文物缉查队档案管理制度

PAGE文物缉查队档案管理制度一、总则（一）目的为加强文物缉查队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在文物保护、案件侦破及相关工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于文物缉查队全体成员，涵盖文物缉查工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：文物缉查队档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映文物缉查工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、案件机密等档案信息进行保密，防止泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责文物缉查队档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.严格执行档案借阅制度，做好借阅登记和归还工作。5.按照规定对档案进行鉴定、销毁等工作。（三）各业务部门职责1.负责本部门在文物缉查工作中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.对本部门档案的真实性、完整性负责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文物案件的立案、侦查、结案等全过程的文件材料，包括案件线索、调查报告、鉴定意见、处理决定等。2.文物征集、追缴、保护等工作中形成的文件，如征集协议、追缴记录、保护方案等。3.与文物缉查相关的会议记录、工作汇报、请示批复等文件。4.文物鉴定报告、检测数据、修复记录等专业性文件。5.涉及文物缉查工作的声像资料、电子文档等。（二）收集要求1.各业务部门应在工作完成后及时将相关档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对重要的文物实物档案，应同时收集相关的文字说明、照片等资料。（三）整理方法1.分类：按照文物缉查工作的业务内容和档案形成特点，将档案分为文物案件档案、文物管理档案、文物鉴定档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，目录应清晰准确，便于检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（三）档案存放1.按照档案类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对珍贵文物档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、专人保管等。（四）档案保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：涉及重大文物案件、重要文物保护决策等具有长远历史价值和重要现实意义的档案。2.长期保管的档案：一般文物案件档案、重要文物管理文件等，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案：一般性文物缉查工作记录等，保管期限为[X]年。（五）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复损坏档案、改善保管环境等。五、档案的利用（一）借阅制度1.因工作需要查阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应根据借阅申请表，对借阅档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅档案一般应在档案管理部门指定的场所查阅，不得带出档案库房。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续，限期归还。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得涂改、转借、丢失。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（二）查阅权限1.文物缉查队内部人员因工作需要查阅档案的，按照借阅制度办理相关手续后即可查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信，经文物缉查队主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅内容应严格限定在与该单位工作相关的范围内。3.涉及国家机密、案件机密等档案，未经批准，任何单位和个人不得查阅。（三）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写复制申请表，注明复制档案的名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理人员应根据复制申请表，对复制档案进行登记，记录复制人姓名、部门、复制时间、复制份数等信息。3.复制档案应使用档案管理部门指定的设备和方法，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，填写档案销毁申请表。2.档案销毁申请表经鉴定小组审核签字后，报文物缉查队主管领导批准。3.批准后的档案销毁申请表交档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字，档案销毁清册应永久保存。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各业务部门在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行收集，并及时移交档案管理部门。2.档案管理部门对收集的电子文件进行整理，包括分类、编号、编目等，确保电子文件的系统性和完整性。（二）电子档案的存储1.采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子档案进行备份存储，防止数据丢失。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。（三）电子档案的利用1.建立电子档案检索系统，方便电子档案的查询和利用。2.电子档案的查阅、复制等利用方式，应按照纸质档案的相关规定执行。（四）电子档案的安全管理1.采取必要的安全防护措施，如设置防火墙、安装杀毒软件等，防止电子档案被非法获取、篡改或破坏。2.对涉及国家机密、案件机密等电子档案，应严格按照保密规定进行管理。八、声像档案管理（一）声像档案的收集1.文物缉查工作中形成的照片、录音、录像等声像资料，各业务部门应及时收集，并移交档案管理部门。2.收集的声像资料应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息。（二）声像档案的整理1.对收集的声像资料进行分类整理，按照不同的主题和时间顺序进行编号。2.编制声像档案目录，包括编号、题名、日期、保管期限等信息。（三）声像档案的存储1.采用合适的存储介质，如光盘、磁带等，对声像档案进行存储。2.存储声像档案的介质应定期进行检查和更换，防止数据丢失。（四）声像档案的利用1.建立声像档案检索系统，方便声像档案的查询和利用。2.查阅声像档案时，应使用专门的设备