养老院档案保存管理制度

PAGE养老院档案保存管理制度一、总则（一）目的为加强养老院档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于养老院所有部门及工作人员在工作中形成的各类档案资料的保存管理。（三）档案定义本制度所指档案是养老院在运营管理、服务提供、设施建设、人员管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则养老院设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映养老院各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理养老院在各个方面形成的档案资料，确保档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及养老院机密、老人隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查找和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和处置方式，对已到保管期限的档案进行销毁或移交。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的完整和安全。6.为养老院各部门及工作人员提供档案查阅、借阅等服务，根据规定办理相关手续。7.组织开展档案管理培训，提高全体工作人员的档案意识和管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时归档和妥善保管。3.严格遵守档案管理制度，按照规定的程序和要求办理档案查阅、借阅等手续。4.在工作中积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和行业标准。2.认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理、整理、保管和利用等工作，确保档案管理工作的质量和效率。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。4.定期对档案管理工作进行总结和反思，不断改进工作方法和流程，提高档案管理水平。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类包括养老院的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.服务管理类涵盖老人入住档案、健康档案、护理记录档案、服务评估档案、投诉处理档案等。3.设施设备类包含养老院的建筑图纸、设施设备台账、维护保养记录、采购合同等。4.安全管理类涉及安全制度、应急预案、安全检查记录、事故处理档案等。5.文化活动类包括养老院组织的各类文化活动方案、活动记录、照片、视频等资料。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，按照档案分类类别进行编号。2.一级类别用大写字母表示，如行政管理类用“A”表示，服务管理类用“B”表示等。3.二级类别用两位数字表示，如行政管理类中的行政文件用“A01”表示，会议记录用“A02”表示等。4.三级类别用三位数字表示，如服务管理类中老人入住档案用“B01001”表示，健康档案用“B01002”表示等。5.编号应具有唯一性，便于档案的识别和管理。四、档案收集与整理（一）收集范围1.养老院在日常运营管理过程中形成的各类文件、资料、记录等。2.上级主管部门下发的与养老院相关的文件、通知、指示等。3.养老院与外部单位签订的合同、协议、合作项目资料等。4.养老院组织开展的各类活动形成的资料，如活动方案、活动照片、活动总结等。5.养老院工作人员撰写的调研报告、工作经验材料、学术论文等。6.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门产生的档案资料进行收集整理，确保档案资料的及时、完整。2.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。4.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.对每份档案资料进行编号，并编制目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。4.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，保证档案的可读性。5.建立档案盒或文件夹，将整理好的档案资料按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类编号顺序存放于档案架或档案盒中，电子档案应存储于专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。2.对重要的档案资料应进行专柜保管，实行专人专管，严格限制查阅和使用权限。3.建立档案保管台账，详细记录档案入库、出库、借阅、归还等情况，定期对档案进行盘点核对，确保档案的账实相符。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括养老院的重要历史资料、规章制度、财务档案、人事档案等。3.长期保管的档案一般保管期限为10年至50年，如服务管理类中的老人健康档案、设施设备类中的重要采购合同等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，如行政管理类中的一般性文件、临时性活动资料等。5.档案保管期限届满后，应进行鉴定，根据鉴定结果进行销毁或继续保存。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.养老院内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的和查阅内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请表的内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。3.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏或擅自复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性。（二）借阅规定1.养老院外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案的，应提前向养老院提出书面申请，说明借阅目的、借阅内容和借阅期限等，并经养老院主管领导批准。2.档案管理部门根据批准的申请，办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，明确借阅人、借阅档案名称、编号、借阅期限等信息。3.借阅档案时，档案管理部门应向借阅人提供必要的档案保护措施和使用说明，确保借阅人正确使用档案。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请，并办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、转让或泄露档案内容。如发现档案资料丢失、损坏或泄露等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。6.借阅期满后，借阅人应按时归还档案资料，档案管理人员应认真检查档案资料的归还情况，如有问题应及时与借阅人沟通解决。七、档案保密（一）保密范围1.涉及养老院机密信息的档案，如财务数据、人事任免、发展战略等。2.涉及老人个人隐私的档案，如健康状况、家庭信息等。3.其他按照法律法规或养老院规定需要保密的档案资料。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对保密档案进行单独存放和管理，设置专门的保密标识。2.对涉及保密档案的查阅、借阅等环节，应严格按照规定的程序进行审批和登记，限制知悉范围。3.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。4.在档案整理、存储、传输等过程中，应采取必要的技术手段，确保保密档案的安全，防止信息泄露。5.如发现保密档案有泄露迹象或发生泄露事件，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况进行延长保管期限或进行其他处置。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出鉴定意见，填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经养老院主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。5.销毁记录应与《档案销毁审批表》一并归档保存，以备查考。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和共享，提升养老院的管理水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：能够将纸质档案和电子文件进行数字化录入，建立档案数据库。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行快速查询，方便用户获取所需档案信息。3.借阅管理功能：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等流程管理，提高借阅工作的效率和规范性。4.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性，只有授权人员才能访问和操作相应的档案。5.统计分析功能：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为养老院的管理决策提供数据支持。6.备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性，在系统出现故障时能够及时进行恢复。（三）数据安全管理1.建立严格的数据安全管理制度，加强对档案信息化管理系统的安全防护，防止数据泄露、篡改或丢失。2