档案三合一制度定义标准

PAGE档案三合一制度定义标准一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案三合一制度定义标准。（二）适用范围本标准适用于公司各部门在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司各项活动的过程和结果，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案分类（一）分类依据根据公司业务范围和档案形成特点，将档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、党群工作类、特殊载体类等五大类。（二）具体分类1.行政管理类公司文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告等。会议文件：公司各类会议形成的文件、纪要等。人事档案：员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等档案材料。财务档案：公司财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等。审计档案：公司内部审计和外部审计形成的档案材料。法务档案：公司合同、协议、诉讼案件等相关档案。资质证照：公司营业执照、资质证书、荣誉证书等。其他行政管理档案：不属于上述分类的行政管理类档案。2.经营管理类市场调研：市场调研报告、市场分析资料等。市场营销：销售合同、营销策划方案、广告宣传资料等。客户关系管理：客户信息、客户投诉处理记录等。物资采购：采购合同、采购计划、供应商资料等。物流管理：物流配送记录、运输合同等。质量管理：质量标准、检验报告、质量事故处理记录等。其他经营管理档案：不属于上述分类的经营管理类档案。3.生产技术类产品研发：新产品研发计划、研发报告、技术图纸等。生产工艺：生产工艺流程、操作规程、技术文件等。设备管理：设备台账、设备维护保养记录、设备故障维修记录等。安全环保：安全管理制度、安全检查记录、环保监测报告等。能源管理：能源消耗记录、节能措施等。其他生产技术档案：不属于上述分类的生产技术类档案。4.党群工作类党组织建设：党组织文件、党员档案、党组织活动记录等。工会工作：工会文件、工会活动记录、职工权益保障资料等。共青团工作：共青团文件、共青团活动记录等。企业文化建设：企业文化宣传资料、企业精神文明建设成果等。其他党群工作档案：不属于上述分类的党群工作类档案。5.特殊载体类声像档案：照片、录音、录像等。电子档案：公司信息化系统中产生的各类电子文件、数据等。实物档案：公司获得的奖杯、奖牌、证书等实物。其他特殊载体档案：不属于上述分类的特殊载体类档案。三、档案编号（一）编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的识别、检索和管理。（二）编号方法1.行政管理类档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的编号方法。年度：用四位数字表示，如“2023”。类别代码：根据档案分类设置，用两位字母表示，如“GZ”表示行政管理类中的公司文件。流水号：用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。示例：2023GZ0001，表示2023年行政管理类中的公司文件第1份。2.经营管理类档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的编号方法，编号规则同行政管理类档案。3.生产技术类档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的编号方法，编号规则同行政管理类档案。4.党群工作类档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的编号方法，编号规则同行政管理类档案。5.特殊载体类档案编号声像档案编号：采用“年度+类别代码+流水号”的编号方法，编号规则同行政管理类档案。电子档案编号：根据电子档案在信息化系统中的存储路径和文件名进行编号，确保编号的唯一性。实物档案编号：采用“年度+实物名称代码+流水号”的编号方法，表示年度，用四位数字表示；实物名称代码，用两位字母表示，如“JB”表示奖杯；流水号，用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。示例：2023JB0001，表示2023年获得的第1个奖杯。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.纸质档案整理分类：按照档案分类标准对纸质档案进行分类。装订：将每份文件材料按顺序排列，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。编页号：在每份文件材料的右上角或右下角编写页号，正面编在右上角，背面编在右下角。编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上填写盒号、年度、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等信息。2.电子档案整理分类：按照档案分类标准对电子档案进行分类。命名：电子档案的文件名应按照“年度+类别代码+流水号+题名”的格式命名，确保文件名的唯一性和规范性。存储：电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。编目：建立电子档案目录数据库，记录电子档案的文件名、存储路径、日期、责任者等信息，便于检索和利用。五、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案公司成立以来的重要历史文件、规章制度、会议记录等。公司的年度财务报表、审计报告、税务资料等。公司的重大合同、协议、诉讼案件等。公司获得的重要荣誉证书、资质证书等。其他具有重要保存价值的档案。2.长期保管的档案公司的一般性文件、会议记录、人事档案等，保管期限为30年。公司的经营管理档案、生产技术档案等，保管期限为10年。其他需要长期保存的档案。3.短期保管的档案公司的临时性文件、一般性通知等，保管期限为5年。其他需要短期保存的档案。（四）档案鉴定公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。档案鉴定工作应由公司综合管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。经公司领导批准后，对失去保存价值的档案进行销毁。（五）档案销毁档案销毁应严格按照国家有关法律法规和公司规定进行。档案销毁前，应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应经公司领导批准后存档。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。六、档案利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请表提供档案，并做好查阅登记工作。2.借阅：公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案管理部门应定期催还借阅的档案。3.复制：公司内部人员因工作需要复制档案时，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应根据复制申请表提供档案复印件，并做好复制登记工作。复制档案应注明“复印件”字样，并加盖档案管理部门印章。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密和技术秘密的档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅和复制。2.档案利用人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。3.档案利用人员应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。七、监督与检查（一）监督检查部门公司综合管理部门负责对档案管理工作进行监督检查，定期对档案管理情况进行抽查，确保档案管理工作符合本制度定义标准的要求。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作情况。3.档案管理设施设备的配备和使用情况。4.档案管理人员的业务素质和工作责任心。（三）问题整改