档案管理制度及管理措施

PAGE档案管理制度及管理措施一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各个阶段、各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，做好档案的安全保管工作，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.开展档案的鉴定工作，定期对档案进行价值鉴定，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.提供档案查阅、借阅服务，根据规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理工作。7.组织开展档案信息化建设，将档案信息录入电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和利用，提高档案管理效率和服务水平。8.对公司/组织各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务素质和各部门员工的档案意识。9.参与公司/组织重大活动、重要项目的档案管理工作指导，确保档案的完整和规范。10.做好档案管理工作的总结和经验交流，不断完善档案管理制度和管理方法。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。3.项目档案：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.基建档案：涉及公司/组织基本建设项目的档案，如工程规划文件、设计图纸、施工资料、竣工验收文件等。5.设备档案：关于公司/组织各类设备的购置、安装调试、运行维护、报废处理等过程中形成的档案，包括设备清单、说明书、维修记录等。6.声像档案：以照片、录音、录像等形式记录公司/组织重要活动、事件、人物等的档案资料。7.电子档案：存储在电子介质上的各类文件、数据、图表等档案信息。（二）档案编号1.编号原则：档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，便于档案的分类管理和查找利用。编号应简洁明了，易于识别和记忆。2.编号方法：采用层次分类编号法，按照档案分类体系，为每一类档案赋予一个固定的编号。例如，行政档案编号为“XZ”，业务档案编号为“YW”，项目档案编号为“XM”等。在每一类档案下，再根据档案的具体内容和顺序进行细分编号。如行政档案中的人事档案编号为“XZRS”，财务档案编号为“XZCW”等。编号采用数字与字母相结合的方式，中间用“”隔开，确保编号的唯一性和系统性。电子档案的编号与相应纸质档案编号一致，在电子档案管理系统中进行标识和管理。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围：各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，包括纸质文件、电子文件（含电子邮件、电子文档等）、声像资料等。2.收集时间：各类档案应在形成后及时收集，确保档案的完整性和时效性。对于重要文件和紧急事项形成的档案，应在办理完毕后3个工作日内移交档案管理部门。3.收集要求：收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。电子文件应确保格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。声像资料应注明拍摄或录制的时间、地点、人物、内容等详细信息。（二）档案整理1.整理原则：遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。整理工作应做到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。2.整理步骤：分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐牢固。装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉或回形针等易生锈的装订材料。编页号：在档案的每一页右上角或左上角编写页号，页号应连续编写，不得遗漏或重复。编目：根据档案的分类和编号，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期、保管期限等信息。档案盒应选用符合档案保管要求的材料，具有一定的强度和防潮、防虫性能。五、档案的保管（一）保管场所1.档案库房：档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具：档案库房内应配备标准的档案柜、档案架等装具，档案装具应牢固、整齐、美观，便于档案的存放和查找。档案装具应根据档案的分类和编号进行合理排列，确保档案存放有序。（二）保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应按照分类和编号顺序存放在档案柜或档案架上，定期进行检查和清点，发现问题及时处理。对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。2.电子档案保管：电子档案应存储在专用的服务器、磁盘阵列或磁带库等存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。电子档案管理系统应具备完善的安全防护措施，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据篡改。同时，应定期对电子档案进行病毒查杀和数据维护，确保电子档案的安全性和完整性。3.声像档案保管：声像档案应根据其载体形式进行分类保管。照片档案应冲印成标准规格的照片，装入相册或照片档案盒，并注明照片的相关信息。录音、录像档案应转录到耐久性好的存储介质上，如磁带、光盘等，并进行编号和编目，与相应的文字说明一同保存。声像档案的保管环境应符合其载体的要求，避免受到温度、湿度、磁场等因素的影响。（三）档案保管期限1.保管期限划分：档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.保管期限确定：档案管理部门应根据档案的内容、性质和重要程度，按照国家有关规定和本制度的要求，确定档案的保管期限。对于难以确定保管期限的档案，应组织相关部门和人员进行鉴定，必要时可征求上级主管部门或档案行政管理部门的意见。(四)档案的鉴定与销毁1.鉴定工作：档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组应根据档案的实际利用价值和历史意义，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。2.销毁程序：经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案销毁清册应经档案鉴定小组负责人审核签字，并报公司/组织主管领导批准。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告主管领导。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请表提供的信息，及时查找并提供相应档案，查阅人员应在档案查阅登记薄上签字确认查阅情况。2.外部查阅：因特殊原因需要外部单位或人员查阅公司/组织档案的，应提前与档案管理部门联系，说明查阅的目的、范围和要求。档案管理部门应报公司/组织主管领导批准后，方可安排查阅。外部查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应有档案管理人员在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。查阅结束后，档案管理部门应收回档案，并对查阅情况进行记录。（二）借阅规定1.借阅申请：公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应根据申请表的内容进行审核，对于重要档案或涉及机密的档案，应报公司/组织主管领导批准后方可借阅。2.借阅期限：档案借阅期限一般不得超过15个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。3.借阅要求：借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。档案归还时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失或泄密等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.统计内容：档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等情况进行统计。统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。2.统计方法：档案统计工作应定期进行，采用手工统计和电子统计相结合的方式。档案管理人员应及时准确地记录档案管理过程中的各项数据，并按照规定的统计报表格式进行汇总和上报。统计报表应做到数据真实、内容完整、报送及时。（二）档案移交1.移交范围：公司/组织因机构调整、人员变动、项目结束等原因，需要将相关档案移交给其他部门或单位的，应按照本制度规定进行移交。移交的档案应包括纸质档案、电子档案、声像档案等各类档案资料。2.移交程序：档案移交部门应填写档