保密档案管理制度及流程

PAGE保密档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司保密档案管理，确保公司档案信息的安全性和保密性，防止档案信息泄露，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中涉及保密事项的相关活动。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.分级负责原则：按照档案的重要性和敏感性，实行分级管理，明确各部门及人员的职责。3.安全保密原则：采取有效措施，确保档案信息在收集、整理、存储、利用、传输和销毁等环节的安全保密。二、保密档案的范围及分类（一）保密档案范围1.涉及公司商业秘密的档案：包括公司的技术研发资料、产品配方、生产工艺、营销策略、客户信息、财务数据等。2.涉及公司重大决策和战略规划的档案：如公司发展规划、投资计划、重大项目方案等。3.涉及公司内部管理机密的档案：如人事任免、薪酬福利、内部考核等相关资料。4.涉及国家机密或受法律法规保护的档案：如与国家安全、国防建设等相关的文件资料。（二）保密档案分类及标识1.技术类：涵盖公司的各类技术研发文档、专利资料等，标识为“技术密档”。2.商业类：包含市场调研报告、销售合同、客户名单等，标识为“商业密档”。3.管理类：涉及公司内部管理的各类文件，如规章制度、会议纪要等，标识为“管理密档”。4.其他类：针对涉及国家机密或特殊法律法规保护的档案，根据具体情况进行特殊标识。三、保密档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司保密档案管理制度及流程，并组织实施。2.负责保密档案的收集、整理、归档、编目、存储和保管等工作，确保档案的完整性和准确性。3.定期对保密档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。4.负责保密档案的借阅、查阅、复制等利用工作的审核和登记，确保档案使用符合规定。5.指导和监督各部门的保密档案管理工作，开展档案管理培训和宣传教育活动。（二）各部门职责1.负责本部门保密档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向档案管理部门移交。2.严格执行公司保密档案管理制度，明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案安全。3.对涉及本部门的保密档案借阅、查阅、复制等申请进行初审，并配合档案管理部门做好相关工作。4.加强对本部门员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止档案信息泄露。（三）员工个人职责1.严格遵守公司保密档案管理制度，不得私自留存、传播、泄露公司保密档案信息。2.在工作中妥善保管涉及保密档案的文件资料，不得擅自将其带出工作场所。3.如发现保密档案信息有泄露风险或异常情况，应及时报告上级领导和档案管理部门。四、保密档案管理流程（一）档案收集与整理1.收集要求各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门产生的各类文件资料，确保档案的完整性。对于涉及保密事项的文件，应在文件形成时明确标识，并按照保密要求进行处理。2.整理标准档案管理部门对收集到的保密档案进行统一整理，按照分类标准进行分类编号。对每份档案进行编目，包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于查询和管理。（二）档案存储与保管1.存储设施设立专门的保密档案库房，配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防磁等设施。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。2.存储方式：保密档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储。纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行加密处理。3.保管期限：根据档案的重要性和性质，确定不同保密档案的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期，具体期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。4.定期检查：档案管理部门定期对保密档案进行清查和核对，检查档案的存储状况、完整性和准确性。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并记录在案。（三）档案借阅与查阅1.借阅申请因工作需要借阅保密档案的，借阅人应填写《保密档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。2.审批流程档案管理部门对借阅申请进行严格审核，根据档案的保密级别和借阅人的工作需求，决定是否批准借阅。对于涉及重要机密的档案，需经公司主管领导审批后方可借阅。3.借阅登记：经批准借阅的档案，档案管理部门应进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅期限：借阅保密档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。5.查阅规定查阅保密档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人不得擅自将档案带出指定场所。查阅过程中，查阅人应遵守保密规定，不得对档案进行涂改、标记、拍照或复制等操作，如需复制，应另行申请并经批准。（四）档案复制与传输1.复制申请：因工作需要复制保密档案的，复制申请人应填写《保密档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、复制份数、复制用途等信息。2.审批流程：申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据档案的保密级别和复制用途进行审核，批准后方可复制。3.复制登记：复制完成后，档案管理部门应对复制情况进行登记，记录复制人姓名、部门、复制时间、复制份数等信息。4.传输规定：如需通过电子方式传输保密档案，应采用加密传输方式，并确保传输过程的安全性。传输前，应填写《保密档案传输申请表》，经审批后按照规定进行传输操作。（五）档案销毁1.销毁鉴定：对于已到保管期限或失去保存价值的保密档案，档案管理部门应组织相关人员进行鉴定，确定是否可以销毁。2.销毁申请：经鉴定可以销毁的档案，档案管理部门应填写《保密档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，报公司主管领导审批。3.销毁方式：保密档案的销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行现场监督，并记录销毁时间、地点、参与人员等信息。4.销毁记录：销毁工作完成后，档案管理部门应将销毁申请表、销毁记录等相关资料整理归档，以备查考。五、保密措施与监督检查（一）保密措施1.人员管理对涉及保密档案管理的人员进行严格的背景审查和保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。加强对员工的日常管理，关注员工的工作行为和思想动态，发现异常情况及时采取措施。2.物理防护保密档案库房应安装门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。对存储保密档案的设备和介质进行加密处理，并定期更换密码。3.技术防护采用先进的信息技术手段，对保密档案进行加密存储和传输，防止信息泄露。安装防火墙、防病毒软件等安全防护系统，定期进行维护和更新，确保网络安全。（二）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的保密档案管理工作进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.公司内部审计部门定期对保密档案管理情况进行审计，检查档案管理制度的执行情况、档案信息的安全性等，对发现的违规问题进行严肃处理。3.对于违反保密档案管理制度的行为，公司将视情节轻