档案数字化服务管理制度

PAGE档案数字化服务管理制度一、总则（一）目的为规范公司档案数字化服务管理工作，确保档案数字化过程的质量、安全与高效，充分发挥档案数字化成果在公司各项业务中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及档案数字化服务的所有部门及相关工作人员，包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节。（三）基本原则1.合法性原则：档案数字化服务过程严格遵守国家法律法规，确保档案信息的合法使用与安全保护。2.真实性原则：保持档案内容的原始性和真实性，数字化成果与原始档案一致。3.完整性原则：全面、完整地对公司各类档案进行数字化处理，确保档案信息不遗漏。4.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化过程中信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。5.规范性原则：遵循统一的行业标准和公司内部规范，确保数字化工作的标准化、规范化。二、档案数字化服务流程（一）档案整理1.档案收集各部门按照档案管理要求，定期将需要数字化的档案移交至档案管理部门。档案管理部门对接收的档案进行核对，确保档案齐全、完整，符合数字化要求。2.分类编号依据公司档案分类方案，对档案进行分类。按照编号规则为每份档案赋予唯一的标识，便于后续管理与查询。3.装订编目对破损、散页的档案进行修复和装订。编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限等信息，形成纸质目录和电子目录。（二）扫描1.扫描设备选择根据档案类型、数量及扫描要求，选用合适的扫描设备，确保扫描图像清晰、完整。定期对扫描设备进行维护和校准，保证设备正常运行。2.扫描参数设置根据档案纸张类型、颜色、字迹清晰度等因素，合理设置扫描分辨率、色彩模式、图像格式等参数。一般情况下，扫描分辨率不低于200dpi，黑白二值图像采用TIFF格式存储，彩色图像采用JPEG格式存储。3.扫描操作扫描人员按照扫描参数要求进行扫描操作，确保扫描图像准确、完整。对于双面档案，应进行双面扫描，并保证图像拼接准确、无误。扫描过程中，要注意保护档案原件，避免损坏。（三）图像处理1.图像纠偏对扫描图像出现的倾斜、扭曲等情况进行纠偏处理，使图像端正、清晰。2.去污处理去除扫描图像上的污渍、黑点、黑线等杂质，提高图像质量。3.裁剪拼接对扫描图像进行裁剪，去除多余的白边，保证图像内容完整。将双面扫描的图像进行拼接，确保拼接处无明显缝隙和错位。4.图像优化根据需要对图像进行亮度、对比度、色彩平衡等调整，使图像更加清晰、美观。（四）数据挂接1.数据录入将档案目录信息录入档案管理系统，确保录入数据准确、完整。对档案扫描图像进行命名，命名规则应与档号相对应，便于系统识别与管理。2.数据挂接将数字化后的图像文件与档案目录信息进行关联挂接，使每份档案的电子图像与档案目录一一对应。挂接完成后，进行数据核对，确保挂接准确无误。（五）存储1.存储设备选择根据档案数字化数据量及存储期限要求，选用合适的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据安全可靠。2.存储策略制定制定数据存储策略，包括数据存储方式、存储位置、备份周期等。采用分级存储方式，将重要档案数据进行长期存储，一般档案数据进行短期存储。3.数据存储将数字化后的档案数据按照存储策略进行存储，确保数据存储有序、可查。定期对存储设备进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。三、人员管理（一）人员资质要求1.档案数字化服务人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理业务和数字化处理流程。2.扫描、图像处理等关键岗位人员应经过专业培训，取得相关资格证书。（二）人员培训1.定期组织档案数字化服务人员参加业务培训，包括档案管理知识、数字化技术、安全保密等方面的培训。2.邀请行业专家进行讲座和指导，提高人员的业务水平和综合素质。（三）人员考核1.建立人员考核机制，对档案数字化服务人员的工作表现、业务能力、工作质量等进行定期考核。2.考核结果与绩效挂钩，激励人员积极工作，提高工作质量。