公路项目部档案管理制度

PAGE公路项目部档案管理制度一、总则（一）目的为加强公路项目部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在项目建设、管理及后期维护中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公路项目部在项目建设、运营过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：项目部设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作，对项目档案进行集中统一管理。2.真实性原则：确保档案内容真实反映项目建设和管理的实际情况。3.完整性原则：全面收集项目各环节形成的档案，保证档案的完整性。4.准确性原则：档案内容准确无误，数据可靠。5.系统性原则：对档案进行科学分类、整理，使其具有系统性。6.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善项目部档案管理制度。2.负责项目档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.指导项目部各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训。4.定期对项目档案进行检查、鉴定和统计，确保档案质量。5.参与项目竣工验收，负责档案专项验收工作。6.做好档案信息化建设工作，提高档案管理效率和服务水平。（二）项目经理职责1.负责领导和协调项目部档案管理工作，将档案管理纳入项目管理工作范畴。2.保证档案管理工作所需的人员、经费、设备等条件。3.审核重要档案的保管期限和密级。4.对档案管理工作进行监督和检查，对违反档案管理制度的行为进行纠正。（三）项目部各部门职责1.负责本部门在项目建设过程中形成的文件、资料、记录等的收集、整理和移交工作。2.明确兼职档案员，配合档案管理部门做好档案管理工作。3.按照档案管理制度的要求，规范本部门档案管理行为。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计文件等。2.施工过程文件：施工组织设计、施工图纸、技术交底、工程变更通知、施工日志、质量检验报告、试验检测记录等。3.监理文件：监理规划、监理细则、监理日志、监理月报、工程质量评估报告等。4.物资设备文件：物资采购合同、设备清单、设备验收报告、设备运行记录等。5.安全管理文件：安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理文件等。6.财务管理文件：项目预算、成本核算、资金支付凭证、财务审计报告等。7.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程总结等。8.其他与项目有关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件、资料、记录收集齐全，不得遗漏。2.对收集的文件、资料、记录应进行初步整理，确保其完整、准确。3.收集的文件、资料、记录应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.分类：按照项目建设阶段、文件性质等进行分类，一般可分为工程前期文件、施工文件、监理文件、物资设备文件、安全管理文件、财务管理文件、竣工验收文件等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行整理和修复，然后进行装订。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.项目前期文件在项目立项后及时归档。2.施工过程文件随工程进度同步归档，每月定期整理归档一次。3.监理文件、物资设备文件、安全管理文件、财务管理文件等应及时归档。4.竣工验收文件在项目竣工验收后一个月内归档。（二）归档要求1.各部门应按照档案管理部门规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（三）保管期限1.永久保管：反映项目建设全过程、具有重要历史价值和查考利用价值的档案，如项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告等。2.长期保管：保存期限为10年至50年的档案，如施工图纸、技术交底、质量检验报告等。3.短期保管：保存期限为1年至10年的档案，如施工日志、监理月报等。（四）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。设有温湿度控制设备，保持库房温湿度适宜。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。5.采用电子档案与纸质档案同步保管的方式，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全和完整。五、档案的利用（一）利用范围1.项目建设、管理过程中的查阅、参考。2.工程质量事故调查、处理中的证据提供。3.项目竣工验收备案所需。4.其他合法合规的利用需求。（二）利用流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的予以批准，并安排查阅。4.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。5.如需复印、摘录档案，应经档案管理部门同意，并按规定办理手续。6.查阅完毕后，查阅人应在档案查阅登记表上签字，归还档案。（三）保密规定1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.查阅人应妥善保管查阅的档案，不得私自传播、复制或用于其他非法目的。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限表和有关规定，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应全面、准确地判定档案的价值，确保鉴定结果客观公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目部各相关部门负责人及专业技术人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其价值。2.综合分析：结合项目建设实际情况，综合考虑档案的内容、来源、形成时间等因素，判断其价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，并编制档案销毁清单。2.档案销毁清单经项目经理批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人在档案销毁清单上签字，并将销毁情况报告档案管理部门。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的公路项目部档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和档案管理软件，建立档案数据库。2.对纸质档案进行数字化扫描，确保数字化档案与纸质档案内容一致。3.按照档案分类和编号规则，