档案数字化数据管理制度

PAGE档案数字化数据管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案数字化数据管理，确保档案数字化数据的安全、完整、有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案数字化数据管理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案数字化数据管理活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化数据的安全，防止数据泄露、篡改、丢失等情况发生。3.完整性原则：保证档案数字化数据的全面、准确，不遗漏重要信息。4.有效利用原则：促进档案数字化数据的合理开发和利用，提高工作效率和决策科学性。二、档案数字化数据管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案数字化工作计划和方案。2.组织档案数字化数据的采集、整理、扫描等前期工作。3.对档案数字化数据的质量进行审核把关。4.建立和维护档案数字化数据存储系统。5.定期对档案数字化数据进行备份和恢复测试。（二）信息技术部门1.提供档案数字化所需的技术支持和设备保障。2.协助档案管理部门进行数据存储系统的建设和维护。3.负责数据安全防护技术的实施，如防火墙、加密技术等。4.对档案数字化数据管理系统进行日常维护和故障排除。（三）使用部门1.根据工作需要，合理申请利用档案数字化数据。2.对使用的档案数字化数据进行妥善保管，不得擅自传播、更改。3.及时反馈档案数字化数据在使用过程中发现的问题。（四）监督部门1.对档案数字化数据管理工作进行定期监督检查。2.受理有关档案数字化数据管理的投诉和举报。3.对违反本制度的行为进行调查和处理。三、档案数字化数据采集与整理（一）采集要求1.明确档案数字化数据的采集范围，确保涵盖公司各类重要档案。2.对于纸质档案，应按照档案整理规范进行分类、编号、编目等预处理，保证档案信息的准确性和完整性。3.电子档案应确保其格式规范、元数据完整，符合数据采集要求。（二）采集流程1.档案清查：档案管理部门对需数字化的档案进行全面清查，确定档案数量、类别、保管状况等。2.交接登记：与档案移交部门办理交接手续，填写交接清单，明确双方责任。3.数据录入：按照档案内容，准确录入相关信息，如档案编号、题名、日期、保管期限等。（三）整理规范1.遵循档案管理的通用原则，对数字化数据进行分类整理，如按年度、机构、问题等分类。2.建立清晰的目录结构，便于数据检索和利用。3.对扫描图像进行命名规范，确保文件名与档案内容准确对应，便于识别和查找。四、档案数字化数据扫描（一）扫描设备与环境1.配备符合档案数字化质量要求的扫描设备，定期进行维护和校准。2.扫描工作应在清洁、明亮、无强磁场干扰的环境中进行，确保扫描图像清晰、完整。（二）扫描标准1.根据档案类型和保存价值，确定合理的扫描分辨率，一般不低于200dpi。2.扫描图像应保持原档案的色彩和内容完整性，不得有偏色、模糊、缺页等现象。3.对于双面档案，应进行双面扫描，并确保图像拼接准确、完整。（三）扫描流程1.预扫描检查：对少量档案进行预扫描，检查扫描效果，如不符合要求及时调整扫描参数。2.批量扫描：按照设定的扫描标准和流程，进行批量档案扫描。3.图像校对：对扫描后的图像进行逐页校对，发现问题及时处理，确保图像质量。五、档案数字化数据存储与备份（一）存储系统建设1.构建安全可靠的档案数字化数据存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备。2.存储系统应具备数据冗余、容错能力，防止因硬件故障导致数据丢失。（二）存储方式与策略1.根据数据的重要性和使用频率，采用分级存储方式，如在线存储、近线存储和离线存储。2.制定数据存储策略，定期对存储设备进行清理和优化，确保存储空间充足。（三）备份管理1.建立完善的备份制度，定期对档案数字化数据进行全量备份和增量备份。2.备份数据应存储在与主存储设备不同的物理位置，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。3.定期进行备份数据的恢复测试，确保备份数据的可用性。六、档案数字化数据安全管理（一）数据访问控制1.建立严格的数据访问权限管理制度，根据用户的工作职责和需求，分配不同的访问权限。2.对数据访问进行身份认证和授权，采用用户名、密码、数字证书等多种认证方式。3.定期审查用户访问权限，及时调整权限设置，确保数据访问的安全性。（二）数据加密1.对重要的档案数字化数据进行加密处理，采用对称加密和非对称加密相结合的方式。2.在数据传输过程中，采用加密协议对数据进行加密传输，防止数据被窃取或篡改。（三）数据安全审计1.建立数据安全审计系统，对数据访问、操作等行为进行实时监测和记录。2.定期对审计数据进行分析，发现异常行为及时进行调查和处理，防范数据安全风险。（四）数据安全应急处理1.制定数据安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期组织数据安全应急演练，提高应对数据安全事件的能力。3.发生数据安全事件时，应立即启动应急预案，采取措施进行处理，减少损失，并及时向上级报告。七、档案数字化数据利用与共享（一）利用申请与审批1.使用部门如需利用档案数字化数据，应填写利用申请表，注明利用目的、数据范围等。2.申请表经部门负责人审核后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据申请内容和数据管理规定进行审批，批准后提供相应的数据服务。（二）利用方式与规范1.提供数据查阅、下载、打印等多种利用方式，满足使用部门的需求。2.使用部门应在规定的场所和时间内利用数据，不得擅自复制、传播数据。3.对涉及公司机密的档案数字化数据，应严格按照保密规定进行利用。（三）数据共享1.明确档案数字化数据共享的范围和条件，建立数据共享机制。2.数据共享应遵循安全、合法、可控的原则，确保共享数据的安全和合规使用。3.共享数据的提供方和接收方应签订共享协议，明确双方的权利和义务。八、档案数字化数据质量保障（一）质量标准制定1.制定详细的档案数字化数据质量标准，涵盖数据采集、整理、扫描、存储等各个环节。2.质量标准应明确数据的准确性、完整性、规范性等要求。（二）质量检查与评估1.档案管理部门定期对档案数字化数据质量进行检查，采用抽检和全检相结合的方式。2.建立质量评估指标体系，对数据质量进行量化评估，及时发现和解决质量问题。（三）质量改进措施1.根据质量检查和评估结果，制定针对性的质量改进措施，持续提高档案数字化数据质量。2.对质量问题进行分析总结，加强对相关工作人员的培训，提高业务水平。九、档案数字化数据管理监督与考核（一）监督检查1.监督部门定期对档案数字化数据管理工作进行全面监督检查，检查内容包括制度执行情况、数据质量、安全管理等。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案数字化数据管理工作考核评价机制，对各部门的工作进行量化考核。2.考核指标包括数据质量、安全管理、利用效率、制度执行等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对