干部档案管理职责与制度

PAGE干部档案管理职责与制度一、总则（一）目的为了加强干部档案管理，有效地保护和利用档案，提高干部工作的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体干部档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。干部档案由公司/组织指定的专门部门集中管理，确保档案的完整性和安全性。2.真实性原则。档案内容必须真实、准确、完整，如实反映干部的经历和德才表现。3.保密性原则。严格遵守保密规定，确保干部档案信息不泄露。4.服务性原则。充分发挥档案的作用，为干部选拔任用、培训考核、晋升调动等工作提供依据。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善干部档案管理制度，并组织实施。2.集中管理干部档案，建立档案库房，配备必要的设施设备，确保档案安全。3.负责干部档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等工作。4.定期对干部档案进行检查、核对，确保档案内容准确、完整。5.负责档案信息化建设，建立干部档案信息管理系统，实现档案信息的电子化管理。6.对下属单位的干部档案管理工作进行指导和监督。（二）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备良好的政治素质和职业道德。2.负责干部档案的日常管理工作，严格遵守档案管理规定，确保档案安全。3.认真做好档案的收集、整理、鉴别、归档等工作，保证档案内容真实、准确、完整。4.严格执行档案查阅、借阅制度，做好查阅、借阅登记，及时归还档案。5.负责档案信息化系统的操作和维护，确保档案信息的安全和正常使用。6.定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并处理。（三）干部所在部门职责1.负责本部门干部档案材料的收集、整理和报送工作。2.督促本部门干部及时更新档案材料，确保档案内容的时效性。3.配合档案管理部门做好干部档案的查阅、借阅等工作。三、档案内容与分类（一）档案内容干部档案主要包括以下内容：1.履历材料：干部的个人基本情况、工作经历、学历学位等。2.自传材料：干部本人撰写的自传。3.鉴定、考核、考察材料：干部的年度考核、任期考核、专项考察等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：干部的学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等。5.政审材料：干部的政治历史情况审查材料。6.党团材料：干部的入党入团志愿书、申请书、转正申请书等。7.在重大政治事件、突发事件和关键时刻的表现材料：干部在特定事件中的表现记录。8.奖励材料：干部获得的各类奖励证书和表彰决定。9.处分材料：干部受到的党纪政纪处分决定。10.工资、任免、出国（境）等材料：干部工资变动、职务任免、出国（境）审批等材料。11.其他可供组织参考的材料：如干部的健康状况、家庭主要成员情况等。（二）档案分类干部档案按照以下类别进行分类：1.第一类：履历材料。2.第二类：自传材料。3.第三类：鉴定、考核、考察材料。4.第四类：学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料。5.第五类：政审材料。6.第六类：党团材料。7.第七类：在重大政治事件、突发事件和关键时刻的表现材料。8.第八类：奖励材料。9.第九类：处分材料。10.第十类：工资、任免、出国（境）等材料。11.第十一类：其他可供组织参考的材料。四、档案收集与整理（一）档案收集1.档案管理部门定期向干部所在部门发出档案材料收集通知，明确收集内容和时间要求。2.干部所在部门应按照通知要求，及时收集本部门干部的档案材料，并进行初步整理后报送档案管理部门。3.档案管理部门对收到的档案材料进行认真审核，对不符合要求的材料及时退回原部门补充或修正。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录。3.将档案材料按照类别顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、姓名、档案编号等信息。4.定期对整理好的档案进行复查，确保档案整理规范、准确。五、档案鉴别与归档（一）档案鉴别1.档案管理人员对收集到的档案材料进行鉴别，确保材料真实、完整、有效。2.鉴别内容包括材料的真实性、完整性、关联性、时效性等。3.对不符合要求的档案材料，应及时与相关部门或人员核实，进行补充、修正或剔除。（二）档案归档1.经过鉴别后的档案材料，按照档案整理要求进行归档。2.归档时应确保档案材料的顺序正确，目录清晰，便于查阅。3.建立档案归档登记制度，对每份档案材料的归档时间、归档人等信息进行记录。六、档案保管与保护（一）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度适宜。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。4.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。（二）档案保护1.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。2.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。3.采用先进的档案保护技术，如数字化存储等，提高档案的安全性和耐久性。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案保管安全。七、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅干部档案的，必须填写《干部档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据查阅申请，严格审核查阅理由和范围，确定是否同意查阅。3.查阅档案时，必须在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《干部档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅干部档案的，必须填写《干部档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，报公司/组织领导审批。2.档案管理部门应根据借阅申请，严格审核借阅理由和期限，确定是否同意借阅。3.借阅档案时，必须办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。4.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自拆封、涂改、抽取档案材料。5.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《干部档案借阅登记表》上签字确认。八、档案转递（一）转递条件干部因工作调动、职务变动等原因需要转递档案的，应按照规定办理档案转递手续。（二）转递程序1.干部所在部门填写《干部档案转递申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审核。2.档案管理部门审核通过后，开具《干部档案转递通知单》，并密封档案。3.将档案通过机要交通或专人送取等方式转递至接收单位档案管理部门，并在《干部档案转递登记表》上登记转递情况。4.接收单位档案管理部门收到档案后，应及时将回执寄回原档案管理部门。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的干部档案信息管理系统，实现档案信息的电子化采集、存储、查询、统计和分析，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件系统，确保档案信息化管理工作的正常开展。2.对档案管理人员进行信息化培训，提高其操作技能和业务水平。3.按照档案信息化管理要求，对档案材料进行电子化录入，建立档案数据库。4.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息安全。十、监督与检查（一）监督检查机制建立健全干部档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理工作的规范程度。3.档案信息的安全