旅行社财务档案管理制度

PAGE旅行社财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强旅行社财务档案管理，确保财务档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本旅行社实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本旅行社及所属各部门在财务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.统一领导、分级管理原则：财务档案管理工作由旅行社总经理统一领导，财务部负责具体组织实施，并接受上级主管部门和档案管理部门的监督指导。2.完整准确、安全保密原则：确保财务档案的内容完整、准确，妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。3.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、财务档案的分类与归档（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、合同协议等各类经济业务发生时取得或填制的原始单据。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证。3.凭证装订：每月终了，由会计人员按照编号顺序整理、装订成册，并在封面上注明年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账：根据总账科目所属明细科目设置，详细记录某一类经济业务的账簿。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。4.辅助账簿：如固定资产明细账、往来明细账等，用于补充记录某些特定经济业务的账簿。5.账簿装订：年度终了，将各账簿整理、装订成册，并在封面上注明账簿名称、年度、册数等内容。（三）财务报告1.月度财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，反映旅行社月度财务状况和经营成果的报表。2.季度财务报表：在月度报表基础上编制，提供更详细的财务信息。3.年度财务报表：全面反映旅行社年度财务状况、经营成果和现金流量的报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。4.财务报告装订：年度终了，将各类财务报告按顺序整理、装订成册，并加盖单位公章和相关人员印章。（四）其他财务资料1.财务预算：包括年度预算、季度预算、月度预算等，反映旅行社未来一定时期内财务收支计划的文件。2.财务分析报告：对旅行社财务状况、经营成果进行分析评价的报告，为管理层决策提供依据。3.税务资料：包括纳税申报表、税务审计报告、发票领购簿等与税务相关的资料。4.银行对账单及余额调节表：反映旅行社银行账户收支情况及与银行核对账目差异的资料。5.合同协议：与财务活动相关的各类合同协议，如借款合同、租赁合同、采购合同等。6.其他重要财务文件：如财务制度、财务审计报告、财务工作交接清单等。7.上述其他财务资料应按照类别、年度进行整理归档，确保资料的完整性和系统性。三、财务档案的整理与保管（一）整理要求1.会计人员应在每月末对当月形成的财务档案进行初步整理，确保资料齐全、完整。2.按照档案分类标准，对各类财务档案进行分类、编号，编制档案目录。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，保持档案的清晰可读。（二）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务报告中，月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务报表永久保管。4.其他财务资料保管期限根据相关规定执行，一般为10年或永久保管。（三）保管方式1.设立专门的财务档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.财务档案应分类存放于档案柜中，标识清晰，便于查找。3.电子财务档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（四）保管人员职责1.负责财务档案的整理、归档、保管工作，确保档案的安全和完整。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，对档案的查阅、借阅情况进行登记。3.定期对财务档案进行检查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。4.按照规定期限对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。四、财务档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本旅行社内部人员查阅财务档案，需填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经部门负责人签字同意后，方可到财务档案室查阅。2.查阅财务档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案资料。（二）借阅规定1.因工作需要借阅财务档案的，需填写《财务档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经财务部负责人和旅行社总经理批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅期满，借阅人员应及时归还所借档案，由档案保管人员进行核对、清点，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。五、财务档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.财务部应定期对已到保管期限的财务档案进行鉴定，由财务部负责人、档案保管人员及相关业务人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，提出鉴定意见，确定哪些档案可以销毁，哪些档案仍需继续保存。（二）销毁1.经鉴定可以销毁的财务档案，应编制《财务档案销毁清册》，详细列出档案名称、年度、册数、起止日期、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《财务档案销毁清册》经财务部负责人和旅行社总经理审核批准后，方可进行销毁。3.销毁财