安全和保密。3.督促本部门员工及时归还借阅的档案，如有遗失或损坏，应及时向档案室报告并承担相应责任。三、档案出入管理流程（一）档案查阅1.本公司/组织内部员工查阅档案查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等信息。将申请表提交至所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作需要进行审核，如同意查阅，签字确认并注明查阅期限。查阅人持审批通过的申请表到档案室，档案室管理人员根据申请表内容提供相应档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、档案名称等信息。查阅人应在档案室指定区域内查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录部分内容，应提前向档案室管理人员提出申请，经同意后按照规定进行操作。查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案室管理人员，档案室管理人员核对无误后在查阅登记表上注明归还时间。2.外部人员查阅档案外部人员因工作需要查阅档案，需提前向本公司/组织相关部门提出申请，并提交查阅单位的介绍信或证明文件。相关部门对申请进行审核，审核通过后填写《外部人员档案查阅审批表》，注明查阅人信息、查阅档案内容、查阅目的、查阅期限等，报公司/组织分管领导审批。分管领导审批同意后，将审批表交档案室管理人员。档案室管理人员按照审批表要求，为外部人员提供档案查阅服务，并在《外部人员档案查阅登记表》上详细记录查阅情况。外部人员查阅档案的要求与本公司/组织内部员工相同，查阅过程中需有本公司/组织相关人员陪同。查阅完毕后，外部人员应将档案归还档案室，陪同人员在登记表上签字确认。（二）档案借阅1.本公司/组织内部员工借阅档案借阅人填写《档案借阅申请表》，明确借阅档案的名称、数量及借阅期限等信息。将申请表提交至所在部门负责人审批，部门负责人根据工作实际情况进行审核，如同意借阅，签字确认并注明借阅期限。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长，应提前向档案室提出申请并说明原因。借阅人持审批通过的申请表到档案室办理借阅手续，档案室管理人员根据申请表内容核对档案，并在《档案借阅登记表》上记录借阅人姓名、部门、借阅时间、档案名称、借阅期限等信息。档案室管理人员将档案交付借阅人，并提醒借阅人妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。借阅期限届满，借阅人应及时归还档案。如因工作需要继续使用，应办理续借手续。续借手续与借阅手续相同，需重新填写申请表并经部门负责人审批。2.外部人员借阅档案（原则上不允许外部人员借阅档案，如因特殊情况确需借阅，需严格按照以下流程办理）外部人员向本公司/组织提出借阅档案申请，并提交详细的借阅申请函，说明借阅档案的用途、借阅期限、归还方式等内容。申请函经本公司/组织相关部门审核后，报公司/组织分管领导审批。分管领导应综合考虑档案的保密性、重要性以及外部人员的需求等因素进行审批。审批通过后，外部人员需与本公司/组织签订《档案借阅保密协议》，明确双方的权利和义务，特别是关于档案保密、归还时间、违约责任等方面的内容。外部人员持审批文件和保密协议到档案室办理借阅手续，档案室管理人员按照规定进行登记，并收取一定数额的押金（押金数额根据档案的重要性和价值确定）。借阅期间，档案室管理人员应定期与外部人员沟通，了解档案使用情况。借阅期限届满，外部人员应按时归还档案，档案室管理人员检查档案无损坏、遗失等情况后，退还押金。（三）档案归还1.查阅或借阅档案的人员应在规定的期限内归还档案。如未能按时归还，应提前向档案室管理人员说明原因并办理续期手续。2.归还档案时，档案管理人员应仔细核对档案的数量、完整性和准确性。如发现档案有损坏、涂改、遗失等情况，应立即向借阅人或查阅人提出，并要求其说明原因及承担相应责任。3.对于归还的档案，档案室管理人员应及时进行整理和上架，恢复到原来的保管状态。四、档案室安全管理（一）环境安全1.档案室应设置在安全、干燥、通风良好的区域，远离火源、水源、污染源等可能对档案造成损害的地方。2.档案室应配备必要的消防设备，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。同时，应设置明显的防火标志，严禁在档案室吸烟和使用明火。3.档案室应安装防盗门窗、监控设备等安全防护设施，确保档案存储环境的安全。监控设备应保持24小时正常运行，录像资料保存期限不少于[X]天。（二）人员安全1.进入档案室的人员应遵守档案室的各项规章制度，严禁携带易燃、易爆、易腐蚀等危险物品进入档案室。2.档案室管理人员应定期参加安全培训，提高安全意识和应急处理能力。如发生火灾、盗窃等安全事故，应立即采取相应的措施，并及时报告公司/组织相关部门。（三）档案安全1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。同时，应建立档案索引目录，方便快速定位所需档案。2.对重要档案应采取备份存储的方式，备份介质应与原始档案分开存放，并定期进行检查和更新，确保备份数据的完整性和可用性。3.严格控制档案的访问权限，只有经过授权的人员才能进入档案室查阅、借阅档案。档案室管理人员应定期对档案的访问记录进行审查，发现异常情况及时报告。五、档案保密管理（一）保密制度1.所有涉及公司/组织机密信息的档案均属于保密范围之内，包括但不限于商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等。2.接触和处理保密档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。在工作中如需使用保密档案，应在规定的范围内进行，并采取必要的保密措施。（二）保密措施1.档案室应设置专门的保密区域，对保密档案进行单独存放和管理。保密区域应具备良好的保密条件，如门禁系统、加密存储设备等。2.查阅和借阅保密档案的人员应签署保密承诺书，承诺在使用档案过程中严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给任何无关人员。3.在档案的查阅、借阅过程中，如涉及保密档案，应采取专人专管的方式，限制接触范围，防止信息泄露。同时，对查阅和借阅的过程进行记录，以备追溯。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对档案室的管理情况进行审计，检查档案出入管理制度的执行情况、档案的安全保管情况、保密措施的落实情况等。2.档案室管理人员应定期对档案的出入情况进行自查自纠，发现问题及时整改，并向上级领导汇报。（二）外部检查1.积极配合国家档案管理部门及相关行业监管机构的检查，按照要求提供档案管理资料，接受监督和指导。2.根据外部检查提出的意见和建议，及时完善档案管理制度和管理措施，提高档案管理水平。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定填写档案查阅、借阅申请表或未经审批擅自查阅、借阅档案。2.擅自将档案带出档案室或转借他人。3.对档案进行涂改、损坏、丢失。4.泄露档案内容，违反档案保密制度。5.未按时归还档案且未办理续期手续。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其立即改正违