宁夏科研档案数字化制度

PAGE宁夏科研档案数字化制度一、总则（一）目的为加强宁夏科研档案管理，规范科研档案数字化工作，确保科研档案的真实、完整、可用和安全，提高科研档案的管理效率和服务水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合宁夏科研工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宁夏行政区域内开展科研活动的各类企事业单位、科研机构、高等院校等组织（以下简称“各单位”）的科研档案数字化管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：科研档案数字化应忠实于原始档案，确保数字化副本与原件内容一致，图像清晰、完整。2.完整性原则：全面涵盖各单位科研活动中形成的各类档案，保证数字化工作无遗漏，维护科研档案的整体完整性。3.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，统一数字化流程、格式、质量要求等，确保数字化成果的规范性和一致性。4.安全性原则：采取有效措施保障科研档案数字化过程中的信息安全，防止数据泄露、篡改和丢失。5.便利性原则：注重数字化成果的存储、检索和利用，提高科研档案的管理效率，方便科研人员及相关部门查询和使用。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本单位科研档案数字化工作计划和方案，并组织实施。2.组织开展科研档案数字化工作的培训，提高相关工作人员的业务水平。3.对科研档案数字化工作进行全程监督和指导，确保工作质量和进度。4.负责科研档案数字化成果的验收、存储和保管，建立健全数字化档案管理系统。5.协调解决科研档案数字化工作中出现的问题，与其他部门密切配合，共同推进科研档案数字化工作。（二）科研项目负责人职责1.按照本制度要求，及时整理和移交本项目形成的科研档案，确保档案的完整性和准确性。2.配合档案管理部门做好科研档案数字化工作，提供必要的协助和支持。3.对数字化后的科研档案进行审核，确保其与原始档案内容相符，并对档案的真实性和完整性负责。（三）信息技术部门职责1.提供科研档案数字化所需的技术支持和设备保障，确保数字化工作的顺利开展。2.负责数字化档案管理系统的建设、维护和升级，保障系统的安全稳定运行。3.协助档案管理部门制定数字化技术标准和规范，参与数字化成果的验收工作。三、科研档案数字化流程（一）档案收集与整理1.各单位档案管理部门定期接收科研项目负责人移交的科研档案，按照档案管理的有关规定进行分类、编号、编目等整理工作。2.对收集到的科研档案进行全面清查，核对档案的数量、内容和完整性，发现问题及时与相关部门或人员沟通解决。3.建立科研档案目录数据库，录入档案的基本信息，包括题名、责任者、形成时间、保管期限等，为数字化工作提供基础数据支持。（二）数字化前处理1.对需要数字化的科研档案进行去污、修复、折叠等预处理，确保档案载体的平整、清洁，便于扫描和后续处理。2.对于破损严重或字迹褪色的档案，应采取相应的技术手段进行修复或加固，尽量恢复档案的原貌。3.根据档案的类型、数量和扫描设备的性能，合理安排扫描批次和顺序，提高扫描工作效率。（三）扫描1.选择符合档案数字化要求的扫描设备和软件，确保扫描图像清晰、完整、不失真。2.按照档案整理顺序进行扫描，扫描分辨率应根据档案的保存价值和利用需求合理确定，但不得低于200dpi。对于文字密集、字迹较小的档案，可适当提高分辨率。3.扫描过程中应保持档案的平整，避免出现褶皱、扭曲等现象。同时，要注意扫描图像的色彩模式，一般采用黑白二值模式进行扫描，对于有特殊要求的彩色档案可采用灰度模式或彩色模式扫描。4.每扫描完一批档案，应及时对扫描图像进行检查，发现问题及时重新扫描。扫描图像应命名规范，便于识别和管理，命名规则可采用档案编号+扫描日期+页码等方式。（四）图像处理1.对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像的质量符合要求。对于图像中存在的污渍、黑点、白边等问题，应使用图像处理软件进行修复；对于扫描过程中出现偏斜的图像，应进行自动或手动纠偏；对于需要拼接的图像，应确保拼接准确、无缝隙。2.对图像进行去噪处理，去除扫描过程中产生的噪声干扰，提高图像的清晰度。3.根据档案内容和利用需求，对图像进行加密、添加水印等安全处理，防止图像被非法篡改或盗用。（五）数据挂接1.将处理好的图像数据与档案目录数据库进行挂接，建立一一对应的关系，确保通过目录数据库能够快速准确地查找到相应的图像数据。2.在数据挂接过程中，要对图像数据和目录数据进行严格核对，确保数据的一致性和准确性。挂接完成后，应对挂接结果进行检查，发现问题及时调整。（六）存储1.选择安全可靠的存储设备和存储方式，对数字化后的科研档案进行长期保存。存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。2.按照档案的分类和保管期限，对数字化档案进行分类存储，建立清晰的存储架构，便于管理和检索。3.定期对存储的数字化档案进行备份，备份数据应异地存放，以防止自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。