档案三合一制度意义何在

PAGE档案三合一制度意义何在一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门应按照档案形成规律和特点，及时、准确地收集、整理本部门工作中形成的各类档案，保证档案的完整性和准确性。3.方便利用原则档案管理部门应采取有效措施，优化档案管理流程，提高档案检索速度和利用效率，为公司各项工作提供便捷高效的档案服务。二、档案三合一制度的具体内容（一）档案分类方案1.行政类档案公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。公司行政办公文件，如通知、报告、请示、会议纪要等。公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关材料，以及员工基本信息、劳动合同、培训记录等。公司资质证书、荣誉证书等相关文件。2.财务类档案会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。会计账簿，如总账、明细账、日记账等。财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。税务申报资料，如纳税申报表、税务审计报告等。财务预算、决算报告等相关文件。3.业务类档案市场营销档案，包括市场调研报告、客户资料、销售合同、广告宣传资料等。生产管理档案，如生产计划、生产工艺文件、质量检验报告、设备维护记录等。研发项目档案，包括项目立项报告、研究方案、实验数据、技术成果等。采购与供应链档案，如采购合同、供应商资料、物流配送记录等。售后服务档案，包括客户投诉处理记录、维修记录、回访记录等。4.其他类档案公司基建档案，如工程规划文件、施工图纸、竣工验收报告等。公司信息化建设档案，如系统开发文档、数据备份记录、网络安全资料等。公司对外合作档案，如合作协议、合作项目资料等。公司重大活动档案，如庆典活动、会议活动、培训活动等相关资料。（二）文件材料归档范围和保管期限表1.行政类档案公司设立、变更、注销等相关文件，永久保管。公司行政办公文件，根据文件性质和重要程度确定保管期限，一般为10年至30年不等。公司人事档案，员工基本信息、劳动合同等永久保管，员工培训记录、考核记录等保管期限为10年，员工离职材料保管期限为5年。公司资质证书、荣誉证书等相关文件，永久保管。2.财务类档案会计凭证：原始凭证和记账凭证保管期限为30年。会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年。财务报表：年度财务报表永久保管，中期财务报表保管期限为10年。税务申报资料：保管期限为10年。财务预算、决算报告：永久保管。3.业务类档案市场营销档案：市场调研报告、客户资料等保管期限为10年，销售合同保管期限为合同履行完毕后5年，广告宣传资料保管期限为5年。生产管理档案：生产计划、生产工艺文件等保管期限为10年，质量检验报告保管期限为产品保质期后1年，设备维护记录保管期限为设备使用寿命周期。研发项目档案：项目立项报告、研究方案等保管期限为项目结束后10年，实验数据、技术成果等永久保管。采购与供应链档案：采购合同保管期限为合同履行完毕后5年，供应商资料保管期限为10年，物流配送记录保管期限为5年。售后服务档案：客户投诉处理记录、维修记录等保管期限为产品保质期后1年，回访记录保管期限为5年。4.其他类档案公司基建档案：工程规划文件、施工图纸等永久保管，竣工验收报告保管期限为工程使用年限。公司信息化建设档案：系统开发文档、数据备份记录等保管期限为系统停止使用后5年，网络安全资料保管期限为10年。公司对外合作档案：合作协议保管期限为协议履行完毕后5年，合作项目资料保管期限为项目结束后10年。公司重大活动档案：庆典活动、会议活动、培训活动等相关资料保管期限为10年。（三）档案整理规则1.分类整理档案应按照分类方案进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.编号标识为便于档案的检索和管理，应对每一份档案进行编号标识，并在档案盒、文件夹等载体上注明档案编号、类别、年度、保管期限等信息。3.装订编目纸张破损、褪色的文件应进行修复或复制，字迹模糊的文件应进行抄写或打印。档案应按照一定的规格进行装订，去除金属物，编写页码，制作卷内目录、备考表等。三、档案管理流程（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案形成规律和特点，及时收集各类文件材料，并定期移交公司档案管理部门。2.公司档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.公司档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案整理规则进行分类整理，确保档案的完整性和准确性。2.在整理过程中，如发现档案材料不齐全、不准确或不符合要求的，应及时与相关部门沟通协调，补充完善档案材料。（三）档案保管1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对超过保管期限的档案应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案鉴定1.公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值，对失去保存价值的档案应按照规定进行销毁。2.档案鉴定工作应由公司档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的保管期限和是否需要销毁。（五）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、类别、年度、保管期限、销毁原因等信息，并经公司领导批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监销，确保档案销毁彻底，并在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。（六）档案利用1.公司员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据档案查阅申请表，为查阅人员提供必要的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行涂改、损毁、丢失等行为。3.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定办理查阅手续，并经公司领导批准。档案管理人员应按照规定为查阅人员提供档案资料，并做好查阅登记和监督工作。四、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规范，并组织实施。2.负责公司档案的集中统一管理，收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司各类档案。3.指导和监督各部门档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理工作的现代化、规范化和科学化。（二）各部门职责1.各部门应明确专人负责本部门档案管理工作，建立健全本部门档案管理制度，确保档案管理工作的顺利开展。2.按照档案形成规律和特点，及时、准确地收集、整理本部门工作中形成的各类文件材料，并定期移交公司档案管理部门。3.负责本部门档案的日常保管和利用工作，严格遵守档案查阅、借阅等管理制度，确保档案的安全和完整。4.积极配合公司档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的指导和监督，及时整改存在的问题。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守公司档案管理制度，履行档案管理职责。2.负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理工作水平。4.做好档案库房的日常管理工作，维护档案保管设备的正常运行，确保档案的安全保管。5.积极为公司员工提供档案利用服务，及时、准确地提供档案资料，满足公司各项工作的需要。五、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.公司应建立档案管理工作考核评价制度，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理制度建设、档案管理工作质量、档案利用效果等方面，考核评价结果作为部门和个人绩效考核的重要依据。