小区物业档案员管理制度

PAGE小区物业档案员管理制度一、总则（一）目的为加强小区物业档案管理工作，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理服务水平，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本小区物业管理公司档案员的管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用及销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：物业档案由档案员集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用，为物业管理工作提供有力支持。二、档案员职责（一）档案管理工作1.负责制定和完善物业档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.按照档案管理要求，及时收集、整理、归档各类物业档案资料，确保档案的齐全、完整。3.对档案进行分类、编号、编目，建立清晰的档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性，发现问题及时处理。（二）档案保管工作1.负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、整齐、通风良好，确保档案存储环境安全。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，保障档案的安全。3.对电子档案进行备份管理，定期检查备份数据的完整性，防止数据丢失。（三）档案查阅利用工作1.建立档案查阅登记制度，严格按照规定程序办理档案查阅手续，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.为物业管理工作提供档案查阅服务，根据工作需要及时提供相关档案资料，确保工作的顺利开展。3.对涉及机密或重要的档案资料，严格控制查阅范围，确保档案信息安全。（四）档案信息化管理工作1.推进物业档案信息化建设，利用信息技术手段对档案进行管理，提高档案管理效率和水平。2.负责档案信息系统的维护和管理，确保系统的正常运行，及时录入、更新档案信息。3.利用档案信息系统进行档案检索、统计分析等工作，为物业管理决策提供数据支持。（五）档案培训与宣传工作1.组织开展档案管理知识培训，提高物业员工的档案意识和档案管理技能。2.向业主宣传档案管理的重要性，引导业主积极配合档案管理工作，共同维护小区档案的完整。三、档案收集（一）收集范围1.物业管理服务合同、协议及相关文件。2.小区规划设计图纸、竣工资料等。3.业主信息档案，包括业主基本资料、房屋产权信息、联系方式等。4.物业维修、养护、更新记录，如维修工单、设备维护记录等。5.小区环境卫生、绿化管理资料，如清洁记录、绿化养护计划等。6.安全保卫工作资料，如巡逻记录、门禁系统记录、监控视频等。7.财务管理资料，如物业费收缴记录、财务报表等。8.与业主沟通协调的相关记录，如投诉处理记录、业主意见反馈等。9.其他与物业管理相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地移交档案员。2.档案资料应按照规定的格式和要求进行整理，字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并按照规定进行备份。4.档案员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。四、档案整理（一）分类标准1.按照物业管理的业务内容，将档案分为综合管理类、房屋管理类、设备设施管理类、环境卫生管理类、安全保卫管理类、财务管理类、业主服务类等类别。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如综合管理类可分为公司文件、会议纪要、工作计划与总结等；房屋管理类可分为房屋档案、装修管理档案等。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类、排序，去除重复、无效的文件。2.按照档案编号规则为每份档案编制唯一的编号，确保档案编号的系统性和连贯性。3.填写档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅和检索。4.对破损、褪色的档案进行修复和裱糊，确保档案的完整性和可读性。五、档案归档（一）归档原则1.遵循档案形成的自然规律和内在联系，保持档案之间的有机联系。2.按照档案分类标准进行归档，确保档案分类科学、合理。3.同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查找和利用。（二）归档流程1.档案员对整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.将审核通过的档案按照归档要求装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案类别、编号、名称等信息。3.将档案存放在档案库房的相应位置，建立档案存放索引，便于快速查找。六、档案保管（一）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内严禁吸烟和使用明火，配备必要的消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。3.库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。（二）档案存放1.根据档案类别和编号，将档案有序存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如单独存放、使用专门的保护设备等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）档案清查1.档案员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。3.清查结果应形成书面报告，上报公司领导，并作为档案管理工作考核的依据。七、档案查阅（一）查阅权限1.物业管理公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案员处查阅。2.涉及小区业主信息的档案，业主本人或其授权代理人查阅时，应提供有效身份证明，经档案员核实后，按照规定程序办理查阅手续。3.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，应提前与物业管理公司联系，说明查阅目的和范围，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并严格遵守档案查阅规定。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因等信息。2.所在部门负责人对查阅申请进行审批，签字确认同意查阅。3.查阅人持审批后的《档案查阅申请表》到档案员处办理查阅手续，档案员根据申请表提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记簿》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅人应在规定的时间内归还档案资料，档案员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）查阅限制1.涉及物业管理公司机密或重要商业信息的档案，未经公司领导批准，不得查阅和复制。2.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记或抽取、撤换档案材料。3.如需复制档案资料，应经档案员同意，并按照规定的程序办理复制手续。复制的档案资料应与原件一致，并注明复制日期和复制人。八、档案利用（一）为物业管理工作提供支持1.档案员应根据物业管理工作的需要，及时提供相关档案资料，为物业维修、养护、管理等工作提供依据。2.通过对档案资料的分析和研究，为物业管理决策提供数据支持和参考意见。（二）为业主服务1.向业主提供房屋产权信息、维修记录等档案资料的查询服务，解答业主的疑问，维护业主的合法权益。2.根据业主的需求，提供与物业管理相关的档案资料复印件或证明材料，方便业主办理相关业务。九、档案销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无保存价值的档案。2.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏无法修复且无保存必要的档案。3.经鉴定确属不应归档或重复、无效的档案。（二）销毁程序1.档案员定期对档案进行鉴定，提出销毁档案的清单，报公司领导审批。2.经批准后，档案员组织专人对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。5.销毁记录应作为档案管理工作的重要资料进行保存。十、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理质量、档案保管安全等方面。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求档案员限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核