备份周期可根据实际情况确定，一般为半年或一年。（七）验收1.数字化工作完成后，各单位档案管理部门应组织相关人员对数字化成果进行验收。验收内容包括档案的完整性、准确性、规范性、图像质量、数据挂接等方面。2.验收人员应按照验收标准进行逐一检查，填写验收报告。验收合格的，方可将数字化档案正式移交档案管理部门进行保管和利用；验收不合格的，应及时通知相关部门进行整改，直至验收合格。四、质量控制（一）质量标准1.扫描图像应清晰、完整，无明显污渍、黑点、白边等问题，分辨率符合要求。2.图像处理应准确、规范，图像的去污、纠偏、裁剪、拼接等处理符合质量要求，色彩模式正确。3.数据挂接应准确无误，图像数据与目录数据一一对应，能够通过目录数据库快速准确地查找到相应的图像数据。4.数字化档案的存储应安全可靠，存储设备和存储方式符合要求，备份数据完整、可恢复。（二）质量检查1.各单位档案管理部门应建立质量检查制度，定期对科研档案数字化工作进行质量检查。检查内容包括扫描图像质量、图像处理效果、数据挂接情况、存储状态等。2.质量检查可采用抽检的方式进行，抽检比例应不低于数字化档案总量的10%。对于重要科研项目的档案，应进行全面检查。3.检查人员应填写质量检查记录，对发现的问题及时记录并反馈给相关责任人，要求限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）质量问题处理1.对于质量检查中发现的不符合质量标准的问题，相关责任人应及时进行整改。整改措施应根据问题的性质和严重程度制定，确保整改后的数字化档案质量符合要求。2.对因质量问题导致的数字化工作延误或成本增加，应追究相关责任人的责任。同时，要对质量问题进行分析总结，采取措施避免类似问题再次发生。3.建立质量问题反馈机制，及时收集科研人员及相关部门对数字化档案质量的意见和建议，不断改进质量控制措施，提高数字化工作质量。五、安全管理（一）安全制度1.各单位应建立健全科研档案数字化安全管理制度，明确安全管理职责，规范安全管理流程。2.加强对参与科研档案数字化工作的人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人为因素导致信息安全事故。3.制定安全应急预案，应对可能出现的数据泄露、篡改、丢失等安全事件，确保能够及时采取有效措施进行处理，降低损失。（二）网络安全1.数字化档案管理系统应具备完善的网络安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止外部网络攻击和非法访问。2.对数字化工作所使用的网络设备和服务器进行定期维护和检查，确保网络系统的稳定运行。3.严格控制网络访问权限，对不同用户设置不同的访问级别，防止未经授权的人员访问科研档案数字化系统和数据。（三）数据安全1.对数字化过程中产生的各类数据进行严格加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。加密算法应符合国家相关标准要求。2.定期对数字化档案数据进行备份，备份数据应异地存放，并采用与原始数据不同的存储介质和存储方式。3.建立数据安全审计机制，对数据的访问、操作、修改等行为进行记录和审计，及时发现和处理异常情况。（四）人员安全1.对参与科研档案数字化工作的人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和安全意识。2.与参与数字化工作的人员签订保密协议，明确其在工作期间的保密义务和责任，防止因人员流动导致信息泄露。3.为数字化工作场所配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等，保障人员和设备的安全。六、利用与服务（一）利用方式1.建立科研档案数字化利用平台，提供在线查询、下载、打印等功能，方便科研人员及相关部门利用数字化档案。2.根据用户需求，提供档案复制、借阅等服务。复制档案应按照规定的程序进行审批，并确保复制件的质量和安全。借阅档案应办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求，按时收回借阅档案。3.积极开展科研档案数字化成果的二次开发利用，如数据分析、专题研究等，为科研决策、成果转化等提供支持。（二）服务要求1.档案管理部门应制定完善的服务流程和规范，明确服务标准和要求，为用户提供优质、高效、便捷的服务。2.加强对服务人员的培训，提高其业务水平和服务意识，能够及时准确地解答用户的咨询，处理用户的需求。3.建立用户反馈机制，及时收集用户对科研档案数字化利用和服务的意见和建议，不断改进服务质量，提高用户满意度。七、监督与考核（一）监督检查1.宁夏相关部门应加强对各单位科研档案数字化工作的监督检查，定期对各单位的数字化工作进展情况、质量控制情况、安全管理情况等进行检查。2.监督检查可采取听取汇报、查阅资料、实地查看等方式进行，对发现的问题及时下达整改通知书，要求各单位限期整改。3.建立监督检查档案，记录每次监督检查的情况和结果，作为对各单位科研档案数字化工作考核评价的依据。（二）考核评价1.制定科研档案数字化工作考核评价指标体系，对各单位的数字化工作进行量化考核。考核指标应包括工作完成情况