病案档案室库房管理制度

PAGE病案档案室库房管理制度一、总则（一）目的为加强病案档案室库房的科学化、规范化管理，确保病案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织病案档案室库房的管理工作，包括库房设施设备管理、病案资料存储与保管、人员出入管理、安全与卫生管理等方面。（三）管理原则1.安全第一原则：确保病案资料的存储安全，防止病案丢失、损坏、泄露等情况发生。2.规范有序原则：严格按照相关法律法规和行业标准，对病案资料进行分类、整理、存储，保证库房管理工作规范有序。3.方便利用原则：在确保安全的前提下，优化库房布局和管理流程，提高病案资料的检索和利用效率。二、库房设施设备管理（一）库房选址与布局1.病案档案室库房应选择地势较高、干燥通风、远离污染源和易燃、易爆物品存放地的位置。2.库房内部应合理划分存储区、整理区、查阅区等功能区域，确保各区域之间互不干扰，且便于病案资料的流转和管理。（二）库房建筑与装修1.库房建筑应具备良好的防水、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等功能。2.库房地面应采用耐磨、防滑、易清洁的材料铺设；墙面应平整、光洁，采用防霉、防潮的涂料粉刷；天花板应密封良好，无裂缝、孔洞。（三）温湿度控制1.库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.每天定时记录库房内的温湿度数据，如发现温湿度异常，应及时采取措施进行调整。（四）照明与通风1.库房应配备充足的照明设备，保证光线均匀、柔和，避免阳光直射病案资料。2.安装通风设备，保持库房内空气流通，排除异味和有害气体。（五）消防设施1.库房内应按照规定配备足够数量的消防器材，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查、维护和保养，确保其性能良好。2.制定消防应急预案，定期组织消防演练，提高工作人员的消防安全意识和应急处置能力。（六）防盗设施1.库房门窗应坚固耐用，安装防盗门窗、防盗锁等防盗设施。2.安装监控设备，对库房出入口、内部存储区域等进行24小时实时监控，并保存监控录像资料不少于30天。（七）防虫防鼠设施1.在库房内放置防虫、防鼠药品和器材，如驱虫剂、鼠夹、鼠药等，并定期进行检查和更换。2.对病案资料存储架、柜等进行定期检查，防止害虫和老鼠啃咬病案资料。（八）设备维护与管理1.建立库房设施设备台账，详细记录设备的名称、型号、规格、购置时间、维修记录等信息。2.定期对库房设施设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。如发现设备故障，应及时报修，并做好维修记录。3.根据设备的使用年限和性能状况，适时进行设备更新和升级，提高库房管理的自动化水平。三、病案资料存储与保管（一）病案资料分类与编号1.按照国家相关标准和本公司/组织的实际情况，对病案资料进行科学分类，如可分为门诊病案、住院病案、急诊病案等类别，每类再进一步细分。2.为每一份病案资料编制唯一的编号，编号应具有系统性、逻辑性和可扩展性，便于病案资料的检索和管理。（二）病案资料整理与装订1.对收集到的病案资料进行整理，去除不必要的纸张、杂物等，确保病案资料内容完整、清晰。2.按照规定的格式和顺序对病案资料进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保存。（三）病案资料存储方式1.根据病案资料的类别和使用频率，选择合适的存储方式，如密集架存储、纸质档案盒存储等。2.将病案资料存放在专门的存储架、柜内，并按照编号顺序依次排列，确保病案资料存放有序，便于查找。（四）病案资料保管期限1.严格按照国家法律法规和行业标准，确定各类病案资料的保管期限。一般来说，门诊病案保管期限不少于15年，住院病案保管期限不少于30年。2.对超过保管期限的病案资料，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保病案资料的存储量合理、有效。（五）病案资料借阅与归还1.建立病案资料借阅制度，明确借阅范围、借阅流程、借阅期限等规定。2.借阅病案资料时，借阅人应填写借阅申请表，经相关部门负责人审批后，方可到病案档案室办理借阅手续。3.病案档案室工作人员应按照借阅申请表的内容，准确提供病案资料，并做好借阅登记。借阅登记应包括借阅人姓名、单位、借阅时间、病案资料名称及编号、归还时间等信息。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还病案资料，如因特殊情况需要延期借阅，应提前办理续借手续。5.病案资料归还时，工作人员应认真核对病案资料的完整性和准确性，如发现病案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（六）病案资料复印与发放1.建立病案资料复印制度，明确复印范围、复印流程、收费标准等规定。2.患者或其家属如需复印病案资料，应填写复印申请表，经相关部门负责人审批后，方可到病案档案室办理复印手续。3.病案档案室工作人员应按照复印申请表的内容，准确复印病案资料，并做好复印登记。复印登记应包括复印人姓名、单位、复印时间、病案资料名称及编号、复印页数等信息。4.复印病案资料应按照规定收取费用，收费标准应公示。5.复印后的病案资料应加盖病案档案室专用章，并由工作人员发放给申请人。（七）病案资料的数字化管理1.逐步推进病案资料的数字化管理工作，建立病案数字化存储系统，将纸质病案资料进行扫描、录入，形成电子病案。2.对电子病案进行分类、索引、存储，确保电子病案的安全性、完整性和可检索性。3.制定电子病案管理制度，规范电子病案的创建、修改、查询、借阅等操作流程，防止电子病案信息泄露。四、人员出入管理（一）库房人员出入规定1.病案档案室库房应实行专人专管制度，库房管理人员应经过专业培训，熟悉库房管理业务和相关法律法规。2.库房管理人员应严格遵守库房作息时间，不得擅自离岗。如因特殊情况需要离岗，应提前安排好工作，并向相关负责人请假。3.非库房管理人员未经许可不得进入库房。因工作需要进入库房的人员，必须经库房管理人员同意，并在库房管理人员的陪同下进入。（二）人员出入登记1.建立人员出入登记制度，对进入库房的人员进行详细登记。登记内容包括姓名、单位、进入时间、事由等信息。2.人员离开库房时，库房管理人员应检查其携带的物品，确保无病案资料带出库房。如发现有异常情况，应及时查明原因，并报告相关负责人。五、安全与卫生管理（一）安全管理1.加强库房安全保卫工作，严格执行门禁制度，防止无关人员进入库房。2.定期对库房进行安全检查，重点检查消防设施、防盗设施、电气设备等是否正常运行，发现安全隐患应及时整改。3.加强对库房管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处置能力。如发生安全事故，应立即启动应急预案，并及时报告相关部门。（二）卫生管理1.保持库房内环境整洁，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对病案资料造成损害。2.对库房内的存储架、柜等设施设备进行定期清洁，保持其表面干净、无污渍。3.库房内不得存放与病案管理无关的杂物，严禁在库房内吸烟、饮食、使用明火等。