事业单位档案抽查制度表

PAGE事业单位档案抽查制度表一、总则（一）目的为加强事业单位档案管理，确保档案的真实性、完整性和规范性，提高档案利用效率，根据国家有关法律法规和行业标准，制定本档案抽查制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位各部门及所属机构的档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家档案管理相关法律法规和行业标准，确保档案抽查工作合法合规。2.全面覆盖原则：对事业单位各类档案进行全面抽查，涵盖文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等各个门类。3.重点突出原则：在全面抽查基础上，重点关注涉及重要业务、关键环节、重大事件的档案，以及易出现问题的档案类别。4.客观公正原则：抽查过程中秉持客观公正态度，如实记录发现的问题，确保评价结果真实可靠。二、抽查组织与职责（一）抽查小组构成成立档案抽查工作小组，成员包括档案管理部门负责人、业务骨干以及相关领域专家。（二）职责分工1.档案管理部门负责人负责统筹协调档案抽查工作，制定抽查计划和方案。对抽查结果进行审核和把关，确保抽查工作质量。2.业务骨干按照抽查计划和方案，具体实施档案抽查工作。详细记录抽查过程中发现的问题，填写抽查记录表格。3.相关领域专家对专业性较强的档案进行审查和指导，提供专业意见和建议。协助分析档案管理中存在的深层次问题，提出改进措施。三、抽查内容与标准（一）文书档案1.文件材料收集是否齐全完整，涵盖本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、电报、信函、会议记录、纪要、合同等。重点检查重要决策、重要业务活动、重要会议等相关文件材料的收集情况。2.文件整理分类是否科学合理，遵循文件形成规律和特点，按照年度、机构、问题等进行分类。编号是否规范，每份文件是否有唯一的编号，编号是否连续。装订是否整齐牢固，纸张大小是否统一，有无漏页、掉页现象。3.文件归档是否及时归档，文件形成后是否在规定时间内移交档案部门归档。归档文件目录填写是否准确、清晰，与实际文件内容是否一致。（二）业务档案1.业务流程记录业务档案是否完整记录业务活动的全过程，包括业务开展的依据、过程、结果等相关材料。各项业务环节的记录是否详实、准确，能够反映业务工作的真实情况。2.档案分类与编号根据不同业务类型，分类是否清晰合理，便于查找和利用。编号是否符合业务档案管理特点，具有系统性和逻辑性。3.档案质量字迹是否清晰，图表是否工整，签字盖章是否齐全。纸张质量是否符合要求，有无破损、褪色等现象。（三）人事档案1.档案材料完整性个人履历、学历学位、职称评定、考核奖惩、工资待遇、党团关系等各类材料是否齐全。重点审查近期形成的重要人事变动材料是否及时归档。2.档案审核档案内容是否真实准确，有无涂改、伪造等情况。档案材料的审核手续是否完备，审核意见是否明确。3.档案整理与保管档案整理是否规范，按照规定的顺序和格式进行排列。保管条件是否符合要求，有无防潮、防虫、防火、防盗等措施。（四）财务档案1.会计凭证凭证内容是否完整，包括日期、编号、摘要、借贷方金额、附件张数等。凭证签字盖章是否齐全，审核手续是否完备。凭证装订是否整齐，封面填写是否规范。2.会计账簿账簿设置是否齐全，包括总账、明细账、日记账等。记账是否及时、准确，账目是否清晰，账证、账账、账实是否相符。账簿的启用、交接、保管等是否符合规定。3.财务报表报表编制是否符合会计准则和财务制度要求，数据是否真实、准确、完整。报表之间的勾稽关系是否正确，报送是否及时。（五）档案管理基础工作1.档案库房管理库房设施是否完好，温湿度控制是否符合要求。档案存放是否有序，便于查找和调阅。库房安全防范措施是否到位，有无消防、防盗、防虫等设备。2.档案信息化建设档案信息录入是否准确、及时，数据库是否完整。档案检索系统是否便捷高效，能够满足快速查询档案的需求。电子档案的存储、备份是否安全可靠，符合相关技术标准。（六）抽查标准依据本抽查标准主要依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《企业档案工作规范》等国家法律法规和行业标准制定。四、抽查方式与频率（一）抽查方式1.