单位档案收集工作制度汇编

PAGE单位档案收集工作制度汇编一、总则（一）目的为了加强单位档案收集工作的规范化、制度化建设，确保档案的完整、准确、系统，有效发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于单位各部门在档案形成、积累、整理、归档及移交过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映单位各项工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集单位在工作中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据、文字表述等符合客观事实。4.系统性原则：对收集的档案进行科学分类、整理，保持其内在联系和系统性。5.及时性原则：各部门应及时将形成的档案材料移交档案管理部门，确保档案收集的时效性。二、档案收集范围（一）行政管理类档案1.单位制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等文件材料。2.单位内部机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件。3.单位与上级主管部门、其他单位及外部机构的往来文件、函件、协议等。4.单位举办的各类会议、活动的筹备方案、通知、议程、记录、纪要、照片、录像等资料。5.单位的印章使用记录、介绍信存根等。6.单位的大事记、年鉴等资料。（二）业务管理类档案1.单位业务工作中形成的各类文件、报表、合同、协议、审批文件等。2.项目立项、可行性研究报告、设计方案、招投标文件、项目验收报告等项目档案。3.产品研发、生产、销售等过程中产生的技术文件、工艺文件、质量检验报告、客户资料等。4.财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿、报表等财务档案。5.人力资源管理方面的员工招聘、培训、考核、薪酬福利等文件材料。6.物资采购、库存管理、固定资产管理等方面的文件资料。（三）科技研发类档案1.科研项目立项申请书、任务书、开题报告、研究方案等。2.科研实验记录、数据采集表、测试报告、分析总结等。3.科研成果鉴定证书、专利证书、技术转让合同等。4.科研论文、著作、研究报告等。（四）基本建设类档案1.基本建设项目的项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工图设计等文件。2.项目招投标文件、工程合同、协议、变更通知等。3.工程竣工验收报告、质量评定文件、竣工图等。4.工程建设过程中的照片、录像、声像资料等。（五）声像档案1.单位重大活动、重要会议、领导视察等拍摄的照片、录像资料。2.单位发展历程、业务工作、科研成果等方面的专题片、纪录片。3.单位保存的具有历史价值或纪念意义的录音资料。（六）电子档案1.单位在办公自动化系统、业务系统等中形成的电子文件，包括电子公文、电子报表、电子合同等。2.单位扫描或数字化转换的纸质档案的电子副本。三、档案收集职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案收集工作制度，指导、监督各部门的档案收集工作。2.负责接收、整理、保管各部门移交的档案，对档案进行分类、编号、编目等管理工作。3.定期对档案收集情况进行检查和评估，提出改进意见和建议。4.开展档案信息资源的开发利用工作，为单位各项工作提供档案服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，明确专人负责档案收集工作。2.按照档案收集范围和归档要求，及时将本部门的档案材料进行分类整理，定期移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。四、档案收集流程（一）文件材料的形成与积累1.各部门工作人员在工作过程中应及时将形成的文件材料进行分类整理，确保文件材料的完整、准确。2.对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。（二）档案的整理与装订1.各部门负责将收集到的档案材料按照一定的分类标准进行整理，如按年度、机构、问题等分类。2.对整理好的档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。（三）档案的移交1.各部门应定期（每[X]月/季度/半年）将整理好的档案材料移交档案管理部门。2.移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，双方签字确认。（四）档案管理部门的接收与审核1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应及时进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。2.对不符合要求的档案，应及时退回原部门，要求其补充或重新整理。五、档案收集的质量要求（一）内容完整档案应涵盖单位各项工作中形成的所有重要文件材料，不得遗漏。（二）格式规范文件材料应符合国家有关公文格式标准，字迹清晰，图表准确，签字盖章齐全。（三）标识清晰档案应进行明确的分类、编号、编目，标识清晰，便于查找和管理。（四）载体可靠纸质档案应使用耐久性好的纸张，电子档案应存储在安全可靠的载体上，并定期进行备份。六、档案收集的时间要求（一）日常文件材料各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内进行整理，并在每月底前移交档案管理部门。（二）项目档案项目完成后，项目负责人应在[X]个工作日内将项目档案整理完毕，并移交档案管理部门。（三）重大活动档案重大活动结束后，活动组织部门应在[X]个工作日内将活动档案整理移交档案管理部门。七、档案收集的监督与检查（一）定期检查档案管理部门应定期对各部门的档案收集工作进行检查，检查内容包括档案的整理情况、移交情况、质量情况等。（二）不定期抽查档案管理部门可根据工作需要，不定期对各部门的档案收集工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。（三）考核评价将档案收集工作纳入单位各部门的绩效考核体系，对档案收集工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对工作不力的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改。八、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按年度进行分类，即同一年度形成的档案集中在一起。2.机构分类法：将档案按单位内部机构进行分类，即同一机构形成的档案集中在一起。3.问题分类法：将档案按问题进行分类，即同一问题的档案集中在一起。（三）编号与编目1.档案编号应按照一定的规则进行，确保编号的唯一性和系统性。2.编目应包括档案的题名、责任者、日期、保管期限、密级等信息，编制档案目录。九、档案的保管与保护（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（三）档案整理与保管期限1.档案整理应定期进行，确保档案的整齐、有序。2.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁，销毁时应进行登记，并由专人监销。十、档案的利用与服务（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、有偿的原则，确保档案信息的安全和合法使用。（二）利用方式1.查阅利用：单位内部人员可根据工作需要，到档案管理部门查阅档案。2.借阅利用：因工作需要确需借出档案的，应办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.复制利用：根据利用者