档案存放及保密管理制度

PAGE档案存放及保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的安全与完整，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。本制度旨在规范档案存放过程中的各项操作，严格保守档案机密，防止档案流失、损坏、泄露等情况发生，为公司/组织的稳定发展和经济活动提供有力的支持与保障，请您务必仔细阅读并严格遵守。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、分支机构以及其他与公司/组织有业务往来的单位和个人在档案存放及保密管理方面的相关活动。（三）基本原则1.安全保密原则档案存放场所应具备完善的安全防护设施，确保档案的实体安全。同时，严格限制档案的访问权限，防止档案信息泄露，维护公司/组织的商业机密和敏感信息安全。2.分类管理原则根据档案的来源、内容、性质等因素进行科学分类，便于档案的整理、查找、利用和保管。3.依法依规原则档案管理活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案存放管理（一）档案存放场所建设与管理1.选址要求档案存放场所应选择在地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和污染源的地方。同时，要考虑交通便利，便于档案的搬运和查阅。2.建筑设计档案库房的建筑结构应坚固耐用，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房内要设置合理的通风系统、温湿度调节设备以及消防设施等。3.安全防护设施安装门禁系统，限制无关人员进入档案存放区域。配备监控设备，对档案库房及周边环境进行实时监控。设置防盗报警装置，确保在发生异常情况时能够及时发出警报。4.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。要定期对库房内的温湿度进行监测和记录，根据实际情况及时调整温湿度调节设备。（二）档案分类与编号1.档案分类标准根据档案的形成领域、时间、内容等因素，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等几大类。每大类下再根据具体情况进行细分，如文书档案可分为行政管理类、党群工作类、经营管理类等。2.编号规则为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。编号可采用数字编码、字母编码或数字与字母相结合的方式，具体编号规则由档案管理部门根据实际情况制定。例如，文书档案的编号可按照年度、保管期限、类别、顺序号的顺序进行编排，如“2023永久行政管理001”。（三）档案上架与存放1.上架要求档案应按照编号顺序依次上架存放，确保排列整齐、有序。同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.存放方式根据档案的载体形式，采用不同的存放方式。纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，有足够的容量，并定期进行检查和维护。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份管理，并设置严格的访问权限。对于特殊载体的档案，如照片、录音带、录像带等，应根据其特点进行妥善保管。（四）档案存放环境维护1.清洁卫生定期对档案存放场所进行清洁，清除灰尘、杂物等，保持环境整洁。2.防虫防霉在档案库房内放置防虫药品和防霉剂，定期检查档案是否有虫蛀、霉变等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理。3.设备维护定期对档案存放场所的通风系统、温湿度调节设备、消防设施等进行检查和维护，确保设备正常运行。三档案保密管理（一）保密制度建设1.保密责任明确明确公司/组织内各部门、各岗位在档案保密工作中的职责，签订保密责任书，确保保密责任落实到具体人员。2.保密制度制定制定详细的保密制度，明确档案保密的范围、措施、流程等内容。保密制度应涵盖档案的收集、整理、存储、查阅、使用、传递、销毁等各个环节。3.保密培训与教育定期组织档案管理人员和涉及档案工作的人员参加保密培训，提高保密意识和技能。培训内容包括国家保密法律法规、公司/组织保密制度、档案保密操作规范等。（二）档案访问权限管理1.权限设定原则根据工作需要和人员职责，设定不同的档案访问权限。访问权限应遵循最小化原则，即只授予工作人员完成其工作职责所需的最低限度的档案访问权限。2.权限审批流程工作人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。档案管理部门根据审批意见，为申请人开通相应的访问权限，并记录查阅情况。3.权限变更与撤销当工作人员的工作职责发生变化或离职时，档案管理部门应及时变更或撤销其档案访问权限。（三）档案查阅与使用管理1.查阅场所规定档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行，查阅场所应具备必要的安全防护设施，确保档案查阅过程的安全。