环境执法档案管理制度

PAGE环境执法档案管理制度一、总则（一）目的为加强环境执法档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保环境执法档案的完整、准确、系统和安全，提高环境执法工作的规范化、科学化水平，依据《中华人民共和国档案法》《环境行政处罚办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在环境执法过程中形成的各类档案，包括但不限于环境监察记录、行政处罚决定书、行政复议决定书、行政诉讼判决书、案件移送书、现场检查（勘察）笔录、调查询问笔录、监测报告、视听资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则环境执法档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映环境执法工作的实际情况，数据准确、文字规范、手续完备。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，严格遵守档案查阅、借阅制度。4.方便利用原则建立健全档案检索体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织环境执法档案管理制度并组织实施。2.负责环境执法档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的防护设备，确保档案的安全。5.组织开展档案业务培训和指导工作，提高档案管理人员的业务水平。（二）执法部门职责1.负责本部门在环境执法过程中形成的各类文件材料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案利用信息。3.按照档案管理要求，规范本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保档案质量。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、编目、上架等。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.积极参与档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.环境执法过程中形成的各类文件、文书、记录、报表、报告等纸质材料。2.现场检查（勘察）笔录、调查询问笔录、监测报告、鉴定意见等执法文书。3.行政处罚决定书、行政复议决定书、行政诉讼判决书等法律文书。4.与环境执法案件相关的照片、录像、录音等视听资料。5.其他与环境执法工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各执法部门应在执法工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理部门。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、手续完备，禁止使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和存储，确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照环境执法案件的类别进行分类，同一案件的文件材料应集中整理。3.对每份文件材料进行编号、编目，编制目录清单，注明文件名称、日期、来源、保管期限等信息。4.对照片、录像、录音等视听资料，应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，并进行分类整理。5.档案整理应做到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及重大环境违法案件、对社会有重大影响的环境执法档案，以及具有重要历史价值和凭证作用的档案，应永久保管。2.长期保管一般环境执法案件的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管一般性的环境执法文件材料，保管期限为[X]年。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。3.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找和利用。（三）档案保管的检查与维护1.档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本公司/组织主管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。4.档案一般不外借，确因工作需要借阅的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，归还时应确保档案完好无损。（二）档案的复印与摘录1.查阅人员如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准。2.复印或摘录的档案内容应加盖档案管理部门印章，注明出处，确保其真实性和有效性。（三）档案利用的登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复印、摘录等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应按照国家有关规定和本制度确定的保管期限进行，准确判定档案的价值。2.鉴定工作应坚持全面审查、历史地、发展地分析档案内容的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、执法部门负责人、业务骨干等组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应逐卷逐件地对到期档案进行审查，根据档案的内容、来源及保管期限等因素，综合判断档案的价值。2.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报经本公司/组织主管领导批准后予以销毁。（四）销毁程序1.档案销毁前，应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、日期、文号、保管期限等信息。2.档案销毁应在档案鉴定小组的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责记录销毁情况，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员和销毁人员在《档案销毁清单》上签字确认。4.《档案销毁清单》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立环境执法档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用，为环境执法工作提供有力支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案信息录入将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。3.档案检索与利用利用档案信息化管理系统的检索功能，实现档案的快速查询和利用，提供在线查阅、下载等服务。4.系统安全管理加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，防止档案信息泄露和非法访问。（三）信息化管理要求1.档案数字化工作应按照相关标准和规范进行，确保扫描图像清晰、完整、可读。2.档