xx学院档案管理规章制度汇编

PAGExx学院档案管理规章制度汇编总则目的为加强XX学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在学院教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本规章制度汇编。适用范围本汇编适用于XX学院各部门、各单位以及全体教职员工和学生。基本原则1.集中统一管理原则：学院档案实行集中统一管理，由学院综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映学院各项工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：应保证档案的齐全完整，涵盖学院工作的各个方面和各个环节。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。档案管理机构及职责综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学院档案管理规章制度并组织实施。2.集中统一管理学院各类档案，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用档案资料。3.指导和监督各部门、各单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.开发档案信息资源，为学院各项工作提供档案信息服务。档案管理人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的安全保密工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。4.积极开展档案利用工作，为学院各部门和师生提供优质高效的服务。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化进程。档案的分类与编号分类学院档案分为党群、行政、教学、科研、学生、人事、财务、资产设备、基建、外事、声像、实物等十二大类。编号各类档案按照一定的编号规则进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号规则如下：1.大类代码：采用两位数字表示，如党群类为“01”，行政类为“02”等。2.属类代码：在大类代码后加一位数字表示，如党群类中的组织工作为“011”，宣传工作为“012”等。3.案卷编号：按照档案形成的时间顺序，从“001”开始依次编号。档案的收集与归档收集范围1.党群类：包括学院党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.行政类：学院行政工作的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度等。3.教学类：教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、成绩册、教学评估材料等。4.科研类：科研项目申报书、研究报告、论文、著作、科研成果鉴定材料等。5.学生类：学生学籍档案、奖惩材料、毕业实习报告、毕业论文等。6.人事类：教职工人事档案、招聘材料、考核材料、职称评审材料等。7.财务类：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。8.资产设备类：资产设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书等。9.基建类：基建项目规划、设计图纸、施工文件、竣工验收材料等。10.外事类：外事活动文件、协议、合同、出访报告等。11.声像类：照片、录音、录像等。12.实物类：学院获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等。归档要求1.各部门、各单位应指定专人负责档案的收集和整理工作，确保档案材料的及时、完整归档。2.归档的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.归档的文件材料应按照分类和编号规则进行整理，编制目录，填写备考表。4.声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行整理和编目。5.实物档案应进行详细登记，注明名称、来源、日期等信息，并妥善保管。档案的整理与编目整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，便于档案的管理和利用。整理方法1.分类：按照档案分类方案，将归档的文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，卷内文件应排列有序。3.编页号：对卷内文件进行编号，编号应连续、准确。4.编目：编制卷内文件目录、备考表等，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等内容。编目要求1.卷内文件目录应打印或用钢笔填写，字迹工整，内容准确。2.备考表应填写卷内文件的整理情况、缺损情况、补充情况等信息。3.档案整理完成后，应编制档案总目录，总目录应包括档案类别、案卷编号、题名、保管期限等内容。档案的保管与保护保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是对学院具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对学院工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对学院工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。保管条件1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等保管条件，确保档案的安全。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并定期进行检查和维护。3.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.采用现代化技术手段，如数字化存储等，对档案进行保护和管理。档案的鉴定与销毁鉴定原则根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行定期鉴定，准确判定档案是否仍有保存价值。鉴定组织成立档案鉴定小组，由学院分管领导、综合档案室负责人及相关部门代表组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其保存价值。2.综合分析法：结合学院的历史发展、工作重点、利用需求等因素，对档案进行综合分析和评估。销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报学院领导批准。2.档案销毁前，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁清册应永久保存。档案的利用与借阅利用范围及方式1.利用范围：学院教职员工、学生及其他因工作需要查阅档案的单位和个人。2.利用方式：档案查阅采用现场查阅、复制等方式。借阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，经综合档案室负责人批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。利用要求1.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料。3.如需复制档案，应经综合档案室负责人批准，并按照规定的程序和要求进行复制。档案的统计与移交统计1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送学院领导和上级档案