国土局档案借阅管理制度

PAGE国土局档案借阅管理制度一、总则（一）目的为加强国土局档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国土局全体工作人员及因工作需要借阅国土局档案的外部单位和个人。（三）档案定义本制度所指档案是国土局在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案借阅申请与审批（一）内部人员借阅1.本局工作人员因工作需要借阅档案，应填写《国土局档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据申请内容，核实档案的可用性，并对借阅申请进行审批。如申请借阅的档案涉及重要机密或特殊规定，需经分管领导批准。（二）外部单位借阅1.外单位因工作需要借阅国土局档案，须提前向国土局提交正式的借阅函，说明借阅目的、范围、时间等详细情况。2.借阅函经国土局办公室审核后，转档案管理部门。3.档案管理部门对外部借阅申请进行严格审查，必要时征求相关业务部门意见。如涉及重要档案或敏感信息，需经局长办公会研究决定是否批准借阅。批准后，由档案管理部门与借阅单位签订《档案借阅协议书》，明确双方的权利和义务。三、档案借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案和机密档案的借阅期限根据具体情况另行确定，原则上不得超过[X]个工作日，特殊情况需经分管领导批准。（二）归还要求1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期，必须提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.归还档案时，借阅人员应确保档案的完整性和整洁性，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.档案管理部门在接收归还的档案时，应认真核对档案数量、完整性及借阅记录，如发现问题，及时与借阅人员沟通解决。四、档案借阅登记与管理（一）借阅登记1.档案管理部门应建立《国土局档案借阅登记簿》，对每一次档案借阅情况进行详细记录，包括借阅日期、借阅人姓名、所在部门、借阅档案名称及数量、用途、批准人、归还日期等信息。2.借阅登记应做到及时、准确、完整，确保每一笔借阅记录可追溯。（二）跟踪管理1.档案管理部门负责对档案借阅情况进行跟踪管理。在借阅期限届满前，应提醒借阅人员按时归还档案。2.对于逾期未归还的档案或未办理续借手续的借阅情况，档案管理部门应及时与借阅人员联系，查明原因，并督促其尽快归还档案。如因特殊原因无法按时归还，应要求借阅人员提交书面说明，并重新办理延期手续。（三）档案保护1.借阅人员在借阅档案期间，应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自将档案带出规定的使用场所。2.如需对档案进行复印、拍照或摘录等操作，必须经档案管理部门批准，并按照规定的方式进行，确保档案的安全和原始性不受影响。3.借阅人员应爱护档案，不得在档案上进行任何可能损坏档案的行为。如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即向档案管理部门报告，并承担相应的责任。五、档案保密规定（一）保密要求1.所有参与档案管理和借阅的人员应严格遵守国家有关保密法律法规，履行保密义务。2.对于涉及国家秘密以及国土局内部敏感信息的档案，借阅人员必须严格保密，不得向无关人员透露档案内容。（二）保密措施1.档案管理部门应根据档案密级，采取相应的保密措施，如设置专门的档案保管场所、配备必要的安全防护设备等。2.借阅涉及机密档案的人员，应签订保密承诺书，明确保密责任和义务。3.在档案借阅过程中，如发现有泄密迹象或可能导致泄密的行为，档案管理部门应立即采取措施，制止泄密行为，并及时向上级报告。六、档案查阅限制与特殊情况处理（一）查阅限制1.涉及国土局核心业务机密、重大决策过程、个人隐私等档案，未经特定审批程序，不得查阅。2.对于部分档案，根据工作需要，可限制查阅范围或查阅方式，如只能查阅摘要、不能查阅原件等。（二）特殊情况处理1.在档案借阅过程中，如遇自然灾害、突发事件等不可抗力因素，可能影响档案安全的，档案管理部门应及时采取应急措施，确保档案的安全转移和妥善保管。2.如发现档案存在质量问题或与实际情况不符等特殊情况，档案管理部门应暂停相关档案的借阅，并及时进行核查和处理。待问题解决后，再根据情况决定是否恢复借阅。七、监督与检查（一）内部监督1.国土局纪检监察部门负责对档案借阅管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对档案借阅登记、归还情况等进行抽查。2.档案管理部门应定期对本部门的档案借阅管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）违规处理1.对于违反本制度规定借阅档案的行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、通报批评等处理。2.如因违规借阅导致档案丢失、损坏、泄密等严重后果的，依法依规追究相关人员的责任。八、附则（一）