2.查阅登记制度建立档案查阅登记制度，对每一次档案查阅进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等信息。查阅登记记录应妥善保存，以备查阅。3.使用限制查阅档案时，查阅人员应严格遵守档案保密规定，不得擅自复制档案内容。如需复制档案，应按照规定的审批流程进行申请，经批准后方可复制。复制的档案应注明复制日期、复制人员等信息，并与原件同等保管。（四）档案传递与交接管理1.传递方式选择根据档案的重要性、紧急程度等因素，选择合适的档案传递方式。对于重要档案，应采用专人传递或加密电子传输的方式，确保档案传递过程的安全。对于一般档案，可采用普通邮寄或内部传递的方式。2.传递过程控制在档案传递过程中，应采取必要的安全措施，如密封包装、标识保密等。传递人员应严格遵守档案保密规定，不得擅自拆封、泄露档案内容。3.交接手续办理档案交接时，交接双方应填写档案交接清单，注明交接档案的名称、数量、交接时间、交接人员等信息，并签字确认。交接清单应妥善保存，以备查阅。（五）档案保密监督与检查1.监督机制建立建立档案保密监督机制，定期对档案保密工作进行检查和评估。档案管理部门应设立专门的保密监督岗位，负责对档案保密制度的执行情况进行监督检查。2.检查内容与方式检查内容包括档案存放场所的安全状况、档案访问权限管理情况、档案查阅与使用记录、档案传递与交接手续办理等。检查方式可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等多种形式。3.问题整改与处理对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。对违反档案保密制度的行为，应依法依规进行严肃处理，追究相关人员的责任。四、档案利用与服务（一）档案利用原则1.合法合规原则档案利用活动必须遵守国家法律法规以及公司/组织的相关规定，确保档案利用的合法性和合规性。2.服务至上原则以服务公司/组织发展和满足用户需求为宗旨，积极为公司/组织内各部门以及外部用户提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，要严格遵守档案保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）档案利用流程1.利用申请用户如需利用档案，应向档案管理部门提交档案利用申请表，注明利用目的、利用内容、利用时间等信息。2.申请审批档案管理部门对用户的利用申请进行审核，根据档案的保密级别和利用范围，确定是否批准申请。对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，应报公司/组织相关领导审批。3.提供利用经批准后，档案管理部门按照规定的程序为用户提供档案利用服务。如用户需要查阅档案，档案管理部门应安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。如用户需要复制档案，档案管理部门应按照规定的审批流程进行办理，并确保复制档案的质量和安全。（三）档案编研与信息开发1.编研工作开展根据公司/组织的发展需要和档案利用需求，开展档案编研工作。编研内容可包括大事记、组织沿革、专题汇编、统计资料等。通过编研工作，对档案信息进行深度挖掘和加工，为公司/组织提供有价值的参考资料。2.信息开发利用利用现代信息技术，对档案信息进行数字化处理和开发利用。建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享。同时，通过数据分析、挖掘等手段，为公司/组织的决策提供支持。五、档案销毁管理（一）销毁范围确定1.定期鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.销毁范围界定对已超过保管期限、失去保存价值、涉及商业秘密且已解密的档案等，可列入销毁范围。对于涉及重要历史事件、重要人物等具有永久保存价值的档案，应按照规定进行妥善保管，不得销毁。（二）销毁审批流程1.申请提交档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审核批准档案销毁申请表经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织相关领导审批。对于涉及重要档案或大量档案销毁的申请，应组织相关部门和人员进行会审。3.批准执行经批准后，档案管理部门按照规定的程序组织实施档案销毁工作。（三）销毁方式选择1.纸质档案销毁对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁过程应在档案管理部门指定的场所进行，并由专人负责监督。销毁后，应填写档案销毁记录，注明销毁时间、销毁人员、销毁方式等信息。2.电子档案销毁对于电子档案，应采用专业的存储设备擦除、数据覆盖等技术手段进行销毁，确保电子档案信息无法恢复。销毁后，应对存储设备进行物理销毁或妥善保管。（四）销毁监督与记录1.监督机制建立档案销毁监督机制，确保档案销毁过程符合规定要求。档案管理部门应安排专人对档案销毁工作进行现场监督，防止档案流失或泄露。2.记录