会计档案管理制度模板

PAGE_会计档案管理制度模板一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理会计档案工作，各分公司、子公司财务部门负责本单位会计档案的具体管理，并接受公司财务部门的监督和指导。2.依法管理原则。严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。3.完整安全原则。保证会计档案的完整无缺，采取有效措施确保会计档案的安全，防止会计档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。建立健全会计档案管理制度，便于会计档案的查阅、调阅和利用，提高工作效率。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、入库单、出库单等各种外来和自制的原始凭证。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记经济业务的账簿，包括三栏式明细账、多栏式明细账、数量金额式明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告，除月度报告内容外，还可能包括财务情况说明书等。3.年度财务会计报告，全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，反映公司银行存款账面余额与银行对账单余额之间差异及调节情况的表格。2.银行对账单，银行提供的反映公司银行账户收支情况的对账单。3.纳税申报表，公司向税务机关申报纳税情况的表格。4.会计档案移交清册，记录会计档案移交情况的清册。5.会计档案保管清册，记录会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁情况的清册。7.其他应当保存的会计核算专业资料，如财务分析报告、审计报告、验资报告等。三、会计档案的整理（一）分类标准1.按照会计档案的形成时间进行分类，分为年度会计档案。2.在年度内，按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料的类别进行细分。（二）编号方法1.会计凭证：按照月份和凭证序号进行编号，如“20XX年X月001号20XX年X月999号”。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等分别按照账簿名称和页码进行编号，如“总账第1册第X册”、“明细账三栏式第1册第X册”等。3.财务会计报告：按照年度和报告类别进行编号，如“20XX年度资产负债表”、“20XX年度利润表”等。4.其他会计资料：按照资料类别和形成时间进行编号，如“20XX年银行存款余额调节表第1份”、“20XX年纳税申报表第1份”等。（三）装订要求1.会计凭证：每月终了，应将当月的会计凭证按照编号顺序整理整齐，加上封面和封底，在左侧装订成册，并在装订处加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。2.会计账簿：年度终了，应将各种账簿打印齐全，整理装订。总账、明细账应分别装订，订本式账簿应保持原有的页码顺序，活页式账簿应抽出空白页，填写页码后装订成册。3.财务会计报告：年度终了，应将全年的财务会计报告按照规定的顺序整理装订，加上封面，在封面注明公司名称、年度、报告名称等信息，并加盖单位公章。4.其他会计资料：应根据资料的性质和数量，分别进行整理装订，如银行存款余额调节表、银行对账单等可以按月或按季装订成册。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告：月度、季度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库（室），配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案保管库（室）应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合规定要求。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.对磁性介质保存的会计档案，应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计档案丢失。3.会计档案保管人员应定期对会计档案进行清查盘点，确保会计档案的账实相符。如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅会计档案，应经本单位财务负责人批准。2.外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，并经公司财务负责人和单位负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，查阅人员应在会计档案保管人员的陪同下进行查阅。查阅人员不得擅自将会计档案带出保管库（室），不得在会计档案上涂改、标记、抽换、损坏等。3.查阅过程中，查阅人员如需复印、拍照等，应经会计档案保管人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅规定1.公司内部人员借阅会计档案，应经本单位财务负责人批准，并填写《会计档案借阅登记表》，注明借阅时间、借阅期限、借阅人等信息。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的会计档案，不得转借他人，不得在借阅的会计档案上涂改、标记、抽换、损坏等。借阅期满后，应及时归还会计档案。4.外部单位借阅会计档案，除按照上述查阅程序办理批准手续外，还应与公司签订保密协议，确保会计档案的安全和保密。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。2.未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（二）销毁程序1.由公司财务部门提出会计档案销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经公司财务负责人和单位负责人审核批准后，由公司档案管理部门和财务部门共同派员监销。3.监销人员在会计档案销毁前，应按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；销毁后，应在《会计档案销毁清册》上签名或盖章，并将监销情况报告公司负责人。（三）特殊情况处理1.对于保管期满但涉及国家秘密、商业秘密或其他重要信息的会计档案，不得销毁，应按照国家有关规定进行妥善保管。2.因意外事故、自然灾害等原因导致会计档案受损或灭失的，应及时报告公司负责人，并采取相应