员工档案室管理制度范本

PAGE员工档案室管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司员工档案的科学管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司员工档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性。2.真实准确原则档案内容应真实反映员工的工作经历、业绩、奖惩等情况，严禁弄虚作假。3.保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，对员工档案信息予以保密，防止档案信息泄露。4.及时更新原则随着员工工作变动、业绩变化等情况，及时更新档案内容，保证档案信息的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.员工入职时填写的《员工登记表》，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书等相关证件的复印件。（二）工作经历1.员工历任工作单位的名称、职位、工作时间、工作职责等详细信息。2.工作期间的业绩考核记录、奖惩情况等。（三）培训记录1.参加公司内部培训、外部培训的课程名称、培训时间、培训机构等信息。2.培训考核成绩及证书复印件。（四）薪酬福利记录1.每月工资发放明细、奖金分配情况等。2.社会保险、住房公积金等缴纳记录。（五）绩效考核记录1.季度、年度绩效考核结果及评价意见。2.绩效改进计划及实施情况。（六）奖惩记录1.获得的公司级、部门级奖励，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.受到的纪律处分、行政处罚等，包括处分名称、处分时间、处分原因等。（七）劳动合同及其他协议1.与公司签订的劳动合同文本。2.其他相关协议，如保密协议、培训协议等。（八）职业发展规划员工个人制定的职业发展规划及调整记录。（九）其他重要资料1.员工发表的专业论文、著作等。2.员工获得的荣誉证书、专利证书等。三、档案收集与整理（一）收集1.新员工入职时，人力资源部门负责收集其个人基本信息及相关证件复印件，填写《员工档案信息收集表》，建立员工档案。2.员工工作期间，各部门应及时将员工的业绩考核记录、奖惩情况、培训记录等资料报送人力资源部门，人力资源部门负责整理归档。3.员工离职时，所在部门应在离职手续办理完毕后，将员工档案移交人力资源部门，人力资源部门负责对档案进行审核，确保档案资料完整、准确。（二）整理1.人力资源部门对收集到的员工档案资料进行分类整理，按照档案内容的不同类别，分别装入档案袋或文件夹，并在档案袋或文件夹上标明类别名称。2.对每份档案资料进行编号，建立档案索引目录，以便于查找和管理。3.将整理好的员工档案存放在专门的档案柜中，按照员工姓名或工号顺序排列，确保档案存放整齐、有序。四、档案借阅与查阅（一）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅员工档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅时间、借阅档案名称等信息，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。2.人力资源部门负责人根据申请情况进行审批，批准后在《档案借阅登记表》上登记借阅信息，并将档案提供给借阅人。3.借阅人应在规定的借阅时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人不得擅自转借、复印、涂改档案内容，不得在档案上圈划、批注，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告人力资源部门，并承担相应责任。（二）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅员工档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅档案名称等信息，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。2.人力资源部门负责人根据申请情况进行审批，批准后安排专人陪同查阅，并在《档案查阅登记表》上登记查阅信息。3.查阅人只能查阅与工作相关的档案内容，不得查阅涉及员工个人隐私的信息。查阅完毕后，应及时将档案归还，并确保档案资料完整、无损。五、档案保管与保密（一）保管1.人力资源部门应指定专人负责员工档案的保管工作，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，防止档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。2.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。3.根据档案的重要程度和保存期限，合理确定档案的保管期限，并按照规定进行销毁。（二）保密1.人力资源部门工作人员应严格遵守国家有关保密法律法规，对员工档案信息予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.在档案管理工作中，涉及档案信息的计算机系统应设置安全防护措施，防止档案信息被非法获取或篡改。3.在档案借阅、查阅过程中，工作人员应提醒借阅人、查阅人遵守保密规定，不得擅自传播档案信息。六、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.公司应建立员工档案电子管理系统，将员工档案资料录入系统，实现档案信息的电子化存储和管理。2.在电子档案系统中，应设置权限管理功能，不同人员根据工作需要只能访问和操作相应权限范围内的档案信息。（二）数据维护与更新1.人力资源部门应定期对电子档案系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。2.当员工档案内容发生变化时，应及时在电子档案系统中进行修改和更新，并同步更新纸质档案。（三）数据安全与备份1.加强电子档案系统的数据安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止数据被非法攻击和窃取。2.定期对电子档案系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。七、档案转移与销毁（一）转移1.员工因工作调动、离职等原因需要转移档案的，人力资源部门应按照国家有关规定和接收单位的要求，及时办理档案转移手续。2.在办理档案转移手续时，应确保档案资料完整、准确，并填写《档案转移登记表》，注明档案转移原因、转移时间、接收单位等信息。（二）销毁1.对于超过保管期限或已失去保存价值的员工档案，人力资源部门应按照规定进行销毁。2.在销毁档案前，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案名称、数量、销毁原因等信息，经人力资源部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3