档案库房定置化管理制度

PAGE档案库房定置化管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，实现档案存储的规范化、科学化、精细化，确保档案的完整与安全，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类档案库房的管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障档案库房的安全，防止档案受损、丢失、泄密等情况发生。3.有序性原则：对档案进行科学分类、定置存放，便于查找和利用。4.高效性原则：优化档案管理流程，提高档案管理工作效率，满足公司对档案利用的需求。二、档案库房定置规划（一）库房布局1.根据档案库房的面积和功能需求，合理划分不同的区域，包括档案存储区、整理区、查阅区、办公区等。2.档案存储区应按照档案类别、保管期限等进行分区设置，每个区域设置明显的标识牌。（二）存储设备1.配备符合档案保管要求的存储设备，如档案密集架、档案柜、防磁柜等。2.对存储设备进行定期检查和维护，确保其正常运行和使用安全。（三）定置标识1.在档案库房内设置清晰、准确的定置标识，包括区域标识、架位标识、档案类别标识等。2.标识应采用耐久性材料制作，确保长期清晰可见。三、档案入库管理（一）档案整理1.各部门在档案形成后，应按照档案管理的要求进行及时整理，确保档案资料齐全、完整、准确。2.对整理好的档案进行分类、编号，编制档案目录。（二）入库审批1.档案整理完成后，填写《档案入库申请表》，注明档案类别、数量、保管期限等信息，经部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对入库申请进行审批，审核通过后方可安排档案入库。（三）入库操作1.根据档案库房的定置规划，将档案存放到指定的存储设备中，并按照架位标识进行有序排列。2.在档案入库过程中，应做好记录，包括档案名称、数量、入库时间、存放位置等信息。四、档案存储管理（一）档案保管要求1.根据档案的性质和特点，采取相应的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘等。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。（二）温湿度控制1.档案库房应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.每天定时记录库房的温湿度数据，并根据实际情况进行调整。（三）档案盘点1.定期对档案进行全面盘点，每年至少进行一次。2.盘点时应认真核对档案的数量、存放位置等信息，确保账实相符。3.对盘点中发现的问题及时进行处理，并记录在案。五、档案查阅管理（一）查阅申请1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，经部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。2.外部单位或个人查阅档案时，需持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅审批1.档案管理部门对查阅申请进行审批，根据查阅目的和档案的保密级别确定是否允许查阅以及查阅的范围。2.对于涉及重要机密的档案，需经公司主要领导批准后方可查阅。（三）查阅登记1.查阅人员在查阅档案前，应在档案管理部门进行查阅登记，记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称等信息。2.查阅人员应遵守档案库房的管理制度，不得在库房内吸烟、饮食、拍照、复印等。（四）查阅归还1.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还至档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。2.档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。六、档案借阅管理（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等信息，经部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。2.外部单位或个人借阅档案时，需持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可借阅。（二）借阅审批1.档案管理部门对借阅申请进行审批，根据借阅目的和档案的保密级别确定是否允许借阅以及借阅的期限。2.对于涉及重要机密的档案，需经公司主要领导批准后方可借阅。（三）借阅登记1.借阅人员在借阅档案前，应在档案管理部门进行借阅登记，记录借阅人员姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称等信息。2.借阅人员应出具本人有效身份证件，并办理借阅手续。（四）借阅归还1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。2.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还至档案管理部门，并在借阅登记本上签字确认。3.档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。七、档案销毁管理（一）销毁鉴定1.定期对超过保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐一审查。2.鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，确定是否需要销毁。（二）销毁审批1.经鉴定需要销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对销毁申请进行审核，报公司分管领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁实施1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等。2.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。（四）销毁记录1.对档案销毁的全过程进行详细记录，包括销毁时间、地点方式、档案名称、数量等信息。2.销毁记录应保存备查。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责档案库房的管理工作，制定和完善档案库房管理制度。2.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。3.协调解决档案管理工作中出现的问题，确保档案管理工作顺利进行。（二）档案管理人员职责1.负责档案的整理、分类、编号、入库、存储、查阅、借阅、销毁等具体管理工作。2.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案的安全和完整。3.做好档案管理的各项记录工作，建立档案管理台账。4.保守档案机密，不得泄露档案信息。九、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对档案库房管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合相关规定和要求。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决问题。（二）考核评价1.建立档案库房管理工作考核评价制度，对档案管理部门和档案管理人员的工作进行考核评价。