种质资源库档案管理制度

PAGE种质资源库档案管理制度一、总则（一）目的为加强种质资源库档案管理，确保种质资源档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在种质资源保护、研究、利用等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织种质资源库的各类档案管理，包括种质资源收集、保存、鉴定、分发等过程中形成的文件、数据、标本等资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映种质资源库各项工作的实际情况。2.完整性原则：涵盖种质资源库工作的各个环节，确保档案资料无遗漏。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，保持其内在联系。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善种质资源库档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理种质资源库的各类档案，进行分类、编号、整理、编目等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案实体安全。6.对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理水平。（二）各业务部门职责1.负责本部门种质资源相关文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和保管，确保档案质量。3.积极配合档案管理部门做好档案资料的查询、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括接收、登记、整理、保管、借阅、归还等。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。5.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.种质资源收集过程中的原始记录，包括采集地点、时间、采集人、种质名称、特征特性等信息。2.种质资源保存过程中的相关资料，如入库登记表、保存条件记录、监测数据等。3.种质资源鉴定过程中的鉴定报告、测试数据、评价结果等。4.种质资源分发过程中的申请文件、审批记录、分发清单等。5.与种质资源库相关的科研项目文件、会议记录、工作总结、技术标准等。6.种质资源库设施设备的采购合同、维护记录、运行数据等。7.其他与种质资源库工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.收集的档案应真实、准确、清晰，字迹工整，签字盖章齐全。3.对电子文件应按照规定格式和要求进行收集，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般分为种质资源收集档案、保存档案、鉴定档案、分发档案、科研项目档案、设施设备档案等类别。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.对档案进行装订、编页，去除金属物等，确保档案整齐、美观。4.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.库房应保持清洁、干燥、通风，温度、湿度应符合档案保管要求。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.对纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照档案类别和编号顺序排列。2.对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存放在不同地点。3.对重要的种质资源标本等实物档案，应采取专门的保护措施，确保其安全。（三）保管期限1.种质资源收集档案、保存档案、鉴定档案、分发档案等应长期保存。2.科研项目档案、设施设备档案等根据其重要程度和实际需要确定保管期限，一般为10年至30年不等。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每月进行一次全面检查，每季度进行一次重点抽查。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时记录并采取措施处理。3.对检查情况应做好记录，建立检查台账，作为档案管理工作的重要依据。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部的科研人员、管理人员等因工作需要查阅种质资源档案。2.外部科研机构、企业等因合作研究、种质资源共享等需要查阅相关档案。3.法律法规规定的其他利用情况。（二）利用流程1.内部利用利用人填写《种质资源库档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。所在部门负责人签字审批。将申请表交档案管理部门，档案管理人员根据申请进行查阅登记，并提供档案。利用人在指定地点查阅档案，不得擅自带出或涂改、损毁档案。查阅完毕后，利用人应及时归还档案，档案管理人员进行核对签收。2.外部利用利用人提交查阅申请函，说明利用目的、范围等。公司/组织相关部门进行审核，报主管领导批准。档案管理部门与利用人签订档案利用协议，明确双方权利义务。按照内部利用流程提供档案，并进行全程监督。利用完毕后，收回档案，检查档案是否完整无损，如有问题及时处理。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密等重要档案，未经批准不得查阅和利用。2.档案原件一般不得外借，特殊情况需经主管领导批准，并办理相关手续。3.利用档案时不得擅自复制、拍摄、传播档案内容，如需复制应按照规定办理审批手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门专家、档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《种质资源库档案销毁清单》，列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.将销毁清单报主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等。4.销毁完毕后，在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立种质资源库档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案扫描录入信息系统，确保数据准确、完整。2.对电子档案应按照信息系统要求进行规范整理和存储，定期更新维护档案数据。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安