乡镇卫生院档案保管制度

PAGE乡镇卫生院档案保管制度一、总则1.目的为加强乡镇卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于乡镇卫生院各科室在工作中形成的各种门类和载体的档案，包括但不限于文书档案、医疗档案、财务档案、人事档案、设备档案等。3.档案管理原则遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、便于利用的原则，确保档案管理工作规范化、标准化、科学化。二、档案管理机构与人员职责1.档案管理机构设立专门的档案管理科室或指定专人负责档案管理工作，明确档案管理机构的职责范围，确保档案管理工作的有效开展。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全与保密。定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。积极开展档案编研工作，为卫生院的决策和管理提供参考依据。对各科室的档案管理工作进行指导和监督，提高全院档案管理水平。三、档案的收集与整理1.收集范围上级部门下发的各类文件、通知、指示等。卫生院制定的规章制度、工作计划、总结、报告等。医疗业务活动中形成的病历、处方、检查报告、医疗记录等。财务收支报表、凭证、账目等。人事任免、考核、奖惩等相关材料。设备采购、维修、报废等资料。其他与卫生院工作有关的具有保存价值的文件材料。2.收集要求各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保材料的及时、完整。收集的文件材料应真实、准确、清晰，严禁涂改、伪造。对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。按照档案管理的分类标准进行整理，做到分类科学、编号规范。4.整理方法文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。医疗档案按照病历号顺序排列，整理成册，建立病历索引。财务档案按照会计年度，将凭证、账簿、报表等分别整理归档。人事档案按照干部人事档案管理的有关规定进行整理。设备档案按照设备型号、购置时间等进行分类整理，建立设备档案台账。四、档案的归档与保管1.归档时间文书档案应在次年上半年完成归档工作。医疗档案应在患者出院后[X]个工作日内完成归档。财务档案应在会计年度终了后[X]个月内归档。人事档案应在相关材料形成后及时归档。设备档案应在设备验收合格后[X]个工作日内归档。2.归档要求归档的档案应齐全完整，符合整理要求。编制档案目录，填写档案盒封面、脊背等相关信息，确保档案标识清晰。对电子档案应进行备份，并按照规定的格式和存储介质进行保存。3.保管期限文书档案的保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。医疗档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般不少于[X]年。财务档案的保管期限按照会计档案管理办法执行。人事档案的保管期限为长期。设备档案的保管期限自设备报废后[X]年。4.保管条件设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境安全可靠。5.档案的存放按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。同一类档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。五、档案的借阅与利用1.借阅范围因工作需要，本院职工可借阅与其工作相关的档案。外单位查阅档案需经卫生院领导批准，并办理相关手续。2.借阅手续本院职工借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理科室办理借阅手续。外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经卫生院领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照，应另行办理审批手续。3.借阅期限本院职工借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外单位查阅档案的期限由卫生院领导根据实际情况确定。4.利用规定借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、拆散档案。查阅档案时，应在档案管理科室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。档案管理人员应对档案的借阅和利用情况进行登记，定期检查档案的归还情况，确保档案安全。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理科室牵头，组织相关科室人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对失去保存价值的档案，提出销毁意见。2.销毁程序经鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，报卫生院领导审批。经领导批准后，由档案管理人员和相关监督人员共同到指定地点进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案彻底销毁。销毁完毕后，在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》永久保存。七、档案的统计与移交1.统计工作档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行详细记录。定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。按照上级部门的要求，及时报送档案统计报表。2.移交工作卫生院因机构变动、撤销等原因，需要进行档案移交时，应按照国家有关规定办理档案移交手续。档案移交时，应编制《档案移交清册》，详细