党员档案查档制度规范要求

PAGE党员档案查档制度规范要求一、总则（一）目的为了加强党员档案管理，规范查档行为，确保党员档案的安全与完整，维护党员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及党员档案查询、借阅、使用等相关活动的部门和人员。（三）基本原则1.严格遵守法律法规：查档工作必须严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及党内相关规定，确保查档行为合法合规。2.确保档案安全：采取有效措施保障党员档案在查档过程中的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.规范操作流程：明确查档各环节的操作程序和要求，做到流程清晰、责任明确，保证查档工作的准确性和规范性。4.服务党员需求：在遵循制度规定的前提下，充分考虑党员合理的查档需求，提供必要的服务和便利，提高工作效率。二、查档申请（一）申请主体1.党员本人：党员因个人需要，如了解自身档案情况、办理组织关系转接、核实入党材料等，可以申请查阅本人档案。2.党组织：各级党组织因工作需要，如党员发展、党员考核、组织审查等，可申请查阅党员档案。3.其他经授权的单位或个人：根据有关规定，经上级党组织批准或相关部门授权，其他单位或个人在履行必要手续后，可查阅特定党员档案。（二）申请材料1.党员本人申请：需填写《党员档案查档申请表》，注明查档目的、所需查阅的档案内容等，并签字确认。2.党组织申请：应出具正式的查档函，说明查档事由、查档范围、查档期限等，并加盖党组织公章。3.其他经授权的单位或个人申请：除提供相关授权文件外，还需按照上述要求填写申请表或出具查档函。（三）申请流程1.申请人将填写完整的申请表或查档函提交至公司/组织的档案管理部门。2.档案管理部门对申请材料进行初步审核，检查申请主体是否符合规定、申请事由是否合理、申请材料是否齐全等。3.如申请材料不符合要求，档案管理部门应及时通知申请人补充或修正；如申请材料符合要求，档案管理部门予以受理，并登记备案。三、查档审批（一）审批主体1.党员本人查阅本人档案的申请，由所在党支部书记审批。2.党组织查阅党员档案的申请，根据查档范围和重要程度，分别由党支部、党总支或党委审批。一般情况下，党支部查阅党员档案由党支部书记审批；党总支查阅党员档案由党总支书记审批；党委查阅党员档案由党委书记审批。3.其他经授权的单位或个人查阅党员档案的申请，按照授权规定，由相应的上级党组织或部门负责人审批。（二）审批内容1.审查申请主体资格是否符合规定。2.核实查档事由是否真实、合理、必要。3.评估查档范围是否恰当，是否会对党员档案造成不必要的影响。4.确认查档期限是否合理，是否符合工作实际需要。（三）审批流程1.档案管理部门将受理的查档申请及相关材料提交至审批主体。2.审批主体在收到申请后的[X]个工作日内进行审批，并签署审批意见。同意查档的，明确查档方式、查档期限等；不同意查档的，说明理由。3.档案管理部门根据审批意见，向申请人反馈审批结果。如同意查档，告知申请人查档的具体安排；如不同意查档，做好解释说明工作。四、查档方式（一）现场查阅1.党员本人或经授权的查阅人员凭有效身份证件和审批通过后的查档通知，到档案管理部门指定的场所进行现场查阅。2.档案管理部门应安排专人负责接待，提供必要的查阅设备和环境，并对查阅过程进行监督。3.查阅人员应在规定的查阅范围内进行查阅，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损等。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理相关手续。（二）复制查阅1.对于因工作需要确实无法现场查阅的情况，经档案管理部门同意，申请人可以申请复制部分党员档案材料。2.申请人应填写《党员档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，并签字确认。3.档案管理部门对复制申请进行审核，经审批同意后，安排专人按照规定的格式和要求进行复制。复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。4.档案管理部门将复制件提供给申请人，并做好发放登记工作。申请人应对复制件的使用负责，不得擅自扩大使用范围或用于其他不当目的。（三）远程查阅1.在确保档案安全和信息安全的前提下，根据实际工作需要，经上级党组织批准，可采用远程查阅的方式。2.远程查阅应通过专门的档案管理信息系统进行，查阅人员应具备相应的权限和操作技能。3.档案管理部门应建立远程查阅日志，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息，以备查核。4.查阅结束后，查阅人员应及时退出系统，确保系统安全。五、查档期限（一）一般规定1.党员本人查阅本人档案，查档期限一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长查档期限的，应提前向档案管理部门说明理由，并经批准后方可延长。2.党组织查阅党员档案，查档期限根据查档事由和工作需要确定，但一般不得超过[X]个工作日。如遇重大、复杂事项需要延长查档期限的，应报上级党组织批准。3.其他经授权的单位或个人查阅党员档案，查档期限按照授权规定执行。（二）特殊情况处理1.对于涉及重要案件、历史遗留问题等特殊情况的查档，查档期限可根据实际工作需要适当延长，但必须报经上级党组织批准，并做好相关记录。2.在查档期限内，如查阅人员未能完成查阅工作，应及时向档案管理部门说明情况，申请延期。档案管理部门根据实际情况决定是否批准延期及延期的期限。六、查档纪律与责任（一）查档纪律1.查阅人员必须严格遵守查档制度规定，不得擅自更改查档范围、查档期限等。2.查阅人员应爱护档案，保持档案整洁，不得损坏档案材料。查阅过程中如发现档案有破损、缺页等情况，应及时告知档案管理部门。3.查阅人员不得泄露档案内容，不得将档案信息用于与查档目的无关的其他用途。严禁私自复制、传播、出售党员档案信息。4.查阅人员在查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）责任追究1.对于违反查档制度规定的查阅人员，视情节轻重给予批评教育、警告、通报批评等处理；造成档案损坏、丢失、泄密等严重后果的，依法依规追究相关人员的责任。2.档案管理部门工作人员如在查档工作中存在违规操作、失职渎职等行为，按照公司/组织的相关规定进行处理；构成违法犯罪的，移交司法机关依法处理。3.因查档工作需要接触党员档案的其他人员，如存在违反查档纪律的行为，参照上述规定进行处理。七、档案整理与归还（一）档案整理1.查阅人员查阅结束后，应按照档案管理部门的要求，对查阅的档案材料进行整理，保持档案的原有顺序和完整性。2.如发现档案材料有缺失、损坏等情况，查阅人员应及时向档案管理部门报告，并协助做好相关处理工作。（二）档案归还1.查阅人员应在查档期限届满或查档工作完成后，及时将查阅的党员档案归还档案管理部门。2.档案管理部门在接收归还的档案时，应认真核对档案数量、内容等是否完整，确认无误后办理归还手续。3.对于远程查阅的档案，查阅人员应按照规定的程序将电子档案归还至档案管理信息系统，并确保数据的准确性和完整性。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织的纪检监察部门负责对党员档案查档制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期开展专项检查，及时发现和纠正查档工作中存在的问题。2.档案管理部门应建立健全内部监督机制，加强对查档工作各个环节的自我监督，确保查档工作规范有序进行。（二）外部监督1.接受上级党组织、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供查档工作情况和档案资料。