卫生所管理档案制度范本

PAGE卫生所管理档案制度范本一、总则（一）目的为加强卫生所管理档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生所各科室及全体工作人员在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。卫生所档案由综合档案室集中统一管理，任何科室和个人不得擅自留存、销毁档案。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映卫生所工作实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则。全面收集、整理各类档案，保持档案之间的有机联系，形成完整的档案体系。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.负责制定和完善卫生所档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理卫生所各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和统计等工作。3.对各科室档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案业务培训。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.做好档案的安全保护工作，确保档案实体和信息安全。（二）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作。2.按照档案管理制度要求，定期将本科室档案移交综合档案室归档。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供相关档案信息。4.对本科室工作人员进行档案管理知识宣传和培训，提高档案意识。三、档案分类及归档范围（一）行政管理类档案1.上级卫生行政部门及相关部门下发的文件、通知、法规、标准等。2.卫生所制定的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、大事记等。3.机构设置、人员编制、岗位职责、人员任免、考核、奖惩等文件材料。4.各类行政事务处理文件，如请示、批复、函件等。5.对外交流合作、接待来访等活动形成的文件材料。（二）医疗业务类档案1.医疗文书档案，包括门诊病历、住院病历、诊断证明、检查检验报告、医嘱单、护理记录等。2.医疗质量控制档案，如医疗质量检查记录、医疗事故处理文件、医疗纠纷调解记录等。3.医疗技术档案，包括新技术、新项目开展资料，科研项目立项、研究、结题报告等。4.药品管理档案，如药品采购计划、验收记录、库存清单、药品不良反应报告等。5.医疗器械管理档案，包括医疗器械采购合同、验收报告、使用维护记录、报废处理文件等。（三）财务管理类档案1.财务预算、决算报告，财务收支报表，财务分析报告等。2.会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。3.收费票据存根、退费记录等。4.固定资产台账、采购合同、折旧记录等。（四）后勤保障类档案1.房屋建设、维修、改造相关文件材料，包括规划设计图纸、施工合同、验收报告等。2.水电暖供应管理档案，如设备运行记录、维修记录、能耗统计报表等。3.物资采购与管理档案，包括物资采购计划、供应商资料、采购合同、出入库记录等。4.环境卫生管理档案，如卫生检查记录、消毒记录、医疗废物处理记录等。（五）人事档案1.员工个人基本信息登记表、身份证复印件、学历学位证书复印件、资格证书复印件等。2.员工入职、转正、调岗、离职等手续文件。3.员工培训记录、考核评价材料、奖惩材料等。4.劳动合同、社会保险缴纳记录等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性和及时性。2.对重要文件材料应进行备份或复制，以防原件损坏或丢失。3.收集的档案材料应字迹清晰、纸张完好，严禁使用圆珠笔、铅笔等书写。（二）整理要求1.按照档案分类标准进行分类整理，同一类档案应按照时间顺序或重要程度排列。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录清单，确保档案内容与目录一致。3.去除档案材料中的金属物、订书钉等，对破损或褪色的纸张进行修复或复制。4.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保可读性和可检索性。五、档案归档与保管（一）归档程序1.各科室兼职档案员整理好本科室档案后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本科室，一份随档案移交综合档案室。2.综合档案室对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理签收手续，并按照档案分类进行上架保管。（二）保管期限1.行政管理类档案中，上级文件长期保存，卫生所内部文件根据实际情况确定保管期限，一般为[X]年。2.医疗业务类档案中，门诊病历、住院病历等长期保存，医疗质量控制档案、医疗技术档案等根据相关规定确定保管期限，一般为[X]年。3.财务管理类档案按照国家财务档案管理规定执行，会计凭证、账簿等保管期限为[X]年，财务报表等保管期限为[X]年。4.后勤保障类档案根据实际情况确定保管期限，一般为[X]年。5.人事档案长期保存。（三）保管条件1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。2.档案应存放在专用档案柜中，按照类别和保管期限有序排列，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案安全。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.卫生所工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案的，需持有单位介绍信，注明查阅内容和目的，经卫生所分管领导批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密信息的，需经卫生所主要领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员凭有效证件到综合档案室办理查阅登记手续，领取档案查阅登记表。2.综合档案室工作人员根据查阅申请表提供相应档案，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员如需复印、摘录档案内容的，应经综合档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合档案室，工作人员核对无误后办理归还登记手续。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合规、合理原则，不得损害卫生所利益和他人权益。2.利用档案形成的资料，如需对外提供或公开的，应经卫生所相关部门审核批准，并按照规定进行保密处理。3.综合档案室应对档案利用情况进行登记和统计，定期分析档案利用效果，为档案管理工作提供参考。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各科室兼职档案员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核同意后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经卫生所分管领导审核批准后，由综合档案室组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.销毁完毕后，档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和统计分析。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。2.数字化档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、备份等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。（三）档案管理系统应用1.选用适合卫生所档案管