定期抽查：每年定期开展档案抽查工作，对部分部门的档案进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对特定部门或特定类型的档案进行抽查。3.专项抽查：针对档案管理中存在的突出问题或重点领域，开展专项抽查。（二）抽查频率1.文书档案、业务档案每[X]年至少进行一次全面抽查。2.人事档案、财务档案每年进行一次重点抽查，每[X]年进行一次全面检查。3.档案管理基础工作每季度进行一次常规检查，每年进行一次综合评估。五、抽查程序（一）制定计划档案管理部门负责人根据本单位档案管理实际情况和工作需要，制定年度档案抽查计划，明确抽查的范围、内容、方式、时间安排等。（二）准备工作1.组建抽查小组，明确小组成员的分工和职责。2.收集与抽查相关的档案管理制度、标准规范等文件资料，作为抽查依据。3.准备抽查所需的工具和表格，如档案目录清单、抽查记录表格、评分表等。（三）实施抽查1.抽查小组按照抽查计划和方案，深入各部门档案管理现场，对档案进行逐卷、逐件检查。2.检查过程中，认真核对档案的内容、整理、保管等情况，如实记录发现问题的详细信息，包括档案名称、存在问题描述、问题所在页码等。3.对于专业性较强的档案，可邀请相关领域专家进行协助审查，听取专家意见和建议。（四）记录与汇总1.业务骨干负责填写《档案抽查记录表格》，详细记录抽查过程中发现的问题。2.抽查结束后，对记录的问题进行汇总整理，形成《档案抽查情况汇总表》，明确问题的类别、数量、分布等情况。（五）结果反馈1.档案管理部门负责人组织召开抽查结果反馈会议，向被抽查部门通报抽查情况。2.在会议上详细说明发现的问题，提出整改要求和期限，并听取被抽查部门的意见和解释。（六）整改跟踪1.被抽查部门根据反馈的问题，制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改。2.档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到有效解决。整改完成后，被抽查部门需提交整改报告，经档案管理部门审核确认。六、结果处理（一）问题分类根据抽查发现的问题严重程度，分为一般问题、较严重问题和严重问题三类。1.一般问题：对档案的完整性、准确性、规范性有一定影响，但不影响档案的正常使用和保管。2.较严重问题：可能导致档案信息失真、利用受限，或存在一定安全隐患的问题。3.严重问题：严重违反档案管理法律法规和行业标准，造成档案损毁、丢失或重大信息泄露等后果的问题。（二）处理措施1.一般问题向被抽查部门发出《档案整改通知书》，要求其在规定时间内完成整改。整改完成后，由档案管理部门进行复查，确保问题得到彻底解决。2.较严重问题对被抽查部门进行通报批评，责令其立即整改，并提交详细的整改方案。档案管理部门对整改过程进行全程跟踪指导，整改完成后进行严格复查。复查合格后方可销号。3.严重问题视情节轻重，对相关责任人进行严肃问责，包括警告、记过、降职、撤职等处分。组织专门力量对问题进行深入调查，采取有效措施挽回损失，消除影响。同时完善档案管理制度和流程，防止类似问题再次发生。（三）结果运用1.将档案抽查结果纳入本单位部门绩效考核体系，作为评价部门工作业绩的重要指标之一。2.对档案管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，树立档案管理工作先进典型。3.根据档案抽查结果，总结分析档案管理中存在的共性问题和薄弱环节，针对性地完善档案管理制度和措施，不断提高档案管理水平。七、档案抽查记录与报告（一）记录要求1.档案抽查记录应详细、准确、完整，能够真实反映抽查过程和发现的问题。2.记录内容包括档案名称、所属部门、抽查时间、抽查人员、问题描述、问题类别等。3.记录应采用统一的格式和规范的用语，便于整理和查阅。（二）报告内容1.档案抽查工作报告本次抽查工作的基本情况，包括抽查目的、范围、方式、时间等。抽查发现的主要问题，按照问题类别进行分类统计和分析。整改要求和期限，明确各部门需要整改的问题及完成时间节点。对档案管理工作的总体评价和改进建议。2.档案抽查结果报告以表格形式详细列出各部门档案抽查的具体情况，包括抽查档案数量、发现问题数量、问题类别分布等。对问题较为突出的部门进行重点分析，说明问题产生的原因和可能带来的影响。展示整改完成情况，对已完成整改的部门进行标注，并说明复查结果。（三）报告提交与存档1.档案抽查工作报告和结果报告应在抽查工作结束后[X