联谊会档案管理制度模板

PAGE联谊会档案管理制度模板一、总则（一）目的为加强联谊会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于联谊会组织开展的各类活动、会员信息、会议记录、财务资料等所有档案的管理。（三）档案定义联谊会档案是指在联谊会各项工作活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：联谊会档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映联谊会的工作实际情况，不得篡改或伪造。3.保密性原则：对涉及联谊会机密、会员隐私等内容的档案严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案的整理、分类和保管应便于查询和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善联谊会档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中收集、整理、保管联谊会各类档案，定期对档案进行鉴定、销毁和统计。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.对档案管理人员进行培训，提高其业务水平和管理能力。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，规范本部门档案的分类、编号和装订等工作。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和统计工作，提供必要的协助和支持。4.对本部门档案的安全保管负责，防止档案丢失、损坏或泄密。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案的规范管理。3.做好档案的借阅登记、归还检查等工作，保证档案的安全使用。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.积极参与档案管理知识的学习和培训，不断提高自身业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.联谊会组织的各类会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。2.会员信息档案，包括会员登记表、入会申请书、会员证复印件、会员变更记录等。3.活动档案，包括活动策划方案、活动通知、活动照片、视频、活动总结等。4.财务档案，包括财务报表、预算决算、收支凭证、审计报告等。5.对外联络档案，包括与其他组织的合作协议、往来信函、交流活动记录等。6.其他具有保存价值的文件资料，如荣誉证书、宣传资料、大事记等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或丢失。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或打印件，并确保两者内容一致。4.对收集到的档案进行初步整理，剔除无关或重复的材料，保证档案的质量。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为综合类、会员类、活动类、财务类、联络类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，方便查询和检索。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：对联谊会具有重大历史意义和长期利用价值的档案，如联谊会章程、重要决议、财务审计报告等，应永久保管。2.定期保管：根据档案对联谊会工作的重要程度和利用价值，确定不同的定期保管期限，一般可分为3年、5年、10年等。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，档案柜应坚固、防火、防潮、防虫。档案应分类存放，标识清晰，便于查找。2.电子档案：应存储在专用的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行备份。电子档案应按照一定的命名规则进行命名，便于识别和管理。同时，要定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.声像档案：如照片、视频等，应分类整理，标注相关信息，并存储在合适的介质上。对于重要的声像档案，应进行备份，以防止原始资料损坏。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等，确保档案的安全保管。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.联谊会内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及联谊会机密或重要事项的档案，需经联谊会领导批准后方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅联谊会档案的，应提交正式的查阅申请函，说明查阅目的和用途，经联谊会领导审核同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，领取《档案查阅登记表》。2.档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间和范围内查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制或转借档案。如需复制档案，应按照规定办理审批手续，并支付相应的复制费用。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为联谊会内部各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.对于重要档案的利用，档案管理部门应进行跟踪和反馈，了解档案的使用效果，以便不断改进档案管理工作。3.鼓励各部门充分利用档案资源，开展工作研究、经验总结等活动，发挥档案的价值和作用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每年进行一次全面鉴定，确保档案的保管期限合理。2.价值鉴定原则：根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学评估，确定其是否需要继续保存。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。2.综合分析法：结合联谊会的工作实际和发展需求分析档案的利用价值和保存必要性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经联谊会领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅利用人次等，统计数据应准确、及时、完整。3.档案统计报表应定期报送联谊会领导和相关部门，为联谊会的决策和管理提供数据支持。（二）移交工作1.联谊会因机构变动、撤销等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和档案管理要求，办理档案移交手