老年人个人信息档案制度

PAGE老年人个人信息档案制度一、总则（一）目的为加强老年人个人信息管理，保障老年人合法权益，提高为老年人服务的质量和效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及老年人个人信息收集、整理、存储、使用、共享、保护等相关工作的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保老年人个人信息处理活动合法合规。2.准确性原则：保证收集、记录的老年人个人信息准确无误，及时更新维护。3.保密性原则：对老年人个人信息予以严格保密，防止信息泄露、篡改或丢失。4.安全性原则：采取必要的安全技术和管理措施，保障老年人个人信息的安全。5.正当性原则：收集、使用老年人个人信息应具有正当目的，不得超出目的范围进行处理。二、个人信息收集（一）收集渠道1.在为老年人提供服务过程中，通过与老年人及其家属直接沟通、问卷调查、业务办理等方式收集必要的个人信息。2.从合法的第三方机构获取老年人个人信息，但需确保第三方机构具有合法资质且已获得老年人同意。（二）收集内容1.基本信息：包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、家庭住址等。2.健康信息：如既往病史、过敏史、当前健康状况、体检报告等。3.生活习惯信息：饮食偏好、运动习惯、作息时间等。4.服务需求信息：如养老服务需求、医疗护理需求、文化娱乐需求等。（三）收集要求1.明确告知老年人及其家属收集个人信息的目的、范围、方式以及使用规则，确保其自愿提供信息。2.收集信息应遵循最小化原则，仅收集与服务相关的必要信息，避免过度收集。3.对收集到的老年人个人信息进行及时、准确的记录，确保信息完整。三、个人信息整理（一）信息分类按照信息的性质、用途等进行分类，如分为基本信息类、健康信息类、服务需求信息类等。（二）信息录入将收集到的老年人个人信息准确录入专门的信息管理系统，确保信息的电子化存储和便于查询、统计。（三）信息审核对录入的个人信息进行审核，检查信息的准确性、完整性，发现问题及时与相关人员核实并修正。四、个人信息存储（一）存储方式采用安全可靠的存储设备和存储环境，如服务器存储、云端存储等，并进行定期备份，防止数据丢失。（二）存储安全1.设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问老年人个人信息。2.采用加密技术对存储的个人信息进行加密处理，确保信息在存储过程中的保密性。3.建立存储设备的维护和管理机制，定期检查设备运行状况，及时处理故障和安全隐患。（三）存储期限根据法律法规和业务需要，确定合理的个人信息存储期限。存储期限届满后，按照规定进行妥善处理，如删除或匿名化处理。五、个人信息使用（一）使用目的1.为老年人提供个性化、精准化的服务，满足其服务需求。2.进行服务质量评估和改进，提高服务水平。3.开展数据分析和统计工作，为公司/组织决策提供依据。（二）使用范围1.仅限本公司/组织内与老年人服务相关的部门和人员因履行工作职责需要使用老年人个人信息。2.在法律法规允许的范围内，经过老年人同意，可以将部分信息提供给第三方合作伙伴，如医疗机构、养老机构等，以协同提供服务。（三）使用要求1.使用老年人个人信息应严格遵循收集目的，不得擅自扩大使用范围。2.在使用过程中，应采取必要的措施保护信息安全，防止信息泄露。3.对使用老年人个人信息的情况进行记录，包括使用时间、使用人员、使用目的等。六、个人信息共享（一）共享原则1.合法合规原则：共享老年人个人信息应符合法律法规要求。2.必要性原则：共享信息仅限于实现特定服务目的所需，不得过度共享。3.授权同意原则：在共享前，应获得老年人明确的授权同意。（二）共享对象1.与老年人服务相关的合作伙伴，如医疗机构、养老机构、康复机构等，以协同提供综合性服务。2.政府相关部门，在法律法规规定的情况下，为履行公共管理职责需要共享信息。（三）共享流程1.由相关部门提出共享申请，说明共享的目的、对象、信息内容等。2.对申请进行审核，确保共享行为合法合规、必要合理。3.在获得老年人授权同意后，按照规定的方式和流程进行信息共享，并记录共享过程。七、个人信息保护（一）安全培训定期组织涉及老年人个人信息管理的人员参加安全培训，提高其信息安全意识和操作技能。（二）安全审计建立信息安全审计机制，定期对老年人个人信息处理活动进行审计，发现问题及时整改。（三）应急处理制定信息安全应急预案，当发生个人信息泄露、丢失等安全事件时，立即采取措施进行应急处理，包括报告、调查、处置等，并及时通知受影响的老年人及其家属。（四）监督与检查公司/组织内部设立专门的监督检查部门或岗位，定期对老年人个人信息档案制度的执行情况进行监督检查，确保制度有效落实。八、老年人权利保障（一）知情权1.向老年人及其家属详细说明个人信息的收集、使用、共享等情况，保障其知情权。2.在信息处理过程中的重要事项发生变更时，及时告知老年人及其家属。（二）同意权1.涉及个人信息收集、共享等重要事项，必须获得老年人明确的书面同意。2.同意方式应简便易懂，确保老年人能够充分理解并自愿做出同意表示。（三）更正权老年人发现其个人信息存在错误或不准确的，可以要求及时更正。相关部门应在核实后及时处理，并告知老年人处理结果。（四）删除权在法律法规允许的情况下，老年人有权要求删除其个人信息。公司/组织应在收到请求后及时处理，并停止相关信息的使用和共享。九、附则（一）解释权