城管局档案三合一制度汇编

PAGE城管局档案三合一制度汇编一、总则（一）目的为加强城管局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本局实际，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于城管局机关各科室、下属各事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映本局各项工作的实际情况，确保档案的准确性和可靠性。3.齐全完整原则。全面收集本局在工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.便于利用原则。优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用，充分发挥档案的作用。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常管理工作。3.指导、监督各科室和下属事业单位的档案工作，组织开展档案业务培训和考核。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。5.定期向上级档案管理部门报送档案工作情况，接受上级档案管理部门的业务指导和监督检查。（二）各科室职责1.负责本科室在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全完整，并按照规定时间移交局办公室。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案工作的日常管理和协调，配合局办公室做好档案的整理、编目、装订等工作。3.严格执行档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案转借、转让或带出本局。（三）下属事业单位职责1.参照局办公室职责，负责本单位档案的管理工作，建立健全档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。2.定期向局办公室报送本单位档案工作情况，接受局办公室的业务指导和监督检查。3.积极配合局办公室开展档案业务培训和考核等工作，提高本单位档案管理水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本局制定的各类政策文件、规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局召开的重要会议文件、记录、纪要等。4.本局开展的各项业务活动中形成的文件材料，如执法文书、审批文件、检查记录、项目合同等。5.本局干部职工的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、工资档案等。6.本局的财务档案材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.本局的基建档案材料，包括项目立项审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收文件等。8.本局的设备仪器档案材料，如设备购置合同、说明书、维修记录等。9.本局在对外宣传、交流等活动中形成的文件材料，如宣传资料、图片、音像资料等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室和下属事业单位应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订和数字化处理。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。将文件材料按照编号顺序排列，进行装订。编制档号，填写档案盒脊背标签和备考表。2.人事档案整理按照干部人事档案管理规定，对档案材料进行分类整理。对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录。将档案材料按照编号顺序排列，进行装订。建立人事档案信息管理系统，录入档案信息。3.财务档案整理按照会计档案管理办法，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理。对每份会计档案进行编号、编目，填写档案目录。将会计档案按照编号顺序排列，进行装订。编制会计档案保管清册。4.基建档案整理按照工程项目进行分类整理，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。对每份基建档案进行编号、编目，填写档案目录。将基建档案按照编号顺序排列，进行装订。绘制工程项目档案索引图。5.设备仪器档案整理按照设备仪器的种类、型号进行分类整理，包括设备购置合同、说明书、维修记录等。对每份设备仪器档案进行编号、编目，填写档案目录。将设备仪器档案按照编号顺序排列，进行装订。建立设备仪器档案信息管理系统，录入档案信息。四、档案保管（一）保管场所1.局办公室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案上架1.档案整理完毕后，应及时上架存放。档案上架应按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和利用。2.档案柜应标明档案类别、年度、保管期限等标识，便于识别和管理。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映本局一般工作活动，在一定时期内对本局工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。其中，主要的列为30年保管，次要的列为10年保管。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由局办公室组织相关科室和人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和科学研究价值，提出鉴定意见。3.对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，报经局领导批准后，予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送局领导和上级档案管理部门，为档案管理决策提供依据。五、档案利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本局档案，须经本局办公室批准，并按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。（二）利用方式1.查阅档案。本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息，经档案管理人员审核后，方可查阅。外单位查阅档案，应出具单位介绍信，填写《档案查阅登记表》，经局办公室负责人批准后，由档案管理人员提供查阅服务。2.借阅档案。本局工作人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、归还日期等信息，经档案管理人员审核后，报局办公室负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外单位原则上不借阅本局档案，特殊情况确需借阅的，应经本局主要领导批准，并按照规定办理借阅手续。3.复制档案。本局工作人员因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制日期、复制人姓名、复制内容、用途等信息，经档案管理人员审核后，报局办公室负责人批准。复制档案应使用档案管理部门统一印制的复制用纸，并在复制件上加盖档案管理部门印章。外单位复制档案，应出具单位介绍信，填写《档案复制申请表》，经局办公室负责人批准后，并按照规定收取复制费用。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，并由利用人签字确认。2.档案利用登记记录应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同。（四）档案保密1.加强档案保密工作，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。在档案查阅、借阅、复制等利用过程中，应监督利用人遵守保密规定，确保档案安全。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为全局工作提供便捷的档案信息服务。（二）数字化加工1.按照档案整理的要求，对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整、可读。2.对数字化档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立档案数据库。3.数字化档案应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据安全。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能模块，实现档案管理的全过程信息化。2.系统应具备强大的检索功能，能够根据档案的类别、年度、保管期限、文号、题名等信息进行快速检索。3.系统应具备权限管理功能，对不同用户设置不同的访问权限，确保档案信息安全。4.系统应具备数据备份、恢复、日志记录等功能，保障系