学校档案室资料借阅制度

PAGE学校档案室资料借阅制度一、总则（一）目的为加强学校档案室资料的管理，确保资料的安全与完整，规范资料借阅行为，提高资料的使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校全体教职员工、学生及因工作需要借阅档案室资料的外部人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及教育行业相关标准，确保资料借阅工作合法合规。2.安全保密原则：保障资料在借阅过程中的安全，防止资料丢失、损坏、泄密等情况发生。3.高效服务原则：在确保安全和规范的前提下，为借阅者提供便捷、高效的服务，满足其合理的资料使用需求。二、档案室资料管理（一）资料分类档案室资料分为教学档案、行政档案、学生档案、科研档案等类别。教学档案包括教学计划、教案、考试试卷等；行政档案涵盖学校行政文件、会议记录等；学生档案包含学生个人信息、成绩单、奖惩记录等；科研档案有科研项目申报材料、研究成果等。（二）资料整理与归档1.各部门负责将本部门产生的资料进行及时整理，按照档案管理要求进行分类、编号、编目等工作。2.定期将整理好的资料移交档案室，由档案室工作人员进行统一归档保管。归档过程中要确保资料的准确性和完整性，对不符合要求的资料及时反馈给相关部门进行补充或修正。（三）资料存储与保护1.档案室配备适宜的存储设备，如档案柜、密集架等，并保持室内环境的整洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。2.对重要资料采取备份措施，可采用电子备份和纸质备份相结合的方式，防止因自然灾害、设备故障等原因导致资料丢失。3.定期对档案资料进行检查和维护，发现有损坏、变质等情况及时进行处理。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.校内人员借阅资料，需填写《学校档案室资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、类别、借阅目的、预计归还日期等信息。2.校外人员因工作需要借阅资料，除填写上述申请表外，还需提交单位介绍信或相关证明文件。（二）审批流程1.申请表提交后，由所在部门负责人进行初审，审核借阅目的是否合理、预计归还日期是否合适等。2.初审通过后，申请表交档案室负责人进行终审。档案室负责人根据资料的重要性、保密性以及借阅申请的具体情况进行审批。3.对于涉及重要机密或限制使用的资料，需经学校分管领导批准后方可借阅。（三）审批结果通知1.借阅申请经审批通过后，档案室工作人员及时通知借阅者，并告知其借阅的相关注意事项。2.如借阅申请未获批准，档案室工作人员应向借阅者说明原因。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般资料的借阅期限为[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，借阅者应提前向档案室提出申请，经批准后方可延期。2.对于学生档案等特殊资料，借阅期限根据具体使用需求确定，但最长不超过[X]天。（二）归还要求1.借阅者应在规定的借阅期限内按时归还资料。如需续借，应在到期前办理续借手续。2.归还资料时，借阅者需确保资料的完整性和整洁性，不得在资料上进行涂改、圈划、污损等行为。如发现资料有损坏或丢失情况，借阅者应承担相应的赔偿责任。3.档案室工作人员在接收归还资料时，要认真核对资料的数量、完整性等，确认无误后在借阅登记册上进行注销登记。五、借阅资料的使用规范（一）仅限本人使用借阅者应确保所借资料仅用于本人的工作、学习等合理用途，不得转借他人。（二）遵守保密规定1.借阅者应对所借资料的内容严格保密，不得向无关人员透露资料中的任何信息。2.对于涉及学校机密、个人隐私等敏感信息的资料，借阅者要采取必要的保密措施，防止信息泄露。（三）禁止违规操作1.借阅者不得擅自对资料进行复制、拍照、扫描等行为，如需复制资料，应按照相关规定办理审批手续。2.不得在资料上进行与借阅目的无关的标注、批注或其他破坏资料原始状态的操作。六安全与保密措施（一）安全保障1.档案室应安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、门禁系统等，确保档案室的安全。2.借阅者进入档案室时，应遵守档案室的安全管理制度，不得携带易燃、易爆、易腐蚀等危险物品进入档案室。（二）保密管理1.档案室工作人员应严格遵守保密制度，对档案资料的内容和借阅情况予以保密。2.与档案管理工作无关的人员不得随意进入档案室，确需进入的，需经档案室负责人批准，并在工作人员的陪同下进行。七、监督与检查（一）定期检查1.档案室定期对资料的借阅情况进行检查，包括借阅登记册的记录是否完整、准确，资料的归还情况是否正常等。2.检查结果应形成书面报告，对发现的问题及时进行整改。（二）违规处理1.对于违反本制度的借阅行为，如逾期未归还、转借他人、违规复制等，档案室将视情节轻重给予警告、暂停借阅权限等处理措施。2.因违规行为给学校造成损失的，借阅者应承担相应的赔偿责任；构成违法犯罪的，将依法追究其法律责任。八、附