四、质量管理（一）质量标准制定1.依据国家相关档案数字化行业标准，结合公司实际情况，制定档案数字化服务质量标准。2.质量标准应涵盖档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储等各个环节，明确各环节的质量要求和验收指标。（二）质量控制措施1.建立质量检查制度，对档案数字化服务过程进行全程质量监控。2.设立质量检查岗位，配备专业质量检查人员，定期对数字化成果进行抽检和全检。3.对质量检查中发现的问题及时进行整改，确保数字化成果符合质量标准。（三）质量验收1.档案数字化服务项目完成后，由档案管理部门组织相关人员进行质量验收。2.验收内容包括档案数字化成果是否完整、准确、清晰，数据挂接是否正确，存储是否安全等。3.验收合格后，出具质量验收报告，作为项目交付的依据。五、安全管理（一）安全制度建立1.制定档案数字化服务安全管理制度，明确安全责任和安全措施。2.安全制度应包括人员安全管理、设备安全管理、数据安全管理、网络安全管理等方面的内容。（二）人员安全管理1.对档案数字化服务人员进行安全保密教育，提高人员的安全意识和保密意识。2.与人员签订安全保密协议，明确人员在档案数字化服务过程中的安全保密责任。（三）设备安全管理1.定期对扫描设备、存储设备等进行维护和保养，确保设备正常运行。2.对设备进行安全防护，安装杀毒软件、防火墙等安全软件，防止病毒入侵和网络攻击。3.设备出现故障时，应及时进行维修和处理，确保数据安全。（四）数据安全管理1.对档案数字化过程中产生的数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全。2.建立数据备份制度，定期对数字化档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质和地点。3.严格控制数据访问权限，只有经过授权的人员才能访问和处理档案数字化数据。（五）网络安全管理1.加强档案数字化服务网络安全管理，确保网络畅通和安全。2.对网络进行安全防护，设置网络访问权限，防止非法网络访问。3.定期对网络安全进行检查和评估，及时发现和处理网络安全隐患。六、保密管理（一）保密制度建立1.制定档案数字化服务保密管理制度，明确保密责任和保密措施。2.保密制度应包括保密范围、保密措施、保密监督等方面的内容。（二）保密措施1.对档案数字化服务场所进行物理隔离，防止无关人员进入。2.对档案数字化设备进行加密处理，防止数据泄露。3.对档案数字化过程中产生的废纸、废盘等进行妥善处理，防止信息泄露。（三）保密监督1.建立保密监督机制，定期对档案数字化服务过程进行保密检查。2.对违反保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。七、设备与场地管理（一）设备管理1.建立档案数字化服务设备台账，记录设备的型号、数量、购置时间、使用情况等信息。2.定期对设备进行维护和保养，确保设备正常运行。3.设备出现故障时，应及时进行维修和处理，确保设备能够满足档案数字化服务工作的需要。（二）场地管理1.合理规划档案数字化服务场地，确保场地整洁、通风良好。2.对场地进行安全防护，安装监控设备、防盗报警装置等，确保场地安全。3.定期对场地进行清洁和消毒，防止灰尘、细菌等对档案数字化设备和档案造成损害。八、成本管理（一）成本预算编制1.根据档案数字化服务项目的工作量、工作难度、设备需求等因素，编制成本预算。2.成本预算应包括人员费用、设备购置费用、场地租赁费用、软件费用、耗材费用等方面的内容，并进行详细的费用核算。（二）成本控制措施1.严格按照成本预算进行费用支出控制，确保各项费用支出合理、合规。2.优化档案数字化服务流程，提高工作效率，降低人力成本。3.合理选择设备和耗材，降低设备购置费用和耗材费用。（三）成本核算与分析1.定期对档案数字化服务项目的成本进行核算，分析成本构成和成本变动情况。2.根据成本核算与分析结果，及时调整成本预算和成本控制措施，提高成本管理水平。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门负责对档案数字化服务过程进行内部监督，定期检查服务质量、安全管理、保密管理等方面的工作情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.积极配合国家档