档案室重要资料借阅制度

PAGE档案室重要资料借阅制度一、总则（一）目的为加强公司档案室重要资料的管理，确保资料的安全与完整，规范资料借阅行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工借阅档案室重要资料的管理。（三）基本原则1.严格审批原则：借阅重要资料需经过严格的审批流程，确保借阅用途合理、必要。2.安全保密原则：借阅人员应妥善保管资料，不得泄露、篡改或擅自转借他人，确保资料的安全性和保密性。3.限期归还原则：明确借阅期限，借阅人员应按时归还资料，避免逾期占用。二、借阅范围（一）重要资料定义本制度所指重要资料包括但不限于公司的合同协议、财务报表、机密文件、技术资料、人事档案等具有重要价值和保密性的文件资料。（二）具体借阅范围1.合同协议类：各类业务合同、合作协议、租赁合同等。2.财务报表类：月度、季度、年度财务报表，财务审计报告等。3.机密文件类：涉及公司商业秘密、技术秘密、战略规划等方面的文件。4.技术资料类：产品研发资料、工艺文件、技术图纸等。5.人事档案类：员工个人档案、招聘资料、培训记录等。三、借阅流程（一）借阅申请1.借阅人员需填写《重要资料借阅申请表》，详细注明借阅资料名称、借阅用途、预计归还日期等信息。2.申请表应经所在部门负责人签字审批，确保借阅需求真实、合理。（二）审批1.将填写完整的申请表提交至档案室负责人。2.档案室负责人根据资料的重要性、保密性及借阅用途等进行审核。对于涉及重要机密或敏感信息的资料，需报公司高层领导审批。3.审批通过后，档案室负责人在申请表上签署审批意见，并注明借阅期限。（三）借阅登记1.借阅人员凭审批通过的申请表到档案室办理借阅登记手续。2.档案室工作人员根据申请表内容，在《重要资料借阅登记簿》上详细记录借阅人员姓名、部门、借阅资料名称、借阅日期、预计归还日期等信息。3.借阅人员需在登记簿上签字确认。（四）资料领取1.借阅人员按照登记簿上的记录，在档案室工作人员的陪同下领取所借阅的资料。2.档案室工作人员应向借阅人员当面核对资料的数量、完整性等，并提醒借阅人员注意资料的保管和保密要求。四、借阅期限（一）一般借阅期限1.常规资料的借阅期限一般为[X]个工作日。2.特殊情况需延长借阅期限的，借阅人员应提前[X]个工作日向档案室提出申请，经档案室负责人批准后方可延长。延长后的借阅期限最长不得超过[X]个工作日。（二）紧急资料借阅期限对于因工作紧急需要借阅的重要资料，借阅期限根据实际情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。借阅人员应在紧急情况解除后及时归还资料，并向档案室说明情况。五、借阅要求（一）保管责任1.借阅人员应对所借阅的资料妥善保管，不得损坏、遗失、涂改或擅自复制。2.如发现资料有损坏或遗失情况，借阅人员应立即向档案室报告，并承担相应的赔偿责任。（二）使用范围1.借阅人员只能将所借阅的资料用于申请表中注明的用途，不得擅自将资料转借他人或用于其他无关目的。2.如需在资料上进行标记、批注等操作，应事先征得档案室负责人同意，并在归还资料时保持资料的原貌。（三）保密要求1.借阅人员应严格遵守公司的保密制度，对所借阅资料的内容予以保密，不得向无关人员泄露。2.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的资料，借阅人员在使用过程中应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（四）归还要求1.借阅人员应在规定的借阅期限内按时归还所借阅的资料。如需续借，应按照本制度规定办理续借手续。2.归还资料时，借阅人员应确保资料的完整性和整洁性，如有损坏或遗失，应按照公司相关规定进行赔偿。3.档案室工作人员在接收归还资料时，应认真核对资料的数量、完整性等，并在《重要资料借阅登记簿》上注明归还日期。六、监督与检查（一）定期检查1.档案室应定期对重要资料的借阅情况进行检查，包括借阅登记记录、资料归还情况等。2.检查周期为[X]个月一次，检查结果应形成书面报告。（二）违规处理1.如发现借阅人员违反本制度规定，如逾期未归还资料、擅自转借他人、泄露资料机密等，档案室应及时发出书面通知，责令其限期整改。2.对于情节严重的违规行为，公司将视情况给予相应的纪律处分，如警告、罚款、辞退等，并追究其法律责任。七、附则（一）解