关于制造业档案管理制度

PAGE关于制造业档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司制造业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为公司生产经营、技术研发、管理决策等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属制造企业、车间、部门等涉及制造业相关业务活动所形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对制造业档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映公司制造业活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理制造业活动中形成的各类档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率，满足公司各项工作需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部，作为公司制造业档案管理的归口部门，负责制定档案管理制度、规划档案管理工作、组织档案的收集整理、保管利用等工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作。对档案进行安全保管，定期检查档案保管状况，确保档案安全。办理档案的查阅、借阅、归还等手续，做好记录。协助各部门做好档案的整理归档工作，提供业务指导。2.部门兼职档案员负责本部门制造业档案的收集、整理和初步分类工作，定期移交档案管理部门。配合档案管理部门开展档案清查、统计等工作，及时反馈本部门档案管理情况。三、档案的分类与编号（一）分类标准根据制造业档案的形成领域、内容性质等，将档案分为以下几大类：1.产品研发档案产品设计图纸、技术文件、研发项目文档等。包括新产品研发过程中的立项报告、可行性研究报告、设计计算书、试验报告等。2.生产工艺档案生产工艺流程、操作规程、工艺卡片等。涵盖原材料加工、零部件制造、产品装配等各个环节的工艺文件。3.设备管理档案设备台账、设备档案卡片、设备维护保养记录、设备操作规程等。记录设备的购置、安装、调试、运行、维修、改造等全过程信息。4.质量管理档案质量标准文件、检验记录、质量控制图表、不合格品处理记录等。涉及产品质量检验、质量控制、质量改进等方面的档案。5.物资采购档案采购合同、供应商档案、物资验收记录等。包括原材料、零部件、设备等采购业务形成的各类档案。6.销售与售后服务档案销售合同、客户档案、售后服务记录等。记录产品销售及售后服务过程中的相关信息。7.人力资源档案员工档案、培训记录、绩效考核档案等。与公司制造业员工相关的人事档案及培训、考核等资料。8.财务管理档案成本核算资料、财务报表、固定资产台账等。涉及制造业成本核算、财务收支等方面的档案。（二）编号规则为便于档案的标识和管理，对各类档案进行统一编号。编号采用“大类代码分类代码流水号”的结构。1.大类代码用一位大写字母表示，如“P”表示产品研发档案，“C”表示生产工艺档案等。2.分类代码根据各类档案的具体分类情况，用两位数字表示，如“P01”表示产品设计图纸，“C02”表示零部件制造工艺等。3.流水号按照档案形成时间顺序，用四位数字表示，如“P010001”表示第一份产品设计图纸。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在制造业活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等。（二）收集要求1.明确文件材料的形成部门和责任人，确保文件材料及时、完整地收集。2.对收集的文件材料进行初步审核，剔除重复、无效的文件。3.对于重要文件材料，应及时备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集的文件材料进行分类，同类文件集中在一起。2.编号编目对每一份档案进行编号，并编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.装订成册对于纸质档案，按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。五、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全存放。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行盘点，核对档案数量和保管状况，发现问题及时处理。3.做好档案库房的清洁卫生工作，保持适宜的温度、湿度环境。4.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质，并定期进行检查和维护。（三）档案的安全保护1.严格遵守国家有关档案安全保护的法律法规，制定档案安全管理制度。2.加强档案库房的安全防范措施，安装防盗、防火、防潮、防虫等设施。3.对涉及公司机密的档案，严格限制查阅和使用范围，采取加密存储、专人保管等措施。六、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，需经公司主管领导审批后方可查阅。3.外部单位因工作需要查阅档案，须持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人和主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）借阅手续1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（三）档案的复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、用途等信息。2.经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员进行复制。3.复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，判断档案的保存价值。2.根据档案保管期限表，确定档案的保管期限是否已满。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清单》，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经公司主管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司制造业档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理流程1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，形成电子档案。2.数据录入将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息化管理系统。3.系统管理对档案信息化管理系统进行日常维护、数据备份、安全管理等工作。4.信息检索与利用通过档案信息化管理系统，实现档案的快速检索和在线查阅、借阅等功能。（三）安全保障措施1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，防止数据泄