工会组织档案管理制度法

PAGE工会组织档案管理制度法一、总则（一）目的为加强工会组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工会工作中的重要作用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本工会组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会组织及其所属各部门、各基层工会在工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。工会组织档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则。档案内容必须真实反映工会组织的工作活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则。全面收集、整理工会组织在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工会组织秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，为工会组织各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责工会组织档案的集中统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本工会组织档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作，确保档案的有序存放和安全保管。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引、指南等，方便档案的查找和利用。4.对档案进行鉴定，定期清理过期、无用档案，按照规定程序进行销毁处理。5.负责档案的数字化工作，将重要档案进行数字化存储，提高档案利用效率和安全性。6.开展档案利用服务工作，为工会组织内部各部门及职工提供档案查阅、借阅等服务，根据需要编写档案参考资料。7.加强与上级档案管理部门及其他相关单位的联系与沟通，及时了解档案管理工作的新要求、新动态，做好档案管理的业务指导和培训工作。8.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案实体安全。（三）各部门职责1.各部门负责本部门工作中形成档案的收集、整理和初步立卷，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案管理部门的沟通协调，确保档案及时、准确移交。3.在开展各项工作过程中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成、积累和归档工作，保证档案质量。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工会组织工作计划、总结、报告、决议、决定、会议记录、纪要等文件材料。2.工会会员代表大会、委员会会议、常委会会议等各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录、纪要等。3.工会组织开展的各项活动的文件材料，如劳动竞赛、技能比武、文体活动、维权活动等，包括活动方案、通知、总结、照片、视频等。4.工会组织与上级工会、其他单位及社会组织的往来文件、信函、协议、合同等。5.工会会员管理文件材料，如会员登记表、会员证、会员会费缴纳记录、会员奖惩情况等。6.工会财务文件材料，如预算、决算、财务报表、审计报告等。7.工会组织的机构设置、人员编制、干部任免、职工调动等文件材料。8.工会组织开展职工教育培训、职业技能鉴定等工作的文件材料。9.工会组织参与劳动争议调解、法律援助等维权工作的文件材料。10.工会组织的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案及相关照片、说明材料。11.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时将形成的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理部门。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于重要活动、重大事件形成的文件材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集，确保档案的时效性。（三）整理方法1.档案管理部门按照档案形成的时间、来源、内容等要素进行分类整理。2.分类采用年度机构保管期限的方法，即先按年度分开，再按机构（部门）分类，最后按保管期限划分保管单位。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等项目。4.按照卷内文件目录顺序排列文件材料，编写页码，装订成册，并在卷皮上填写相关信息，如案卷题名、年度、保管期限、起止日期等。5.对于声像档案，应单独整理编目，注明拍摄（录制）时间、地点、内容、拍摄（录制）者等信息，并与相关文字说明材料配套存放。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，配备必要的安全防护设施，如消防器材、监控设备、防虫药品、温湿度调节设备等。2.档案库房应设置专门存放不同载体档案的区域，如纸质档案库、电子档案存储区、声像档案库等，并进行合理布局，便于档案的存放和管理。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案保管要求1.纸质档案应存放在符合国家标准的档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，存储设备应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。同时，建立电子档案管理制度，对电子档案的收集、整理、存储、利用等环节进行规范管理。3.声像档案应根据载体类型分别进行保管，如照片应冲印或扫描后归档保存，录像带、录音带等应定期进行回放检查，确保音像资料的完整性和可播放性。4.档案管理人员应定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、内容完整、存放有序。发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。每天定时记录温湿度数据，根据温湿度变化情况及时采取调节措施。（三）档案保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及国家机密、工会组织秘密和个人隐私的档案严格保密，不得泄露。2.档案查阅、借阅应严格履行审批手续，查阅、借阅人员必须遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。3.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源，确保库房安全。4.对档案的销毁应严格按照规定程序进行，在销毁前应进行登记造册，经批准后由专人负责监销，确保销毁过程中档案信息不被泄露。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应符合国家法律法规和本工会组织档案管理制度的规定。2.服务工作原则。档案利用应紧密围绕工会组织的中心工作，为各项工作决策、管理、研究等提供支持和服务。3.规范审批原则。严格履行档案查阅、借阅审批手续，确保档案利用的安全性和规范性。（二）利用方式1.查阅。工会组织内部各部门及职工因工作需要可到档案管理部门查阅档案。查阅人员应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请提供相应档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅。因特殊情况确需借阅档案的，借阅人员应填写借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人及工会组织分管领导签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性。3.出具证明。档案管理部门可根据档案内容为有关部门或个人出具档案证明材料。出具证明应严格按照规定程序进行，对证明内容进行认真审核，确保证明的真实性和准确性。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅及出具证明的情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、审批人、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确反映档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.对档案的内容进行审查，判断其是否反映工会组织的主要职能活动，是否具有历史查考价值、现实利用价值和凭证价值。2.考虑档案的形成时间、来源、完整性、准确性等因素，综合评估档案的保存价值。3.对于涉及重要历史事件、重大决策、职工权益等方面的档案，应适当延长保管期限。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制档案鉴定清册，提出初步鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案鉴定清册进行审查，逐卷逐件分析档案的保存价值，形成鉴定结论。3.对确定无保存价值的档案，填写档案销毁审批表，经工会组织分管领导批准后进行销毁。（五）销毁程序1.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门专人负责监销。2.销毁档案时，应确保档案信息彻底销毁，可采用焚烧、粉碎等方式进行处理。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现工会组织档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，为档案资源的开发利用提供有力支持。（二）信息化管理系统建设1.建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等业务流程的信息化管理。2.系统应具备数据录入、修改、删除、查询、统计、打印等功能，能够方便快捷地处理档案管理业务。3.加强系统安全防护，设置用户权限管理，确保档案信息的安全保密。（三）档案数字化工作1.制定档案数字化工作计划，对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.数字化处理应遵循相关标准规范，确保数字化档案的质量。扫描分辨率应符合要求，图像清晰、完整，数据准确无误。3.对数字化档案进行分类存储，建立索引目录，便于检索利用。同时，定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。（四）信息化培训与应用1.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作信息化管理系统和处理数字化档案的能力。2.推动档案信息化管理系统在工会组织内部各部门的应用，鼓励职工通过系统查阅利用档案，提高档案利用效率。八、监督与检查（一）监督检查机制建立健全档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行全面检查，及时发现问题并督促整改。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节是否符合规定。2.档案管理部门及各部门兼职档案员的工作履职情况。3.档案库房的